Abschlagsrhythmen legen fest, zu welchen Terminen Abschläge vorgesehen sind. Sie bilden damit die zeitliche Grundlage für regelmäßig wiederkehrende Abschlagszahlungen. Ein Abschlagsrhythmus wird einem Kunden im Zusammenhang mit einem Hausanschluss beziehungsweise Verbrauchsobjekt zugeordnet und stellt WAVE die zugehörigen Abschlagstermine zur Verfügung.
Wozu werden Abschlagsrhythmen benötigt?
Bei einer laufenden Versorgung entstehen die endgültigen Kosten häufig erst mit einer späteren Verbrauchsabrechnung. Damit die bis dahin erwarteten Kosten nicht vollständig erst mit dieser Rechnung fällig werden, können während des Abrechnungszeitraums Abschläge erhoben werden. Der Abschlagsrhythmus beschreibt hierfür das Terminmuster: Er fasst die Termine zusammen, an denen Abschläge vorgesehen sind.
Dadurch müssen die Zahlungstermine nicht für jedes Verbrauchsobjekt einzeln definiert werden. Stattdessen kann ein einmal eingerichteter Rhythmus mehreren Kunden-/Hausanschluss-Zuordnungen zugewiesen werden. Unterschiedliche Zahlungsmodelle lassen sich durch verschiedene Abschlagsrhythmen abbilden.
Definiert das gemeinsame Terminmuster und kann zusätzlich Mindestabschläge aufnehmen.
Bestimmt einen konkreten Termin innerhalb des Rhythmus, an dem ein Abschlag vorgesehen ist.
Ist der konkrete Datensatz für Kunde, Hausanschluss, Abgabeart, Termin und Betrag.
Abschlagsrhythmus und Abschlag – der Unterschied
Ein Abschlagsrhythmus ist keine Zahlung und kein gebuchter Abschlag. Er ist eine wiederverwendbare Vorgabe für die zeitliche Planung. Der eigentliche Abschlag ist dagegen ein konkreter Vorgang mit einem Abschlagstermin und einem Betrag. Zusätzlich ist er einer Abgabeart, einem Kunden und einem Hausanschluss zugeordnet.
Der Rhythmus beantwortet die Frage „Wann sollen Abschläge vorgesehen werden?“. Der konkrete Abschlag ergänzt dazu insbesondere Abgabeart und Betrag. Erst die Sollstellung führt den vorgesehenen Abschlag in den buchhalterischen Prozess über.
Diese Trennung ist wichtig: Wird beispielsweise die Höhe eines zukünftigen Abschlags geändert, muss deshalb nicht der Abschlagsrhythmus geändert werden. Umgekehrt kann eine Änderung der vorgesehenen Zahlungstermine Auswirkungen auf zukünftige, noch nicht sollgestellte Abschläge haben, ohne bereits abgeschlossene Vorgänge rückwirkend neu zu definieren.
Zuordnung zum Verbrauchsobjekt
Der Abschlagsrhythmus wird im Zusammenhang zwischen Kunde und Hausanschluss geführt. WAVE kann deshalb für denselben Kunden je nach Hausanschluss unterschiedliche Zuordnungen berücksichtigen. Bei zeitlich geführten Kunden-/Hausanschluss-Zuordnungen kann außerdem der zum jeweiligen Stichtag gültige Rhythmus ermittelt werden.
Das ist insbesondere bei Kunden mit mehreren Verbrauchsobjekten von Bedeutung. Die Abschlagstermine werden dem jeweiligen Hausanschluss zugeordnet, sodass WAVE die Terminplanung nicht ausschließlich auf Kundenebene betrachtet.
Bestandteile eines Abschlagsrhythmus
| Bestandteil | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Identifiziert den Rhythmus in WAVE. Die Bezeichnung ist erforderlich und muss eindeutig sein. |
| Abschlagstermine | Legen die innerhalb des Rhythmus vorgesehenen Zahlungstermine fest. WAVE führt die Termine chronologisch. |
| Mindestabschläge | Ergänzende Vorgaben des Rhythmus, die nach Abgabearten unterschieden werden können. Sie dienen dazu, abgabeartbezogene Mindestwerte für die Abschlagsbildung zu hinterlegen. |
Die Abschlagstermine
Zu jedem Abschlagsrhythmus können mehrere Abschlagstermine hinterlegt werden. Diese Termine sind der wesentliche Bestandteil des Rhythmus. WAVE liest sie in zeitlicher Reihenfolge und verwendet sie bei der Zuordnung beziehungsweise Darstellung der Abschläge.
In der Abschlagsprognose werden die zum ausgewählten Rhythmus gehörenden Termine mit den zukünftigen Abschlägen abgeglichen. Ein zukünftiger, noch nicht sollgestellter Abschlag, dessen Monat und Tag nicht mehr zu einem Termin des ausgewählten Rhythmus passen, wird entsprechend als nicht mehr zum aktuellen Terminmuster gehörend behandelt. Damit wirkt sich die Auswahl beziehungsweise Änderung des Rhythmus auf die Planung zukünftiger Abschläge aus.
Mindestabschläge
Neben den Terminen kann ein Abschlagsrhythmus Mindestabschläge enthalten. Diese Vorgaben sind nach Abgabeart unterscheidbar. Damit lässt sich die zeitliche Vorgabe des Rhythmus um abgabeartbezogene Mindestwerte ergänzen. Die Mindestabschläge gehören unmittelbar zum jeweiligen Rhythmus und werden zusammen mit ihm gespeichert.
Die Trennung nach Abgabeart ist sinnvoll, weil ein Verbrauchsobjekt Abschläge für unterschiedliche abrechenbare Leistungen enthalten kann. Der Rhythmus bleibt dabei die gemeinsame zeitliche Klammer, während Mindestvorgaben differenziert nach Abgabeart geführt werden können.
Wann nimmt ein Kunde an Abschlagszahlungen teil?
Allein die Zuordnung eines Abschlagsrhythmus bedeutet noch nicht, dass WAVE einen Kunden in jedem Fall als Abschlagszahler behandelt. Dafür müssen zwei fachliche Voraussetzungen zusammenkommen: Es muss mindestens eine aktuell relevante, nicht gelöschte Abrechnungsposition vorhanden sein und der dem Kunden beziehungsweise Verbrauchsobjekt zugeordnete Abschlagsrhythmus muss tatsächlich mindestens einen Abschlagstermin besitzen.
Bezug zu Abrechnungspositionen und Abgabearten
Abschläge stehen nicht losgelöst von der eigentlichen Verbrauchsabrechnung. Ein konkreter Abschlag ist einer Abgabeart zugeordnet. WAVE prüft außerdem, ob für einen Abschlag eine zeitlich passende, aktive Abrechnungsposition derselben Abgabeart vorhanden ist. Fehlt eine solche Zuordnung, kann der Abschlag als Abschlag ohne passende Abrechnungsposition erkannt und – abhängig vom jeweiligen Verarbeitungsvorgang – entfernt beziehungsweise zuvor storniert werden.
Damit bilden Abrechnungspositionen die fachliche Grundlage dafür, welche Leistungen beim Kunden überhaupt abgerechnet werden, während der Abschlagsrhythmus festlegt, wann Abschläge vorgesehen sind. Der konkrete Abschlag verbindet beides: Er besitzt Termin, Abgabeart und Betrag für den jeweiligen Kunden und Hausanschluss.
Welche abrechenbare Leistung besteht beim Kunden?
An welchen Terminen sind Abschläge vorgesehen?
Welcher Betrag wird für welche Abgabeart zu welchem Termin angesetzt?
Abschläge anzeigen und bearbeiten
In der Abschlagsübersicht können die Abschläge eines Kunden nach Jahr und Hausanschluss betrachtet werden. Bei Auswahl eines Hausanschlusses zeigt WAVE zusätzlich den zugeordneten Abschlagsrhythmus sowie den letzten Rechnungshinweis an. Der Rhythmus wird dabei informativ angezeigt und ergibt sich aus der Kunden-/Hausanschluss-Zuordnung.
Die Abschläge werden nach Abschlagstermin gruppiert. In der regulären Darstellung sind insbesondere Sollstellung, Abgabeart, Abschlagsbetrag und die enthaltene Mehrwertsteuer sichtbar. Damit lässt sich erkennen, welche Beträge zu welchen Terminen vorgesehen beziehungsweise bereits verarbeitet wurden.
Manuelle Beträge in der Abschlagsprognose
In der Prognose können zukünftige Abschlagsbeträge manuell angepasst werden, solange der betreffende Abschlag noch nicht sollgestellt ist. Wird ein Betrag für eine Abgabeart an einem Termin geändert, übernimmt WAVE diesen manuell festgelegten Betrag auch für die nachfolgenden Abschläge derselben Abgabeart. Gleichzeitig wird die darin enthaltene Mehrwertsteuer für die jeweiligen Termine neu bestimmt.
Manuell festgelegte Abschläge werden in der Oberfläche gekennzeichnet. Damit bleibt erkennbar, dass der Betrag nicht ausschließlich aus der automatischen Prognose stammt. Bereits sollgestellte Abschläge sind von dieser Bearbeitung ausgenommen.
Sollstellung eines Abschlags
Ein geplanter Abschlag und ein sollgestellter Abschlag sind unterschiedliche Zustände. Solange noch keine Sollstellung erfolgt ist, kann ein Abschlag im Rahmen der vorgesehenen Funktionen geändert oder neu aufgebaut werden. Mit der Sollstellung wird der Abschlag dagegen in die finanzielle Verarbeitung übernommen.
WAVE speichert deshalb am Abschlag, ob und wann die Sollstellung erfolgt ist. In der Abschlagsübersicht kann die Sollstellung für noch nicht sollgestellte Abschläge ausgelöst werden. Umgekehrt kann eine vorhandene Sollstellung – soweit fachlich zulässig – storniert werden. Dabei werden die zugehörigen finanziellen Auswirkungen berücksichtigt.
Die Sollstellung arbeitet mit dem konkreten Abschlag und dessen Abgabeart. Für die Buchhaltung werden unter anderem die passenden Kontenzuordnungen herangezogen. Der Abschlagsrhythmus selbst wird nicht gebucht; er liefert lediglich die zeitliche Struktur, aus der die Abschlagsplanung hervorgeht.
Änderungen an einem Abschlagsrhythmus
Beim Bearbeiten eines Rhythmus werden der Stammdatensatz, seine Termine und die zugehörigen Mindestabschläge gemeinsam gespeichert. Änderungen sollten deshalb als Änderung einer fachlichen Vorlage verstanden werden. Besonders bei bereits verwendeten Rhythmen ist zu prüfen, welche Verbrauchsobjekte diese Vorlage verwenden und welche zukünftigen Abschläge bereits vorhanden sind.
WAVE schützt Änderungen zusätzlich gegen parallele Bearbeitung. Wurde derselbe Rhythmus zwischenzeitlich von einer anderen Stelle geändert, wird eine konkurrierende Speicherung nicht einfach überschrieben.
Bezeichnung und Suche
Jeder Abschlagsrhythmus benötigt eine Bezeichnung. Diese muss eindeutig sein. Die Übersicht berücksichtigt nur nicht gelöschte Abschlagsrhythmen, sortiert sie alphabetisch nach ihrer Bezeichnung und ermöglicht eine Suche nach beliebigen Bestandteilen der Bezeichnung. Aussagekräftige Namen erleichtern deshalb die Zuordnung im täglichen Betrieb.
Empfehlenswert sind Bezeichnungen, aus denen das Terminmodell unmittelbar hervorgeht, beispielsweise anhand der Anzahl oder Lage der Zahlungstermine. Welche konkrete Benennung verwendet wird, sollte sich an den im Verband üblichen Abrechnungsmodellen orientieren.
Abschlagsrhythmen löschen
Beim Löschen versucht WAVE zunächst, den Abschlagsrhythmus vollständig zu entfernen. Ist dies wegen vorhandener Beziehungen nicht möglich, wird er als gelöscht gekennzeichnet. Dadurch kann ein bereits verwendeter Rhythmus aus der normalen Auswahl verschwinden, ohne dass bestehende Beziehungen unkontrolliert verloren gehen.
Empfohlene Vorgehensweise bei der Einrichtung
- Legen Sie zunächst fest, welches Terminmodell fachlich benötigt wird.
- Vergeben Sie eine eindeutige und verständliche Bezeichnung für den Rhythmus.
- Erfassen Sie alle vorgesehenen Abschlagstermine und prüfen Sie deren zeitliche Reihenfolge.
- Hinterlegen Sie bei Bedarf die abgabeartbezogenen Mindestabschläge.
- Ordnen Sie den Rhythmus den betreffenden Kunden-/Hausanschluss-Zuordnungen zu.
- Prüfen Sie, ob für die Kunden aktive Abrechnungspositionen vorhanden sind.
- Kontrollieren Sie anschließend die daraus resultierenden zukünftigen Abschläge beziehungsweise die Abschlagsprognose.
Abschlagsrhythmen sind wiederverwendbare Terminvorlagen für die Abschlagsplanung. Sie werden im Kontext von Kunde und Hausanschluss verwendet und enthalten die vorgesehenen Abschlagstermine sowie gegebenenfalls abgabeartbezogene Mindestabschläge. Der Rhythmus legt damit fest, wann Abschläge vorgesehen sind; der konkrete Abschlag enthält dagegen Abgabeart, Termin und Betrag. Erst die Sollstellung führt einen Abschlag in die finanzielle Verarbeitung über. Zusammen mit den Abrechnungspositionen sorgen Abschlagsrhythmen dafür, dass regelmäßige Vorauszahlungen zeitlich strukturiert und dem richtigen Verbrauchsobjekt zugeordnet werden können.
