Eine Standrohrvermietung dokumentiert die konkrete Überlassung eines Standrohrs an einen Kunden. Der Vorgang verbindet Standrohr, Kunde, Nutzungsort und Nutzungsart mit dem zeitlichen Ablauf von Reservierung, Ausgabe und Rückgabe. Zählerstände, Kaution, Kontrollergebnisse und Abrechnung werden dabei demselben Vorgang zugeordnet.
Vermietungen finden und überwachen
Die Vermietungsübersicht kann unter anderem nach Belegnummer, Rechnungsnummer, Standrohr, Suchtext und Zeitraum gefiltert werden. Zusätzlich lassen sich die Vorgänge nach ihren Statuswerten Reserviert, Ausgegeben, Rückgabe, Erledigt und Storniert eingrenzen. Standardmäßig stehen die laufenden Vorgänge – Reservierungen, Ausgaben und Rückgaben – im Vordergrund.
Für zeitliche Planungen können Vermietungen auch kalendarisch dargestellt werden. Ausgabe- und Rückgabedatum bilden dabei den Belegungszeitraum des Standrohrs. Hausanschlussbezogene Dauerausgaben können bei Bedarf gesondert in die Anzeige einbezogen werden.
Lebenszyklus einer Standrohrvermietung
Standrohr, Kunde, Nutzungsart, Einsatzort und Ausgabedatum werden festgelegt. Bei einer tatsächlichen Ausgabe kommen Zählerstand und weitere ausgaberelevante Angaben hinzu.
Der Vorgang bleibt im Status „Ausgegeben“. Das geplante Rückgabedatum dient zugleich der Bestandsplanung und der Überwachung überfälliger Rückgaben.
Rückgabedatum, Rückgabezählerstand, Zustand und die Rückgabekontrollen werden erfasst. WAVE berechnet daraus unter anderem den Verbrauch und aktualisiert die abrechnungsrelevanten Daten.
Je nach Vorgang werden Kaution, Abrechnung, Dokumente und weitere Folgeschritte verarbeitet. Der Vermietungsvorgang kann anschließend erledigt werden.
Reservierung, Ausgabe und Rückgabe sind Phasen derselben Vermietung. Dadurch bleiben Kunde, Standrohr, Zählerstände, Kontrollen und Abrechnung in einem zusammenhängenden Vorgang nachvollziehbar.
Eine Vermietung erfassen
Für einen Vermietungsvorgang sind das Standrohr, die Nutzungsart, der Ort, das Ausgabedatum, der Verband und der Kunde die zentralen Angaben. Eine Straße kann ergänzend erfasst werden. Optional kann eine Vermietung einem Hausanschluss zugeordnet werden.
| Angabe | Bedeutung im Vermietungsvorgang |
|---|---|
| Standrohr | Das tatsächlich reservierte beziehungsweise ausgegebene Betriebsmittel. Seine Verfügbarkeit wird gegen andere laufende Vermietungen geprüft. |
| Nutzungsart | Beschreibt den Verwendungszweck und bildet eine Grundlage für die weitere fachliche und abrechnungsbezogene Verarbeitung. |
| Kunde | Empfänger der Vermietung und Ausgangspunkt für Debitorenkonto, Rechnungsanschrift, Ansprechpartner und gegebenenfalls Bankverbindung. |
| Ort / Straße | Dokumentiert den Einsatzort des Standrohrs und ermöglicht die räumliche Zuordnung beziehungsweise Kartendarstellung. |
| Ausgabedatum | Beginn des Vermietungszeitraums. Es ist bereits für die Anlage des Vorgangs erforderlich. |
| Rückgabedatum | Beendet den Nutzungszeitraum. Bei der Rückgabe muss es zeitlich zum Ausgabedatum passen. |
| Bemerkung | Ergänzende Informationen zum konkreten Vermietungsvorgang. |
WAVE vergibt für neue Vermietungen automatisch eine Belegnummer. Gleichzeitig werden die für den Vorgang benötigten Abrechnungspositionen aufgebaut und bei späteren Änderungen aktualisiert.
Reservierung und Ausgabe
Eine Vermietung kann zunächst als Reservierung angelegt werden. Damit ist das Standrohr für den vorgesehenen Zeitraum belegt, ohne bereits als tatsächlich ausgegeben zu gelten. Bei der Ausgabe wird der Vorgang in den entsprechenden Status überführt.
Für eine tatsächliche Ausgabe sind zusätzliche Angaben erforderlich. Dazu gehören insbesondere der Zählerstand bei Ausgabe, der Erhebungsmodus und die Kautionsangaben. Der Ausgabestand wird als Zählerablesung geführt und bildet später die Ausgangsbasis für die Verbrauchsermittlung.
Abgelaufene Reservierungen werden automatisch bereinigt: Reservierungen, deren Ausgabedatum bereits zurückliegt und die nicht in eine Ausgabe überführt wurden, können nach einem kurzen Puffer automatisch storniert werden. Dadurch blockieren veraltete Reservierungen den Standrohrbestand nicht dauerhaft.
Kunde, Rechnungsempfänger und Zahlungsdaten
Die Vermietung ist einem Kunden zugeordnet. Für die spätere Rechnungsstellung können die Daten des Debitorenkontos einschließlich Personen, Anschriften und Bankverbindungen im Vorgang berücksichtigt beziehungsweise ergänzt werden. Das verwendete Debitorenkonto wird für Standrohrrechnungen als Rechnungsempfänger gekennzeichnet, damit ein Rechnungsdokument erzeugt werden kann.
Der aktuelle Kundensaldo kann in der Bearbeitung angezeigt werden. Dadurch stehen wichtige Zahlungsinformationen bereits im Vermietungsvorgang zur Verfügung, ohne dass die eigentliche Kundenverwaltung dupliziert wird.
Kaution
Bei der Ausgabe wird festgelegt, wie die Kaution behandelt werden soll. Je nach Konfiguration und Bearbeitungsstand kann WAVE die Kaution direkt verbuchen und bei der Rückgabe wieder zurückführen. Zusätzlich kann festgelegt werden, dass die Kaution nicht verrechnet werden soll.
Die Kautionsverarbeitung ist mit dem Status der Vermietung verbunden. Damit werden Buchungen nicht losgelöst vom tatsächlichen Ausgabe- und Rückgabeprozess erzeugt.
Rückgabe erfassen
Bei der Rückgabe werden das tatsächliche Rückgabedatum und der Zählerstand bei Rückgabe erfasst. Der Rückgabestand darf nicht unter dem Ausgabestand liegen. Aus beiden Werten kann WAVE den Verbrauch des Vermietungszeitraums bestimmen. Zusätzlich ist der Zustand des zurückgegebenen Standrohrs anzugeben.
Wird der Zustand als defekt bewertet, sperrt WAVE das Standrohr automatisch. Damit wird verhindert, dass ein als defekt zurückgegebenes Standrohr ohne weitere Prüfung erneut in den normalen Einsatz gelangt.
Mit der Rückgabe werden außerdem die Abrechnungspositionen auf den tatsächlichen Nutzungszeitraum abgestimmt. Bei zählerbezogenen Positionen werden Beginn und Ende so fortgeschrieben, dass der Verbrauchs- und Mietzeitraum korrekt abgebildet werden kann.
Kontrollen bei Ausgabe und Rückgabe
Zu einer Vermietung werden die zentral definierten Standrohrprüfpunkte als Kontrollliste bereitgestellt. Ausgabe- und Rückgabekontrollen werden getrennt geführt. Damit kann derselbe Prüfpunkt zu Beginn der Vermietung ordnungsgemäß und bei der Rückgabe als nicht bestanden dokumentiert sein.
Beim Speichern ordnet WAVE jedes Kontrollergebnis dem richtigen Kontrollzeitpunkt zu. Doppelte Einträge desselben Prüfpunktes innerhalb einer Kontrolle werden vermieden. Die Ausgabeprüfung dokumentiert den Zustand bei Übergabe; für die automatische Folgeverarbeitung sind dagegen die Ergebnisse der Rückgabe entscheidend.
Automatische Folgeverarbeitung bei der Rückgabe
Beim erstmaligen Übergang eines Vorgangs in den Status Rückgabe oder Erledigt wertet WAVE die gespeicherten Rückgabekontrollen aus. Bereits zurückgegebene oder erledigte Vermietungen lösen diese Verarbeitung bei einer späteren erneuten Speicherung nicht noch einmal aus. Dadurch wird verhindert, dass aus demselben Rückgabeereignis unbeabsichtigt mehrfach Folgeprozesse entstehen.
Für die Folgeverarbeitung werden nur Prüfpunkte betrachtet, die bei der Rückgabe nicht bestanden wurden. Welche Konsequenz daraus entsteht, wird nicht in der Vermietung selbst festgelegt, sondern zentral am jeweiligen Standrohrprüfpunkt.
Für einen nicht bestandenen Prüfpunkt kann automatisch ein Einzelauftrag angelegt werden. Welcher Arbeitsinhalt entsteht, bestimmt der am Prüfpunkt hinterlegte Auftragsgegenstand.
Ein Prüfpunkt kann festlegen, dass das zurückgegebene Standrohr gesperrt wird und damit vor einer erneuten Verwendung zunächst bearbeitet werden muss.
Für einen nicht mehr zulässigen oder wirtschaftlich nicht weiter verwendbaren Zustand kann der Prüfpunkt die Verschrottung des Standrohrs auslösen.
Folgeauftrag aus einem nicht bestandenen Prüfpunkt
Ist am Prüfpunkt die Folgeaktion Auftrag erzeugen eingestellt, legt WAVE während der erstmaligen Rückgabeverarbeitung einen Einzelauftrag an. Der Auftrag wird dem Kunden der Vermietung und dem zurückgegebenen Standrohr zugeordnet. Als Auftragsgegenstand verwendet WAVE die am Prüfpunkt hinterlegte Vorgabe.
Der neue Auftrag erhält automatisch eine Auftragsnummer, das aktuelle Auftragsdatum und den Status Erfasst. Als frühester Ausführungstermin wird der aktuelle Tag verwendet. Der Verband ergibt sich aus dem Standrohr; der Auftrag wird dem Trinkwassersektor zugeordnet und als Eigenauftrag angelegt. Das Standrohr wird als technische Anlage mit dem Auftrag verbunden.
Die Abrechnungseinstellungen des Auftragsgegenstands werden in den Folgeauftrag übernommen. Dadurch können unter anderem Personal-, Material- und Maschineneinsatz, Nebenkosten, Pauschalkosten, Auftragspositionen und die spätere Fakturierung bereits passend vorbelegt sein. Der Folgeauftrag kann anschließend wie jeder andere Auftrag disponiert, bearbeitet und gegebenenfalls abgerechnet werden.
Sperren als Folge eines Prüfergebnisses
Ist für einen nicht bestandenen Prüfpunkt die Folgeart Sperren hinterlegt, setzt WAVE das Sperrkennzeichen am Standrohr. Diese Konsequenz wirkt über den einzelnen Vermietungsvorgang hinaus: Das Standrohr bleibt nach der Rückgabe gesperrt, bis die Sperre fachlich wieder aufgehoben wird.
Die Sperre kann mit der Auftragserzeugung kombiniert werden. Ein typischer Anwendungsfall ist ein reparierbarer Mangel: Der Folgeauftrag organisiert die Instandsetzung, während die Sperre eine erneute Ausgabe vor Abschluss der Arbeiten verhindert.
Verschrottung als Folge eines Prüfergebnisses
Ist die Folgeart Verschrotten vorgesehen, wird das Standrohr aus dem aktiven Bestand genommen, sofern es nicht bereits verschrottet wurde. Die Verschrottung wird zeitlich an die Rückgabe gekoppelt. Die Historie des Standrohrs und seiner Zählerzuordnung bleibt erhalten.
Ein negatives Rückgabeergebnis kann unmittelbar einen Auftrag erzeugen oder den weiteren Einsatz des Standrohrs verändern. Prüfpunkte mit Folgeaktionen sollten deshalb so formuliert sein, dass eindeutig entschieden werden kann, ob das Kriterium erfüllt ist.
Besonderheit bei mehreren nicht bestandenen Prüfpunkten
Für jeden nicht bestandenen Prüfpunkt mit der Folgeaktion „Auftrag erzeugen“ kann ein eigener Folgeauftrag entstehen. Die standrohrbezogene Folgeart wird nach der Auswertung der Rückgabekontrollen auf das Standrohr angewendet. Deshalb sollten die an den Prüfpunkten hinterlegten Folgearten fachlich widerspruchsfrei eingerichtet werden; insbesondere sollten innerhalb einer Kontrollliste keine konkurrierenden Vorgaben zur weiteren Verwendung des Standrohrs entstehen.
Abrechnung und Fakturierung
WAVE erzeugt beziehungsweise aktualisiert die Abrechnungspositionen der Vermietung anhand des tatsächlichen Vorgangs. Bei einer normalen Standrohrvermietung werden die Positionen bei Änderungen neu aufgebaut. Bei hausanschlussbezogenen Standrohren können vorhandene Positionen fortgeschrieben werden.
Bei der Rückgabe kann die Vermietung fakturiert werden. Existieren bereits frühere Rechnungen zum Vorgang, beginnt ein weiterer Abrechnungszeitraum nach dem Ende der zuletzt abgerechneten Periode. Dadurch können auch länger laufende Vermietungen abschnittsweise abgerechnet werden, ohne bereits fakturierte Zeiträume erneut anzusetzen.
Wird fakturiert, erzeugt WAVE die Rechnung im Bereich der Verbrauchsabrechnung. Das gewählte Wertstellungsdatum und die im Vorgang vorhandenen Abrechnungsinformationen fließen in die Rechnungsverarbeitung ein.
Ausgabe- und Rückgabedokumente
Beim Speichern kann ein Dokument für den jeweiligen Bearbeitungsstand erzeugt oder gedruckt werden. Liegt eine tatsächliche Rückgabe mit Rückgabedatum und Rückgabeablesung vor, wird ein Rückgabedokument erzeugt. In den übrigen Fällen wird das Ausgabedokument verwendet. Wird gleichzeitig fakturiert, kann zusätzlich das Rechnungsdokument bereitgestellt werden.
Überfällige Rückgaben und Wiedervorlagen
Nach Änderungen an einer Vermietung berechnet WAVE die Wiedervorlage für eine überfällige Standrohrrückgabe neu. Damit folgt die Überwachung dem jeweils aktuellen Rückgabedatum und Status. Wird ein Vorgang zurückgegeben, erledigt oder anderweitig angepasst, wird auch die zugehörige Wiedervorlage entsprechend aktualisiert.
Stornierung
Eine Vermietung kann storniert werden, solange die fachlichen Voraussetzungen dies zulassen. Bei der Stornierung werden die mit dem Vorgang verbundenen, noch relevanten Abrechnungspositionen und Zählerablesungen zurückgenommen beziehungsweise storniert. So verbleiben keine aktiven Abrechnungs- oder Verbrauchsdaten aus einem aufgehobenen Vermietungsvorgang.
Empfohlener Ablauf bei der Rückgabe
| Arbeitsschritt | Warum er wichtig ist |
|---|---|
| Rückgabedatum erfassen | Beendet den Nutzungszeitraum und bildet die Grundlage für Verfügbarkeit und Abrechnung. |
| Zählerstand erfassen | Ermöglicht die Ermittlung des tatsächlichen Verbrauchs. |
| Zustand bewerten | Ein als defekt bewertetes Standrohr wird automatisch gesperrt. |
| Rückgabeprüfpunkte bearbeiten | Nicht bestandene Prüfpunkte können Folgeaufträge, Sperre oder Verschrottung auslösen. |
| Kaution prüfen | Stellt sicher, dass Rückzahlung beziehungsweise Verrechnung dem tatsächlichen Vorgang entspricht. |
| Fakturierung entscheiden | Schließt den abrechnungsrelevanten Zeitraum ab beziehungsweise führt eine weitere Teilabrechnung durch. |
| Dokument erzeugen | Dokumentiert die Rückgabe mit den zum Abschluss vorhandenen Angaben. |
Die Rückgabe ist mehr als die Erfassung eines Datums: Sie beendet die Nutzung, vervollständigt die Zählerablesung, aktualisiert Abrechnungspositionen und Wiedervorlagen, verarbeitet die Kaution und bewertet den technischen Zustand. Bei nicht bestandenen Standrohrprüfpunkten können zusätzlich automatisch Aufträge entstehen oder das Standrohr für die weitere Nutzung gesperrt beziehungsweise verschrottet werden.
