Kunden, Debitorenkonten und Personen verwalten – Kennzeichen und ihre Auswirkungen auf Rechnungsstellung, Dokumente und Buchungen
Aufbau der Kundenverwaltung
Die Kundenverwaltung bündelt die Stammdaten eines Kunden und die mit ihm verbundenen fachlichen und kaufmännischen Informationen. Dabei sind Kunde, Debitorenkonto und Person zu unterscheiden: Ein Kunde kann über mehrere Debitorenkonten verfügen; die zugehörigen Personendaten bestimmen unter anderem, welche Personen im Zusammenhang mit einem Konto geführt und auf Dokumenten genannt werden.
Debitorenkonten ermöglichen eine differenzierte Behandlung nach Anwendungsbereich, Debitorengruppe, Sektor, Rechnungsempfänger und Mahnstufe. Zu ihnen können Personen, Anschriften und Bankverbindungen verwaltet werden. Die Kennzeichen wirken nicht durchweg unmittelbar auf den Kundenstamm, sondern häufig erst bei der Auswahl des Kontos, der Rechnungserzeugung oder der anschließenden Buchungsverarbeitung.
Kundenstammdaten und Zustellung
Im Kundenstamm werden unter anderem die allgemeine Zustellart sowie eine gesonderte Zustellart für Jahresrechnungen geführt. Die Zustellart ist für die Erzeugung beziehungsweise Ausgabe von Rechnungsdokumenten relevant. Bei der Auftragsabrechnung wird für entsprechend eingestellte Kunden auch eine elektronische Rechnung im Format XRechnung erzeugt.
| Einstellung | Bedeutung und nachgewiesene Auswirkung |
|---|---|
| Abrechnungssperre | Kennzeichnet einen Kunden als für die Abrechnung gesperrt. Die Oberfläche berücksichtigt bei der Darstellung dieses Kennzeichens zusätzlich vorhandene Bearbeitungskennzeichen. Die genauen Sperrprüfungen sämtlicher Abrechnungsläufe sind hier nicht pauschal gleichzusetzen. |
| Nur Fäkalabfuhr | Kundenbezogenes Kennzeichen zur fachlichen Einordnung. Eine allgemeingültige Auswirkung auf alle Abrechnungsarten ist anhand der geprüften Stellen nicht belegt. |
| Abgesperrt | Kennzeichen für den Sperrzustand des Kunden. Es ist vom Kennzeichen einer Abrechnungssperre zu unterscheiden. |
| Ablesungen über Portal / Rechnungen über Portal | Separate Einstellungen für die Nutzung der Portalfunktionen. Die jeweilige tatsächliche Verarbeitung hängt vom zugehörigen Portalprozess ab. |
| Zustellart / Zustellart Jahresrechnung | Steuert die vorgesehenen Zustellwege beziehungsweise erlaubt eine abweichende Einstellung für Jahresrechnungen. |
Debitorenkonten: Zuordnung und Auswahl
Ein Debitorenkonto ist der kaufmännische Bezugspunkt für die Rechnungsstellung. Es enthält unter anderem die Debitorengruppe, den Anwendungsbereich und gegebenenfalls einen Sektor sowie eine zugeordnete Mahnstufe. Das Konto kann außerdem einem Rechnungsempfänger zugeordnet werden.
Bei der automatischen Auswahl eines Kontos wird die gewünschte Verwendung berücksichtigt. Wird ausdrücklich ein Rechnungsempfängerkonto angefordert, kann ein als Rechnungsempfänger gekennzeichnetes Konto bevorzugt zurückgegeben werden. Bei einer Auswahl für eine Mahnstufe werden entsprechend zugeordnete Konten berücksichtigt; falls kein passendes Mahnstufenkonto vorhanden ist, kann das Rechnungsempfängerkonto als Rückfall dienen. Damit sind mehrere Debitorenkonten je Kunde insbesondere für unterschiedliche Adressaten oder Mahnkonstellationen relevant.
Kennzeichen der Debitorenkonten und ihre Auswirkungen
| Kennzeichen | Auswirkung in WAVE | Besonderheiten |
|---|---|---|
| Rechnungsempfänger | Kennzeichnet das Konto, das bei der gezielten Suche nach einem Rechnungsempfängerkonto bevorzugt ausgewählt wird. Es kann auch als Rückfall bei der Auswahl eines Mahnkontos dienen. | Andere Konten bleiben möglich, etwa bei besonderen Mahnstufen oder Anwendungsbereichen. |
| Umsatzsteuerschuldumkehr | Die Einstellung wird bei der Erzeugung bestimmter Auftrags- und Hausanschlussrechnungen in den Rechnungsdatensatz übernommen. | Für Rechnungen aus Lieferscheinen kann stattdessen das am Lieferschein hinterlegte Kennzeichen maßgeblich sein. Die steuerliche Behandlung ist deshalb anhand des konkreten Belegs zu prüfen. |
| Nebenkosten | Bei der Rechnungserzeugung aus Aufträgen werden Nebenkosten nur dann für die entsprechende Ausweisung aktiviert, wenn sowohl das Debitorenkonto als auch der Auftrag hierfür gekennzeichnet sind. | Für neu angelegte Debitorenkonten setzt die Oberfläche dieses Kennzeichen zunächst auf aktiv. Die konkrete Höhe von Nebenkosten ergibt sich nicht aus diesem Kennzeichen allein. |
| Manuelle Verbuchung | Die Einstellung wird auf den Rechnungsdatensatz übertragen. Bei der Buchungsverarbeitung wird die Rechnung als verarbeitet gekennzeichnet, ohne automatische Buchungssätze zu erzeugen. | Auch für Verbrauchsabrechnungen ist eine Berücksichtigung der manuellen Verbuchung nachweisbar. Die Buchung muss außerhalb dieser automatischen Verarbeitung erfolgen. |
| Ausweis von Personendaten | Erzwingt bei der Ermittlung der zusätzlich auszuweisenden Personen die Aufnahme sämtlicher für das Konto ermittelter Personendatensätze. | Ohne das Kennzeichen gelten abhängig von der Personenzahl und Anschrift abweichende Regeln; siehe Abschnitt „Weitere Personen auf Dokumenten“. |
| Ohne Debitorenbuchung | Bei der Buchungserzeugung aus der Auftragsabrechnung werden Debitorennummer und Nummer des offenen Postens für die betreffende Buchungsverarbeitung nicht verwendet. | Nicht mit „Manuelle Verbuchung“ verwechseln: Hier ist nicht generell das Unterbleiben aller Buchungssätze nachgewiesen. |
Personendaten: primäre und weitere Personen
Zu einem Debitorenkonto können mehrere Personendatensätze gehören. Die Personenauswahl unterstützt unter anderem die Unterscheidung zwischen primären und sekundären Personen, die Zustellart, die Teilnahme an Benachrichtigungen und das Kennzeichen der gesamtschuldnerischen Haftung.
| Kennzeichen / Eigenschaft | Bedeutung und Auswirkung |
|---|---|
| Primäre Person | Dient als bevorzugte Person innerhalb eines Debitorenkontos. Die Personenabfrage sortiert primäre Personen vorrangig; beim Ausweis zusätzlicher Personen wird die primäre Person in bestimmten Fällen aus der Liste der weiteren Personen ausgeschlossen. |
| Gesamtschuldnerisch | Ermöglicht eine gezielte Auswahl der Personen, die mit diesem Kennzeichen versehen sind. Die Eigenschaft ist daher nicht lediglich ein freier Hinweistext, sondern ein fachlich auswertbares Selektionsmerkmal. |
| Zustellart der Person | Personendatensätze können nach einer bestimmten Zustellart gefiltert werden. Dies erlaubt eine differenzierte Behandlung der Kommunikation mit mehreren Personen. |
| Benachrichtigung | Die Personenabfrage kann Personen gezielt anhand ihrer Berücksichtigung für Benachrichtigungen ein- oder ausschließen. |
Gesamtschuldnerische Haftung
Das Kennzeichen „Gesamtschuldnerisch“ wird auf Ebene einzelner Personendatensätze geführt. WAVE kann bei der Ermittlung von Personen zu einem Debitorenkonto ausdrücklich auf Personen mit diesem Kennzeichen einschränken. Damit lassen sich mehrere Personen als gesamtschuldnerisch relevant kennzeichnen und bei entsprechenden Auswertungen oder Verarbeitungen gezielt ermitteln.
Das Kennzeichen „Gesamtschuldnerisch“ ist unabhängig von der Eigenschaft „Primäre Person“ zu verstehen: Die primäre Person beeinflusst insbesondere Auswahl und Darstellung, während das Haftungskennzeichen die gesonderte Identifizierung gesamtschuldnerisch gekennzeichneter Personen ermöglicht.
Weitere Personen auf Rechnungsdokumenten
Für den zusätzlichen Personenausweis werden die zum Debitorenkonto gehörenden, zum maßgeblichen Stichtag ermittelten Personen ausgewertet. Das Ergebnis hängt sowohl von der Anzahl der Personen als auch vom Kennzeichen „Ausweis von Personendaten“ ab.
| Situation | Verhalten |
|---|---|
| Ausweis von Personendaten aktiviert | Alle ermittelten Personendatensätze werden in die Liste der zusätzlich auszuweisenden Personen übernommen. |
| Eine Person, Kennzeichen nicht aktiviert | Es wird keine zusätzliche Person ausgewiesen. |
| Zwei Personen mit gleicher Anschrift, Kennzeichen nicht aktiviert | Es erfolgt kein gesonderter zusätzlicher Personenausweis, weil die zweite Person bereits im Anschriftenfenster genannt wird. |
| Zwei Personen mit unterschiedlicher Anschrift, Kennzeichen nicht aktiviert | Die jeweils andere Person wird zusätzlich ausgewiesen; die primäre Person dient zur Unterscheidung. |
| Drei oder mehr Personen, Kennzeichen nicht aktiviert | Alle ermittelten Personen außer den als primär gekennzeichneten Personen werden zusätzlich ausgegeben. |
Die Formatierung dieser zusätzlichen Personendaten ist konfigurierbar. Als Platzhalter sind insbesondere Name, Vorname, Titel, Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort vorgesehen. Die konkrete Darstellung hängt vom hinterlegten Format ab.
Rechnungsstellung und Finanzbuchhaltung im Zusammenspiel
Bei der Auftragsabrechnung werden die Eigenschaften des ausgewählten Debitorenkontos in verschiedenen Schritten berücksichtigt. Das Umsatzsteuerkennzeichen und das Nebenkostenkennzeichen können in die Rechnungsdaten einfließen. Die manuelle Verbuchung beeinflusst dagegen den späteren Buchungsprozess. Die Einstellung „Ohne Debitorenbuchung“ wirkt auf die Zuordnung einer Debitorennummer und eines offenen Postens innerhalb der automatischen Buchungserzeugung.
Bei Verbrauchsabrechnungen werden die für die Rechnung relevanten Kunden- und Debitoreninformationen ebenfalls herangezogen. Insbesondere ist die Übernahme des Kennzeichens zur manuellen Verbuchung aus dem Debitorenkonto belegt. Rechnungsanschrift und weitere Personen werden bei der entsprechenden Aktualisierung aus den zum Stichtag ermittelten Kunden- und Personendaten neu bestimmt.
Pflege und Kontrolle der Stammdaten
Bei der Neuanlage eines Debitorenkontos ist eine Debitorengruppe erforderlich. Die Oberfläche kann eine konfigurierte Standard-Debitorengruppe vorbelegen und aktiviert das Nebenkostenkennzeichen zunächst. Abhängig vom Bearbeitungsmodus können Bankverbindungen, Personen und Anschriften unmittelbar im Zusammenhang mit dem Debitorenkonto gepflegt werden.
Für eine korrekte Verarbeitung sollten insbesondere die Zuordnung des Rechnungsempfängerkontos, die primäre Person, die Anschriften der beteiligten Personen, die vorgesehene Zustellart und die Buchungskennzeichen aufeinander abgestimmt sein. Bestehen mehrere Debitorenkonten, sind auch Anwendungsbereich, Sektor und Mahnstufenzuordnung zu prüfen.
Hinweise zu fachlichen Grenzen
Die hier beschriebenen Wirkungen beziehen sich auf die konkret nachvollziehbaren Abläufe der Kundenverwaltung, der Auftrags- und Verbrauchsabrechnung sowie der Buchungserzeugung. Einzelne Kennzeichen können in weiteren Modulen zusätzliche Wirkungen besitzen. Solche Wirkungen werden bewusst nicht als allgemeingültig dargestellt, solange ihr konkreter Auslöser und ihre Verarbeitung nicht nachgewiesen sind.
