Prüfkriterien für die Standrohrausgabe und -rückgabe festlegen und bei nicht bestandenen Prüfungen automatisch Folgeprozesse auslösen.
Wofür werden Standrohrprüfpunkte benötigt?
Bei der Ausgabe und Rückgabe eines Standrohrs soll dessen Zustand nachvollziehbar dokumentiert werden. Anstatt die Prüfung jedes Mal frei zu erfassen, arbeitet WAVE mit zentral gepflegten Prüfpunkten. Ein Prüfpunkt kann beispielsweise beschreiben, dass ein bestimmtes Bauteil vorhanden, unbeschädigt oder funktionsfähig sein muss.
Die zentrale Verwaltung hat zwei Aufgaben: Sie vereinheitlicht die Kontrollen und sie kann aus einem negativen Prüfergebnis unmittelbar einen nachgelagerten Geschäftsprozess ableiten. Damit wird aus einer reinen Checkliste ein Steuerungsinstrument für die weitere Behandlung des zurückgegebenen Standrohrs.
Standrohrprüfpunkte aufrufen und verwalten
Die Standrohrprüfpunkte werden in einer eigenen Liste verwaltet. Die Übersicht zeigt die Bezeichnung der vorhandenen Prüfpunkte. Ein vorhandener Eintrag kann durch Doppelklick zur Bearbeitung geöffnet werden. Neue Prüfpunkte werden über die Neuanlage erfasst.
Die Liste ist nach der Bezeichnung der Prüfpunkte sortiert. Bei größeren Beständen kann nach Textbestandteilen der Bezeichnung gesucht werden. Für Dokumentations- und Abstimmungszwecke kann die Liste außerdem exportiert beziehungsweise gedruckt werden.
Jeder Prüfpunkt benötigt eine Bezeichnung. Dieselbe Bezeichnung darf nicht mehrfach verwendet werden. Sinnvoll sind kurze, eindeutig prüfbare Formulierungen, beispielsweise „Rückflussverhinderer funktionsfähig“ oder „Standrohr unbeschädigt“.
Einstellungen eines Prüfpunktes
Neben der fachlichen Bezeichnung können an einem Prüfpunkt Einstellungen hinterlegt werden, die bestimmen, was WAVE bei einem nicht bestandenen Prüfpunkt tun soll. Damit wird bereits im Prüfpunkt festgelegt, welche Konsequenz ein bestimmter Mangel bei der Rückgabe hat.
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Beschreibt, was bei der Standrohrkontrolle geprüft wird. Die Bezeichnung ist verpflichtend und muss eindeutig sein. |
| Anzahl | Zusätzliche Mengenangabe des Prüfpunktes. Wird kein Wert angegeben, verwendet WAVE den Standardwert 1. Die aktuelle automatische Folgeverarbeitung leitet daraus keine Anzahl von Folgeaufträgen ab. |
| Folgeaktion | Legt fest, ob aus einem nicht bestandenen Prüfpunkt ein Auftrag erzeugt werden soll. Ohne Auswahl wird keine Folgeaktion ausgeführt. |
| Auftragsgegenstand | Bestimmt Art und abrechnungsrelevante Einstellungen des automatisch erzeugten Auftrags. Bei der Folgeaktion „Auftrag erzeugen“ ist diese Angabe erforderlich. |
| Folgeart | Steuert den Zustand des Standrohrs nach einer nicht bestandenen Rückgabeprüfung. Vorgesehen sind keine Aktion, Sperren oder Verschrotten. |
Ein Prüfpunkt kann einen Auftrag erzeugen und zusätzlich eine Folgeart für das Standrohr vorgeben. So kann beispielsweise wegen eines Defekts ein Reparaturauftrag entstehen und das Standrohr gleichzeitig für eine weitere Ausgabe gesperrt werden.
Prüfpunkte in der Standrohrvermietung
Beim Laden der Kontrollen einer Standrohrvermietung stellt WAVE die zentral definierten aktiven Prüfpunkte bereit. Existiert zu einem Prüfpunkt für den jeweiligen Kontrollzeitpunkt noch kein gespeicherter Kontrolldatensatz, wird er für die Bearbeitung ergänzt. Dadurch stehen neu angelegte Prüfpunkte bei zukünftigen Kontrollen automatisch zur Verfügung, ohne dass sie einzeln in jeder Vermietung hinterlegt werden müssen.
WAVE unterscheidet dabei die Kontrollzeitpunkte Ausgabe und Rückgabe. Die Ergebnisse werden getrennt gespeichert. Derselbe Prüfpunkt kann deshalb bei der Ausgabe bestanden und bei der späteren Rückgabe nicht bestanden sein.
In der Kontrollliste wird je Prüfpunkt angezeigt, ob er als geprüft beziehungsweise bestanden gekennzeichnet ist. Beim Speichern werden doppelte Einträge desselben Prüfpunktes innerhalb einer Kontrolle vermieden.
Wann wird die automatische Folgeverarbeitung ausgelöst?
Die automatische Folgeverarbeitung ist an die erstmalige Rückgabe des Standrohrs gekoppelt. Entscheidend ist der Übergang einer laufenden Vermietung in den Status Rückgabe beziehungsweise unmittelbar in Erledigt. In diesem Moment wertet WAVE die bei der Rückgabe gespeicherten Kontrollergebnisse aus.
Bereits zurückgegebene oder erledigte Vermietungen lösen die Folgeverarbeitung bei einer späteren erneuten Speicherung nicht nochmals aus. Dadurch wird insbesondere verhindert, dass derselbe Mangel durch die normale Nachbearbeitung einer bereits abgeschlossenen Rückgabe wiederholt Folgeaufträge erzeugt.
Die Vermietung wechselt erstmals in den Rückgabe- oder Erledigt-Status.
Die Ergebnisse der einzelnen Standrohrprüfpunkte werden der Rückgabe zugeordnet.
Nur Prüfpunkte, deren Kontrollergebnis nicht als bestanden gekennzeichnet ist, sind für die Folgeverarbeitung relevant.
Abhängig von den Einstellungen des Prüfpunktes entstehen Aufträge oder das Standrohr wird gesperrt beziehungsweise verschrottet.
Die bei einem Prüfpunkt hinterlegten automatischen Konsequenzen werden nicht bereits durch eine Kontrolle bei der Ausgabe ausgelöst. Maßgeblich ist die erstmalige Rückgabe des Standrohrs und das dort gespeicherte Kontrollergebnis.
Folgeaktion „Auftrag erzeugen“
Ist für einen Prüfpunkt die Folgeaktion Auftrag erzeugen hinterlegt und wird dieser Prüfpunkt bei der Rückgabe nicht bestanden, erzeugt WAVE automatisch einen Einzelauftrag. Der Auftrag dient dazu, die notwendige Reparatur, Prüfung oder sonstige Bearbeitung unmittelbar in den regulären Auftragsprozess zu überführen.
Welcher fachliche Auftrag entsteht, wird durch den am Prüfpunkt hinterlegten Auftragsgegenstand bestimmt. Deshalb kann die Folgeaktion „Auftrag erzeugen“ nur gespeichert werden, wenn gleichzeitig ein Auftragsgegenstand angegeben ist.
Welche Daten erhält der Folgeauftrag?
| Auftragsangabe | Automatische Belegung |
|---|---|
| Auftragsart | Der Auftrag wird als Einzelauftrag angelegt. |
| Status | Der neue Auftrag erhält den Status „Erfasst“. |
| Auftragsnummer | Wird automatisch aus dem für den Verband geltenden Nummernkreis vergeben. |
| Auftragsdatum / Ausführung | Der Auftrag wird mit dem aktuellen Datum angelegt; der früheste Ausführungstermin entspricht ebenfalls dem aktuellen Tag. |
| Verband | Wird aus dem zurückgegebenen Standrohr ermittelt. |
| Kunde / Debitorenkonto | Der Auftrag wird dem Kunden der Standrohrvermietung beziehungsweise dessen Debitorenkonto zugeordnet. |
| Sektor | Der Auftrag wird dem Trinkwassersektor zugeordnet. |
| Auftragsgegenstand | Wird aus dem nicht bestandenen Prüfpunkt übernommen. |
| Technische Anlage | Das zurückgegebene Standrohr wird als technische Anlage mit dem Auftrag verknüpft und als Anlagenbezeichnung übernommen. |
| Disposition | Der Auftrag wird als Eigenauftrag angelegt und kann anschließend in der regulären Auftragsdisposition weiterbearbeitet werden. |
Abrechnungseinstellungen des Folgeauftrags
Der automatisch erzeugte Auftrag übernimmt wesentliche Abrechnungskennzeichen aus dem gewählten Auftragsgegenstand. Dazu gehören die Einstellungen für Nebenkosten, Pauschalkosten, Personal-, Material- und Maschineneinsatz, Auftragspositionen, automatische Fakturierung und Rechnung mit Einzelnachweis. Auch das Kennzeichen für Bankeinzug wird aus dem Auftragsgegenstand übernommen. Der allgemeine Abrechnungsmodus wird aus der WAVE-Systemkonfiguration vorbelegt.
Damit bestimmt der Auftragsgegenstand nicht nur, welche Arbeit auszuführen ist. Er beeinflusst zugleich, wie ein daraus resultierender Auftrag später abgerechnet werden kann. Bei der Einrichtung eines Prüfpunktes sollte deshalb ein fachlich passender und vollständig konfigurierter Auftragsgegenstand gewählt werden.
Der Prüfpunkt „Absperrarmatur funktionsfähig“ ist mit der Folgeaktion „Auftrag erzeugen“ und dem Auftragsgegenstand „Standrohr reparieren“ eingerichtet. Wird die Armatur bei der Rückgabe als nicht in Ordnung gekennzeichnet, legt WAVE automatisch einen erfassten Einzelauftrag für das zurückgegebene Standrohr an. Der Auftrag steht anschließend im normalen Auftragsbestand für Disposition, Bearbeitung und gegebenenfalls Fakturierung zur Verfügung.
Nachvollziehbarkeit
Die automatische Auftragserzeugung wird protokolliert. Dabei werden die erzeugte Auftragsnummer, die betreffende Standrohrvermietung und der auslösende Prüfpunkt miteinander in Beziehung gesetzt. Dadurch lässt sich später nachvollziehen, warum der Auftrag entstanden ist.
Folgeart „Sperren“
Mit der Folgeart Sperren kann ein nicht bestandener Prüfpunkt verhindern, dass ein zurückgegebenes Standrohr ohne weitere Bearbeitung erneut eingesetzt wird. Bei der Folgeverarbeitung setzt WAVE das Sperrkennzeichen des Standrohrs.
Diese Einstellung eignet sich insbesondere für Mängel, die vor einer erneuten Ausgabe zwingend behoben oder geprüft werden müssen. Die Sperre betrifft das Standrohr selbst und nicht nur die abgeschlossene Vermietung. Damit bleibt die Konsequenz auch nach Abschluss des Rückgabevorgangs wirksam.
Für einen reparierbaren Defekt kann es sinnvoll sein, sowohl „Auftrag erzeugen“ als auch „Sperren“ zu konfigurieren. Der Auftrag organisiert die Behebung des Mangels; die Sperre schützt gleichzeitig davor, dass das Standrohr vor Abschluss der Arbeiten erneut ausgegeben wird.
Folgeart „Verschrotten“
Die Folgeart Verschrotten ist für Prüfergebnisse vorgesehen, bei denen das Standrohr nicht weiterverwendet werden soll. Wird ein entsprechend konfigurierter Prüfpunkt bei der Rückgabe nicht bestanden, stößt WAVE die Verschrottung des Standrohrs an.
Als zeitlicher Bezug wird das Rückgabedatum der Vermietung verwendet. Ist für das Standrohr bereits ein Verschrottungsdatum vorhanden, wird die Verschrottung nicht erneut durchgeführt. Damit bleibt ein bereits abgeschlossener Verschrottungsvorgang geschützt.
Diese Folgeart sollte nur für eindeutige Ausschlusskriterien verwendet werden. Für einen grundsätzlich reparierbaren Mangel ist die Kombination aus Auftragserzeugung und Sperre in der Regel die passendere fachliche Abbildung.
Keine Folgeaktion
Nicht jeder Prüfpunkt muss eine automatische Konsequenz haben. Ist weder eine Folgeaktion noch eine Folgeart hinterlegt, dient der Prüfpunkt ausschließlich der dokumentierten Kontrolle. Ein negatives Ergebnis bleibt dann Bestandteil der Rückgabedokumentation, ohne automatisch einen Auftrag oder eine Statusänderung des Standrohrs auszulösen.
Beim Anlegen eines neuen Prüfpunktes verwendet WAVE für nicht gesetzte Folgeeinstellungen standardmäßig „Keine Aktion“. Dadurch entstehen keine unbeabsichtigten Folgeprozesse, nur weil eine Einstellung noch nicht vorgenommen wurde.
Zusammenspiel von Prüfergebnis und Konfiguration
| Prüfergebnis | Einstellung | Folge |
|---|---|---|
| Bestanden | beliebig | Keine automatische Folgeverarbeitung aus diesem Prüfpunkt. |
| Nicht bestanden | Keine Aktion | Ergebnis wird dokumentiert; keine automatische Folge. |
| Nicht bestanden | Auftrag erzeugen | Ein Einzelauftrag mit dem hinterlegten Auftragsgegenstand wird erzeugt. |
| Nicht bestanden | Sperren | Das Standrohr wird für die weitere Verwendung gesperrt. |
| Nicht bestanden | Verschrotten | Die Verschrottung des Standrohrs wird ausgelöst, sofern sie noch nicht erfolgt ist. |
Prüfpunkte ändern oder löschen
Änderungen an einem Prüfpunkt wirken sich auf dessen zukünftige Verwendung aus. Besonders bei Folgeaktionen sollte vor einer Änderung geprüft werden, ob die neue Einstellung weiterhin zur fachlichen Bedeutung des Prüfpunktes passt. Ein Wechsel des Auftragsgegenstands verändert beispielsweise die Art und die Abrechnungseinstellungen künftig automatisch erzeugter Aufträge.
Beim Löschen wird ein Prüfpunkt nicht unkontrolliert aus historischen Zusammenhängen entfernt. Er wird als gelöscht gekennzeichnet und bei der Ermittlung der aktiven Prüfpunkte nicht mehr berücksichtigt. Bereits vorhandene Kontrollen können dadurch weiterhin nachvollziehbar bleiben, während der Prüfpunkt bei neuen beziehungsweise noch nicht angelegten Kontrollen nicht mehr ergänzt wird.
Empfehlungen für die Einrichtung
| Ziel | Empfehlung |
|---|---|
| Reine Dokumentation | Prüfpunkt ohne Folgeaktion und ohne Folgeart anlegen. |
| Reparatur erforderlich | „Auftrag erzeugen“ wählen und einen passenden Reparatur-Auftragsgegenstand hinterlegen. |
| Keine erneute Ausgabe vor Reparatur | Auftragserzeugung mit der Folgeart „Sperren“ kombinieren. |
| Irreparabler Mangel | Folgeart „Verschrotten“ nur bei fachlich eindeutigem Ausschlusskriterium verwenden. |
| Nachvollziehbare Aufträge | Für unterschiedliche Mangelarten geeignete Auftragsgegenstände verwenden, damit der erzeugte Auftrag den tatsächlichen Arbeitsbedarf beschreibt. |
