Mit Ratenzahlungsvereinbarungen können bestehende Forderungen eines Kunden auf mehrere Zahlungstermine verteilt werden. WAVE unterstützt die Auswahl der betroffenen offenen Posten, die Berechnung eines Ratenplans, die Dokumenterzeugung, die Erfassung von Zahlungen sowie die Behandlung der zugehörigen offenen Posten während und nach der Vereinbarung.
Übersicht und Navigation
Die Übersicht zeigt die vorhandenen Vereinbarungen. Sie können eine neue Vereinbarung anlegen, eine vorhandene öffnen, ausgewählte Vereinbarungen erledigen oder stornieren und die Liste drucken beziehungsweise als CSV exportieren. Abhängig von Berechtigungen und Status sind einzelne Aktionen gesperrt.
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Vereinbarungsnummer | Eindeutige Belegnummer der Ratenzahlungsvereinbarung. |
| Kundennummer | Nummer des zugeordneten Kunden. |
| Kunde | Name beziehungsweise Bezeichnung des Kunden. |
| Gültig ab / Gültig bis | Beginn und errechnetes beziehungsweise gespeichertes Ende der Laufzeit. |
| Zahlungsrhythmus | Intervalllänge und Intervallart, beispielsweise „1 Monatlich“. |
| Raten | Anzahl der vereinbarten Teilzahlungen. |
| Betrag | Vereinbarter beziehungsweise berechneter Ratenbetrag. |
Das Kontextmenü bietet Neu, Bearbeiten, Erledigen, Stornieren und Aktualisieren. In der eigenständigen Übersicht stehen zusätzlich CSV-Export, Drucken, Filter zurücksetzen, Alles markieren und Markierung aufheben zur Verfügung. Die Aktionen zum Erledigen und Stornieren können auch mehrere ausgewählte Vereinbarungen betreffen, sofern diese nicht bereits abgeschlossen oder storniert sind.
Filtermöglichkeiten
Beim erstmaligen Öffnen ohne gespeicherten Standardfilter sind die Status Offen und Aktiv ausgewählt. Ein zuvor gespeicherter Filter kann diese Vorauswahl ersetzen.
| Filter | Wirkung |
|---|---|
| Kundennummer | Textfilter für die Kundennummer; als exklusives Filterfeld ausgelegt. |
| Hausanschlussnummer | Textfilter für die Hausanschlussnummer; ebenfalls als exklusives Filterfeld ausgelegt. |
| Verband | Auswahl eines Verbands über eine Such- beziehungsweise Autovervollständigungsfunktion. |
| Offen | Vereinbarungen im Status Offen einbeziehen. |
| Aktiv | Vereinbarungen im Status Aktiv einbeziehen. |
| Erledigt | Abgeschlossene Vereinbarungen einbeziehen. |
| Storniert | Stornierte Vereinbarungen einbeziehen. |
| Kunde im Kontext | Wird die Liste aus einem Kundendatensatz geöffnet, kann der betreffende Kunde bereits vorgegeben sein. |
Die Statuskennzeichen lassen sich kombinieren. Für die Ausgabe werden Kundennummer, Hausanschlussnummer, Kunde, Verband und die ausgewählten Statuswerte berücksichtigt. Die Filterbeschreibung wird im Ausdruck beziehungsweise Export verwendet. Ein Stichtag ist als Datenattribut vorgesehen, gehört aber nicht zu den ausdrücklich angebotenen Eingabefeldern dieses Filters.
Neue Vereinbarung anlegen
- Öffnen Sie die Übersicht und wählen Sie Neu oder starten Sie die Anlage aus dem Kundenkontext.
- Wählen beziehungsweise prüfen Sie den Kunden und gegebenenfalls den Hausanschluss.
- Prüfen Sie den ermittelten Forderungssaldo. Falls nicht sämtliche offenen Posten einbezogen werden sollen, verwenden Sie die OP-Auswahl.
- Legen Sie Vereinbarungsdatum, Beginn, Zahlungsrhythmus sowie die Berechnungsart und die gewünschten Ratenparameter fest.
- Prüfen Sie die berechnete Ratenliste einschließlich der Fälligkeitstermine und der letzten Rate.
- Speichern Sie die Vereinbarung und erzeugen Sie bei Bedarf das Vereinbarungsdokument.
Bei einer neuen Vereinbarung setzt WAVE zunächst den Status Offen, das Vereinbarungsdatum auf den aktuellen Tag und den Beginn auf den ersten Tag des Folgemonats. Vorgesehen sind standardmäßig sechs Raten im monatlichen Abstand von einem Monat. Die Berechnung erfolgt zunächst anzahlbasiert. Die Optionen „Trotz Abschlag“, „Verzugszinsen“ und „Zukünftige Abschläge“ sind standardmäßig aktiviert; eine Barzahlung ist zunächst mit 0 angesetzt.
Stammdaten und Datumsangaben
| Feld / Einstellung | Bedeutung und Verarbeitung |
|---|---|
| Kunde | Pflichtfeld. Bestimmt den Schuldner und dient als Grundlage für Saldo, Abschläge und OP-Zuordnung. |
| Hausanschluss | Optionaler Bezug auf einen Hausanschluss. Bei einer Änderung wird der relevante OP-Betrag neu abgefragt. |
| Vereinbarungsnummer | Belegnummer der Vereinbarung; wird auch zur Identifikation der für die Vereinbarung erzeugten OP verwendet. |
| Vereinbarungsdatum | Pflichtfeld. Datum des Abschlusses; beeinflusst die Betrachtung zukünftiger Abschläge. |
| Gültig ab | Pflichtfeld. Beginn des Ratenplans und Ausgangspunkt der Fälligkeiten. |
| Gültig bis | Aus den Ratenparametern ermitteltes Ende der Vereinbarung. |
| Status / Statusdatum | Aktueller Bearbeitungszustand und Datum der Statusänderung. |
| Offene Posten | Ausgangsbetrag der einbezogenen offenen Forderungen. |
| Zukünftige Abschläge | Summe der im betrachteten Zeitraum zusätzlich berücksichtigten Abschlagsforderungen. |
| Barzahlung bei Abschluss | Sofortzahlung, die von der zu verteilenden Gesamtsumme abgezogen wird. |
| Gesamtsumme | Rechengröße: offene Posten plus berücksichtigte Abschläge minus Barzahlung. |
| Bearbeitet von / am | Automatisch gepflegte Informationen zur letzten Bearbeitung. |
Berechnungsarten und Zahlungsrhythmus
Anzahlbasierte Berechnung
Sie geben die gewünschte Anzahl der Raten vor. WAVE ermittelt daraus die voraussichtliche Laufzeit, berücksichtigt – soweit aktiviert – zukünftige Abschläge und verteilt die Gesamtsumme auf die Raten. Der Ratenbetrag wird auf zwei Nachkommastellen gerundet. Bei Änderungen der maßgeblichen Eingaben wird der Plan erneut berechnet.
Betragsbasierte Berechnung
Sie geben den gewünschten Ratenbetrag vor. Aus dem zu tilgenden Saldo abzüglich einer etwaigen Barzahlung ermittelt WAVE zunächst die erforderliche Ratenanzahl durch Aufrunden des Quotienten aus Forderung und Wunschrate. Anschließend werden Laufzeit und mögliche zusätzliche Abschläge berücksichtigt. Die endgültige Ratenzahl kann sich dadurch verändern.
Die Berechnungsarten schließen sich gegenseitig aus: Bei Auswahl von „Anzahlbasiert“ wird „Betragsbasiert“ deaktiviert und umgekehrt.
| Parameter | Bedeutung |
|---|---|
| Anzahl der Raten | Maximal 120 Raten; standardmäßig 6. |
| Ratenbetrag | Vorgegebener Betrag bei betragsbasierter Berechnung beziehungsweise berechneter Betrag bei anzahlbasierter Berechnung. |
| Intervalltyp | Art des Zahlungsrhythmus. Die nachvollzogene Terminberechnung verarbeitet ausdrücklich monatliche Intervalle. |
| Intervalllänge | Abstand zwischen Fälligkeiten; Pflichtfeld, maximal 20. |
| Trotz Abschlag | Steuert die Berücksichtigung von Abschlagsterminen bei der Laufzeitplanung; ohne diese Option kann sich das Ende durch Abschlagsmonate verschieben. |
| Zukünftige Abschläge | Bezieht noch nicht sollgestellte Abschläge im relevanten Zeitraum in die Berechnung ein. |
| Verzugszinsen | Option zur Berücksichtigung von Verzugszinsen; die konkrete Verzinsung hängt von der weiteren fachlichen Verarbeitung ab. |
| Barzahlung bei Abschluss | Verringert den Betrag, der über die Raten verteilt werden muss. |
Berücksichtigung zukünftiger Abschläge
Bei der Ratenplanung kann WAVE Abschläge des laufenden Jahres und des Folgejahres einbeziehen. Dazu werden die Abschlagstermine des Kunden beziehungsweise Hausanschlusses ermittelt. Bei jahresübergreifenden Planungen können die bekannten Termine und Beträge zur Fortschreibung verwendet werden; sofern für einen Termin ein konkreter Abschlagsbetrag vorhanden ist, wird dieser bevorzugt.
Ein Abschlag fließt nur in die Planung ein, wenn er innerhalb des betrachteten Zeitraums liegt und noch nicht sollgestellt wurde. Ein vorhandenes Abgangsdatum des Kunden begrenzt die Berücksichtigung. Ohne die Option „Zukünftige Abschläge“ bleibt die zusätzliche Abschlagssumme null.
7. Ratenliste und Zahlungserfassung
Die Ratenliste zeigt die einzelnen Fälligkeiten in aufsteigender Reihenfolge. Bereits vollständig bezahlte Raten sind nicht mehr zur Bearbeitung freigegeben. Die Liste ist bei erledigten oder stornierten Vereinbarungen schreibgeschützt.
| Spalte / Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Rate | Fortlaufende Nummer innerhalb der angezeigten Ratenliste. |
| Fällig am | Datum, zu dem die Rate zu zahlen ist. |
| Betrag | Vereinbarter Betrag der einzelnen Rate. |
| Gezahlt am | Datum der erfassten Zahlung. |
| Gezahlt | Für die Rate erfasster Zahlbetrag. |
| Rest | Fortgeschriebener Restbetrag: Ausgangssumme der offenen Posten abzüglich der in der Liste erfassten Zahlbeträge. |
| Bemerkung | Freitext zur Rate; maximal 250 Zeichen. |
| Bearbeitet von / am | Interne Änderungsinformationen zur Rate. |
Über Bearbeiten können Sie bei einer noch nicht vollständig erledigten Rate insbesondere Zahlungsangaben und Bemerkungen pflegen. Die Funktion Gezahlt setzt bei den ausgewählten Raten den gezahlten Betrag auf den vollen Ratenbetrag und das Zahlungsdatum auf den aktuellen Tag. Änderungen werden mit der Vereinbarung gespeichert.
Offene Posten auswählen und zuordnen
Ausgangssaldo und OP-Auswahl
Nach Auswahl des Kunden übernimmt WAVE dessen aktuellen Saldo. Bei Bezug auf einen Hausanschluss wird der dazugehörige offene Betrag separat ermittelt. Mit der OP-Auswahl können Sie bestimmen, welche Forderungen konkret Gegenstand der Vereinbarung werden sollen. Die Summe ergibt sich aus den Rest-Salden der ausgewählten offenen Posten; anschließend wird der Ratenplan neu berechnet.
Die OP-Auswahl steht nur zur Verfügung, wenn ein Kunde feststeht und die Vereinbarung noch entsprechend bearbeitet werden darf. Bei einer bereits aktiven oder schreibgeschützten Vereinbarung ist die nachträgliche Auswahl gesperrt.
Zuordnung beim erstmaligen Speichern
Beim Anlegen werden die ausgewählten offenen Posten mit der neuen Vereinbarung verknüpft. Wurde keine ausdrückliche OP-Auswahl übergeben, ermittelt WAVE die noch nicht gelöschten offenen Posten des Kunden mit einem vorhandenen Rest-Saldo ungleich null. Ist ein Hausanschluss zugeordnet, wird die Auswahl darauf eingeschränkt. Die Verknüpfung wird an den OP gespeichert.
Parallel speichert WAVE die einzelnen Raten mit ihrer Zuordnung zur Vereinbarung. Nach dem Speichern wird die automatische OP-Verrechnung für den betroffenen Kunden angestoßen.
Erzeugung vereinbarungsbezogener OP
Neben den ursprünglich ausgewählten Forderungen kann die Verarbeitung zusätzliche offene Posten mit der Vereinbarungsnummer als Belegnummer führen. Diese sind von den ursprünglichen OP zu unterscheiden: Bei einer späteren Aufhebung werden gerade die unter der Vereinbarungsnummer geführten OP identifiziert und rückabgewickelt. Die konkrete Bildung ihrer Buchungsbeträge und Fälligkeiten erfolgt in der nachgelagerten OP-Verarbeitung und darf nicht mit dem bloßen Speichern einer Rate gleichgesetzt werden.
OP-Verrechnung, Zahlungen und Mahnwesen
Die automatische OP-Verrechnung verarbeitet die Forderungen des Kunden unter Berücksichtigung der Zuordnung zur Vereinbarung. Zahlungseingänge und Verrechnungsstände müssen daher in den offenen Posten geprüft werden; die Ratenliste dient zusätzlich zur Nachverfolgung der vereinbarten Zahlungstermine.
Bei Beendigung der Vereinbarung wird das Mahnsperrkennzeichen des Kunden zurückgesetzt. Anschließend veranlasst WAVE eine neue OP-Verrechnung und eine Neuberechnung der Mahnsalden. Dadurch können bisher zurückgestellte Forderungen wieder in die reguläre weitere Bearbeitung gelangen.
Status und Lebenszyklus
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Offen | Neue oder noch nicht aktivierte Vereinbarung. Änderungen am Ratenplan und die OP-Auswahl sind grundsätzlich möglich, sofern keine weitere Sperre greift. |
| Aktiv | Vereinbarung in Durchführung. Die OP-Auswahl ist gesperrt; der bestehende Ratenplan wird nicht wie ein neuer Plan frei neu berechnet. |
| Erledigt | Vereinbarung abgeschlossen. Der Datensatz und die Raten sind schreibgeschützt. |
| Storniert | Vereinbarung aufgehoben. Der Datensatz und die Raten sind schreibgeschützt; die OP-Zuordnung wird zurückgenommen. |
Eine offene Vereinbarung kann durch die Dokumenterzeugung in den Status Aktiv wechseln. Auch die Erfassung von Ratenzahlungen kann Statusänderungen auslösen. Wenn alle Raten vollständig bezahlt sind, kann die Vereinbarung automatisch als erledigt gekennzeichnet werden. Der Zeitpunkt der Statusänderung wird festgehalten.
Beginnt die Gültigkeit spätestens am aktuellen Tag, kann die Vereinbarung zusätzlich intern gesperrt werden. Bereits abgeschlossene oder stornierte Vereinbarungen können nicht erneut über die entsprechenden Listenaktionen beendet werden.
Erledigen und Stornieren: Folgen für offene Posten
Beim Erledigen oder Stornieren setzt WAVE den jeweiligen Endstatus, das Statusdatum und die Schreibsperre. Anschließend wird die finanzbuchhalterische Zuordnung bereinigt:
- Die mit der Vereinbarung verknüpften, nicht gelöschten OP werden ermittelt.
- Für die unter der Vereinbarungsnummer geführten OP wird eine vorhandene Verrechnung aufgehoben und der OP-Status auf Offen zurückgesetzt.
- Diese vereinbarungsbezogenen OP werden als gelöscht markiert.
- Bei den übrigen betroffenen OP wird die Verknüpfung zur Ratenzahlungsvereinbarung entfernt; sie bleiben als ursprüngliche Forderungen bestehen.
- Das Mahnsperrkennzeichen des Kunden wird zurückgesetzt.
- Nach Abschluss der Änderung werden die automatische OP-Verrechnung und die Berechnung der Mahnsalden für den Kunden erneut gestartet.
Bei der Statusbeendigung werden für die Bereinigung insbesondere nicht gelöschte OP berücksichtigt, die nicht als Rechnungsabschluss gekennzeichnet sind. Beim ausdrücklichen Stornieren werden außerdem noch nicht bezahlte Raten als gelöscht gekennzeichnet. Bereits als bezahlt erfasste Raten werden dabei nicht auf dieselbe Weise behandelt.
Dokumenterzeugung, Druck und Versand
Für die Vereinbarung steht ein eigener Dokumenttyp zur Verfügung. Beim Speichern und Drucken können Sie die vorgesehene Dokumentvorlage nutzen, das Dokument anzeigen, drucken oder – je nach angebotener Funktion – im Hintergrund erzeugen lassen. Unterstützt werden Einstellungen zum Drucker, zur Ausgabe mit beziehungsweise ohne Logo oder Geschäftsbogen sowie zu Unterschriften. Bestimmte allgemeine Druckoptionen, insbesondere ein freier Vorlagenwechsel oder E-Mail-Versand direkt aus dem betreffenden Druckdialog, sind dort nicht freigeschaltet.
Die Vereinbarung kann auch dann ein Dokument im Hintergrund erhalten, wenn kein unmittelbarer Ausdruck angefordert wurde. Ein erzeugter Dokumentverweis wird am Beleg hinterlegt. Die Dokumenterzeugung kann zugleich die Aktivierung einer bisher offenen Vereinbarung bewirken.
Weitere technische und organisatorische Merkmale
| Datenmerkmal | Zweck |
|---|---|
| Interne Datensatznummer | Eindeutiger technischer Schlüssel zur Identifikation der Vereinbarung. |
| Dokument erstellt | Kennzeichen, ob bereits ein Dokument erzeugt wurde. |
| Gesperrt | Interne Bearbeitungs- beziehungsweise Drucksperre. |
| Schreibgeschützt | Kennzeichen für nicht mehr veränderbare Datensätze. |
| Gelöscht | Internes Löschkennzeichen; nicht mit der fachlichen Stornierung gleichzusetzen. |
| Dokumentadresse | Verweis auf das erzeugte Vereinbarungsdokument. |
| Verknüpfung zu Raten und OP | Interne Zuordnung der einzelnen Raten und betroffenen Forderungen zur Vereinbarung. |
Beispiel einer Ratenvereinbarung
Ein Kunde hat ausgewählte offene Forderungen von 1.200,00 €. Bei Abschluss werden 200,00 € bar gezahlt. Zukünftige Abschläge sollen in diesem Beispiel nicht einbezogen werden. Bei fünf monatlichen Raten verteilt WAVE somit 1.000,00 € auf fünf Zahlungstermine; rechnerisch ergeben sich 200,00 € je Rate. Der tatsächliche Plan richtet sich nach dem gewählten Beginn und den hinterlegten Parametern.
| Rechengröße | Beispielwert |
|---|---|
| Ausgewählte offene Posten | 1.200,00 € |
| Barzahlung bei Abschluss | 200,00 € |
| Zusätzliche Abschläge | 0,00 € |
| Über Raten zu tilgender Betrag | 1.000,00 € |
| Anzahl Raten | 5 |
| Ratenbetrag | 200,00 € |
Wird die Vereinbarung später storniert, wird die Zuordnung der ursprünglichen Forderungen zur Vereinbarung aufgehoben. Gegebenenfalls angelegte vereinbarungsbezogene OP werden zurückgenommen und die reguläre OP-Verrechnung wird erneut ausgeführt.
Empfehlungen für die tägliche Arbeit
- Prüfen Sie vor der Anlage den aktuellen Kundensaldo und entscheiden Sie, ob alle oder nur ausgewählte OP einbezogen werden sollen.
- Berücksichtigen Sie bei der Wahl der Rate, ob künftige Abschläge parallel anfallen und ob die Zahlungshöhe eine ausreichende Tilgung ermöglicht.
- Kontrollieren Sie die erste und letzte Fälligkeit sowie die Gesamtsumme des Ratenplans, bevor Sie die Vereinbarung aktivieren.
- Unterscheiden Sie die Erfassung einer bezahlten Rate von der tatsächlichen Buchung und Verrechnung eines Zahlungseingangs.
- Verwenden Sie Erledigen bei regulärem Abschluss und Stornieren bei Aufhebung; kontrollieren Sie anschließend die OP und Mahnsalden.
