Mahnsperrkennzeichen steuern, ob ein Kunde bei der Ermittlung von Mahnungen berücksichtigt wird. Sie ermöglichen es, Kunden gezielt vom Mahnverfahren auszunehmen und den Grund der Sperre nachvollziehbar zu kennzeichnen.
Ein Mahnsperrkennzeichen ist ein Stammdatensatz, der einem Kunden als Mahnsperre zugeordnet werden kann. Sobald beim Kunden ein Mahnsperrkennzeichen hinterlegt ist, wird dieser bei der regulären Auswahl für einen Mahnlauf nicht berücksichtigt. Das Kennzeichen wirkt damit auf den Kunden insgesamt und verhindert, dass für ihn im regulären Mahnlauf eine Mahnung erzeugt wird.
Wofür werden Mahnsperrkennzeichen verwendet?
Mahnsperrkennzeichen werden verwendet, wenn ein Kunde trotz grundsätzlich mahnfähiger Forderungen vorübergehend oder dauerhaft nicht in einen Mahnlauf einbezogen werden soll. Das kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn ein Sachverhalt zunächst geprüft werden muss, eine individuelle Vereinbarung besteht oder eine Mahnung aus organisatorischen Gründen zurückgestellt werden soll.
Die Bezeichnung des Kennzeichens beschreibt den Grund oder die Art der Sperre. Dadurch ist bei der Kundenbearbeitung erkennbar, weshalb das automatische Mahnverfahren für den Kunden ausgesetzt ist. Die eigentliche Sperrwirkung entsteht durch die Zuordnung des Kennzeichens zum Kunden.
Mahnsperrkennzeichen anzeigen und suchen
Die Übersicht zeigt die vorhandenen Mahnsperrkennzeichen. Die Datensätze werden alphabetisch nach ihrer Bezeichnung sortiert. Über die Suche können Sie nach einem beliebigen Bestandteil der Bezeichnung suchen. Als gelöscht gekennzeichnete Datensätze werden in der regulären Liste nicht mehr angezeigt.
| Anzeige | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Name des Mahnsperrkennzeichens und damit die fachliche Beschreibung der Sperre. |
| Sperrsymbol | Kennzeichnet einen schreibgeschützten Stammdatensatz. |
| Uhrsymbol | Kennzeichnet ein Mahnsperrkennzeichen, das für eine vorübergehende Sperre vorgesehen ist. |
Ein Mahnsperrkennzeichen anlegen
Legen Sie ein eigenes Mahnsperrkennzeichen an, wenn Sie einen fachlich unterscheidbaren Sperrgrund benötigen, der nicht bereits durch die vorhandenen Kennzeichen abgedeckt ist.
| Feld | Eingabe | Bedeutung |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Pflichtfeld, max. 50 Zeichen | Beschreibt den Sperrgrund. Die Bezeichnung muss eindeutig sein. |
| Vorübergehend | Kennzeichen | Kennzeichnet eine Mahnsperre als zeitlich begrenzte Sperre. Solche Kennzeichen werden in der Übersicht zusätzlich mit einem Uhrsymbol dargestellt. |
WAVE verhindert das Speichern, wenn keine Bezeichnung angegeben wurde oder bereits ein anderes Mahnsperrkennzeichen mit derselben Bezeichnung vorhanden ist. Verwenden Sie deshalb kurze, eindeutig unterscheidbare Bezeichnungen.
Auswirkung auf den Mahnlauf
Bei der Ermittlung der Kunden für einen regulären Mahnlauf prüft WAVE, ob beim Kunden ein Mahnsperrkennzeichen hinterlegt ist. Ist dies der Fall, wird der Kunde aus der Auswahl ausgeschlossen. Das gilt auch dann, wenn grundsätzlich ein positiver Mahnsaldo vorhanden ist und die übrigen Voraussetzungen für die betreffende Mahnstufe erfüllt wären.
Die Mahnsperre verändert die zugrunde liegenden offenen Forderungen nicht. Sie verhindert vielmehr, dass der betroffene Kunde während der bestehenden Sperre in die reguläre Mahnungsermittlung aufgenommen wird. Die offenen Posten bleiben als Forderungen bestehen; ihre Verarbeitung im Mahnverfahren wird zurückgestellt.
Für die Sperrwirkung ist entscheidend, dass dem Kunden ein Mahnsperrkennzeichen zugeordnet ist. Die frei gewählte Bezeichnung dient der fachlichen Unterscheidung des Sperrgrundes; beim grundsätzlichen Ausschluss aus dem Mahnlauf wird nicht nach dieser Bezeichnung unterschieden.
Vorübergehende und einmalige Mahnsperren
Neben allgemeinen Mahnsperrkennzeichen unterstützt WAVE einen besonderen Anwendungsfall für eine einmalige beziehungsweise vorübergehende Mahnsperre. Diese Sperre kann automatisiert für ausgewählte Kunden gesetzt werden. Dabei wird das dafür vorgesehene Mahnsperrkennzeichen zugeordnet und zusätzlich ein Datum gespeichert, bis zu dem die Mahnsperre gelten soll.
Eine solche automatische Sperre wird nur gesetzt, wenn beim betreffenden Kunden noch kein Mahnsperrkennzeichen vorhanden ist. Eine bereits bestehende Mahnsperre wird dadurch nicht überschrieben. Damit bleibt eine zuvor gesetzte Sperre mit ihrem ursprünglichen Sperrgrund erhalten.
Die reguläre Auswahl für den Mahnlauf prüft, ob beim Kunden ein Mahnsperrkennzeichen vorhanden ist. Ein hinterlegtes Datum allein bewirkt diese Sperre nicht. Zeitlich begrenzte Sperren müssen deshalb entsprechend der dafür vorgesehenen WAVE-Prozesse verwaltet und nach ihrem Ende wieder aufgehoben werden.
Systemseitig bereitgestellte Kennzeichen
WAVE stellt für bestimmte Mahnsperrarten systemseitige Stammdaten bereit. Fehlen die vorgesehenen Initialdatensätze bei der Ersteinrichtung, werden sie automatisch angelegt. Solche Systemdatensätze können schreibgeschützt sein und sind in der Übersicht entsprechend gekennzeichnet.
Für die einmalige Mahnsperre kann WAVE das benötigte Kennzeichen bei Bedarf ebenfalls automatisch bereitstellen. Interne Abläufe können dadurch mit einer eindeutig definierten Mahnsperrart arbeiten, ohne dass diese zuvor manuell angelegt werden muss.
Mahnsperrkennzeichen ändern
Eigene Mahnsperrkennzeichen können bearbeitet werden. Beim Speichern prüft WAVE erneut, ob die Bezeichnung vorhanden und eindeutig ist. Zusätzlich schützt WAVE vor konkurrierenden Änderungen: Wurde ein Datensatz zwischenzeitlich an anderer Stelle geändert, wird eine ältere Bearbeitung nicht unbemerkt darüber gespeichert.
Ändern Sie die fachliche Bedeutung eines bereits verwendeten Kennzeichens nicht grundlegend. Da die Zuordnung bei bestehenden Kunden erhalten bleibt, könnte eine vollständig neue Bezeichnung den ursprünglichen Grund der dort gesetzten Mahnsperre falsch darstellen. Legen Sie für einen neuen Sperrgrund besser ein eigenes Kennzeichen an.
Mahnsperrkennzeichen löschen
Beim Löschen versucht WAVE zunächst, das Mahnsperrkennzeichen vollständig zu entfernen. Ist dies wegen vorhandener Verwendungen nicht möglich, wird der Datensatz stattdessen als gelöscht gekennzeichnet. Dadurch bleiben bestehende Bezüge konsistent, während das Kennzeichen in der normalen Stammdatenliste nicht mehr angeboten wird.
Prüfen Sie vor dem Löschen, ob das Kennzeichen noch Kunden zugeordnet ist. Soll die Mahnsperre eines Kunden aufgehoben werden, ist die Zuordnung beim Kunden zu entfernen; das Löschen des Stammdatensatzes ist dafür nicht der geeignete Weg.
Liste drucken und exportieren
Die Übersicht kann über die Listenfunktionen ausgegeben werden. WAVE unterstützt sowohl die Druckausgabe als auch den Export als CSV-Datei. Damit lässt sich der vorhandene Bestand beispielsweise für Abstimmungen oder Dokumentationszwecke außerhalb von WAVE verwenden.
Empfehlungen für die Einrichtung
Mahnsperrkennzeichen sind die zentrale Kennzeichnung für Kunden, die vom regulären Mahnverfahren ausgeschlossen werden sollen. Sie dokumentieren den Sperrgrund und bewirken durch ihre Zuordnung zum Kunden, dass dieser bei der Mahnungsermittlung nicht berücksichtigt wird. WAVE unterstützt sowohl allgemeine als auch vorübergehende Mahnsperren und stellt für bestimmte interne Abläufe systemseitig definierte Kennzeichen bereit. Da eine Mahnsperre die offenen Forderungen nicht beseitigt, sollte ihre Verwendung fachlich begründet und insbesondere bei zeitlich begrenzten Fällen regelmäßig überprüft werden.
