Mit der Auswertung „Lagerhüter“ ermitteln Sie lagergeführte Materialien, von denen seit längerer Zeit nichts mehr entnommen wurde, obwohl noch ein positiver Buchbestand vorhanden ist. Damit macht WAVE Bestände sichtbar, die weiterhin Lagerplatz und Kapital binden, im laufenden Materialverbrauch aber möglicherweise nur noch eine geringe Bedeutung haben.
Die Auswertung bewertet dabei nicht selbst, ob ein Material tatsächlich überflüssig ist. Sie liefert vielmehr eine gezielte Entscheidungsgrundlage: Welche Materialien liegen noch auf Lager, wann erfolgte die letzte Entnahme und welcher Buchwert ist mit dem verbliebenen Bestand verbunden?
Warum wird die Lagerhüterauswertung benötigt?
Ein vorhandener Lagerbestand ist nicht automatisch ein sinnvoller Lagerbestand. Materialien können über längere Zeit im Bestand verbleiben, obwohl sie nur noch selten oder gar nicht mehr benötigt werden. Ohne eine gezielte Auswertung fallen solche Bestände insbesondere in größeren Materiallagern nur schwer auf.
Die Lagerhüterauswertung verbindet deshalb drei Informationen miteinander: vorhandener Buchbestand, Zeitpunkt der letzten Entnahme und Wert des noch vorhandenen Bestands. Erst diese Kombination ermöglicht es, lange nicht bewegte Materialien gezielt zu prüfen.
Wichtig: „Lagerhüter“ bedeutet in WAVE zunächst nur, dass ein Material die Kriterien der Auswertung erfüllt. Eine lange Zeit ohne Entnahme ist kein automatischer Nachweis dafür, dass das Material nicht mehr benötigt wird. Beispielsweise können selten benötigte Ersatz- oder Reserveteile bewusst über lange Zeit vorgehalten werden.
Welche Materialien berücksichtigt WAVE?
Die Lagerhüterauswertung ist bewusst auf tatsächlich vorhandene, lagerrelevante Bestände beschränkt. Ein Material wird grundsätzlich nur berücksichtigt, wenn es als Lagerartikel geführt wird, nicht gesperrt ist, einen positiven Buchbestand besitzt und für das Material eine letzte Entnahme gespeichert ist.
Damit unterscheidet sich die Auswertung von einer allgemeinen Materialbestandsliste. Materialien ohne Bestand oder mit negativem Bestand sind für die Fragestellung „Welcher vorhandene Bestand wurde lange nicht mehr entnommen?“ nicht relevant und erscheinen deshalb nicht als Lagerhüter.
| Voraussetzung | Bedeutung für die Auswertung |
|---|---|
| Lagerartikel | Nur Materialien, die für die Lagerführung vorgesehen sind, werden ausgewertet. |
| Nicht gesperrt | Gesperrte Materialien werden nicht in die Lagerhüterliste aufgenommen. |
| Buchbestand > 0 | Es muss noch ein positiver Bestand vorhanden sein. |
| Letzte Entnahme vorhanden | Die zeitliche Einordnung setzt eine gespeicherte letzte Entnahme voraus. Materialien ohne ein solches Datum werden nicht als Lagerhüter ausgegeben. |
Die letzte Entnahme als entscheidendes Kriterium
Das zentrale Kriterium der Auswertung ist nicht das Alter des Materials und auch nicht das Datum des letzten Einkaufs. Entscheidend ist der Zeitpunkt der letzten Entnahme. Dadurch beantwortet die Auswertung die Frage, wie lange aus einem noch vorhandenen Materialbestand nichts mehr entnommen wurde.
Im Filter Letzte Entnahme vor geben Sie ein Stichtagsdatum vor. WAVE berücksichtigt dann Materialien, deren letzte Entnahme vor diesem Datum liegt. Wird die Auswertung erstmals beziehungsweise ohne gespeicherten individuellen Filter geöffnet, setzt WAVE dieses Datum auf ein Jahr vor dem aktuellen Tag.
Beispiel: Ist als Filterdatum der 1. Oktober 2025 eingestellt, werden Materialien berücksichtigt, deren gespeicherte letzte Entnahme vor dem 1. Oktober 2025 liegt und die gleichzeitig die übrigen Voraussetzungen der Lagerhüterauswertung erfüllen. Eine Entnahme genau am Filterdatum erfüllt das Kriterium „vor“ nicht.
Zeitliche Gruppen der Lagerhüter
Für eine schnellere Beurteilung ordnet WAVE die gefundenen Materialien automatisch danach, wie viele Tage seit der letzten Entnahme vergangen sind. Die Gruppen werden aus der Differenz zwischen dem aktuellen Datum und dem Datum der letzten Entnahme gebildet.
| Zeitraum seit letzter Entnahme | Einordnung |
|---|---|
| mindestens 10 Jahre | höchste Altersgruppe der Auswertung |
| mindestens 5 Jahre | langfristig ohne Entnahme |
| mindestens 1 Jahr | seit mindestens einem Jahr ohne Entnahme |
| mindestens 6 Monate | mittelfristig ohne Entnahme |
| mindestens 3 Monate | seit mehreren Monaten ohne Entnahme |
| mindestens 1 Monat | kurzfristigere Entnahmepause |
| weniger als 1 Monat | laufende beziehungsweise regelmäßige Entnahme |
Für diese Gruppierung rechnet WAVE einen Monat mit 30 Tagen und ein Jahr mit 365 Tagen. Die Gruppen dienen der übersichtlichen Einordnung der Treffer; die eigentliche Auswahl der Lagerhüter wird über das konkrete Filterdatum „Letzte Entnahme vor“ gesteuert.
Welche Informationen zeigt die Auswertung?
Für jeden gefundenen Lagerhüter stellt WAVE die Informationen zusammen, die für eine fachliche und wirtschaftliche Beurteilung besonders relevant sind.
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Materialnummer | Wird aus Materialgruppennummer und Materialnummer zusammengesetzt und ermöglicht die eindeutige fachliche Zuordnung. |
| Bezeichnung | Bezeichnung des Materials. |
| Bestandsdatum | Das am Material geführte Datum des Bestands. |
| Buchbestand | Aktuell geführte Bestandsmenge. Für Lagerhüter werden nur positive Buchbestände berücksichtigt. |
| Einheit | Einheit, in der der Materialbestand geführt wird. |
| Buchwert | Wert des vorhandenen Bestands. In der Anzeige wird er aus Buchbestand und letztem Einkaufspreis ermittelt. |
| Letzte Entnahme | Datum, an dem zuletzt Material entnommen wurde. Dieses Datum ist die Grundlage für Filterung und zeitliche Gruppierung. |
| Mandant | Kurzbezeichnung des Mandanten, dem das Material zugeordnet ist. |
Hinweis zum Buchwert: Der angezeigte Buchwert unterstützt die wirtschaftliche Priorisierung der Lagerhüter. Ein hoher Bestand mit langer Entnahmepause und hohem Buchwert kann beispielsweise eher einer Prüfung bedürfen als ein geringwertiger Reserveartikel. Die Auswertung trifft daraus jedoch keine automatische Entscheidung.
Auswertung filtern
Mit den Filtern grenzen Sie die Lagerhüter auf den für Ihre Fragestellung relevanten Bestand ein. Zur Verfügung stehen Mandant, Materialgruppe und Letzte Entnahme vor.
Ist der Benutzerzugriff auf die Daten des eigenen Mandanten beschränkt, berücksichtigt WAVE diese Berechtigung auch bei der Lagerhüterauswertung. Die Auswertung kann damit nicht dazu verwendet werden, die für den Benutzer geltende Mandantenbeschränkung zu umgehen.
Wie sollten Lagerhüter beurteilt werden?
Die Zeit seit der letzten Entnahme ist ein wichtiges Warnsignal, aber kein ausreichendes Entscheidungskriterium für sich allein. Die Auswertung sollte deshalb als Ausgangspunkt einer fachlichen Prüfung verstanden werden.
Abgrenzung zur Materialbestandsliste
Die Materialbestandsliste beantwortet vor allem die Frage, welche Bestände vorhanden sind. Die Lagerhüterauswertung verfolgt dagegen eine speziellere Fragestellung: Bei welchen noch vorhandenen positiven Beständen liegt die letzte Entnahme bereits längere Zeit zurück?
Deshalb verwendet die Lagerhüterauswertung zusätzliche Auswahlregeln und stellt die letzte Entnahme besonders heraus. Sie ist keine alternative Darstellung aller Materialien, sondern eine gezielte Analyse des ruhenden Lagerbestands.
Auswertung exportieren und weiterverwenden
Die Lagerhüterliste kann ausgegeben beziehungsweise als CSV-Datei exportiert werden. Dabei werden die gewählten Filter – Mandant, Materialgruppen und das Datum „Letzte Entnahme vor“ – an die Auswertung übergeben. Der verwendete Filter wird ebenfalls für die Ausgabe aufbereitet.
Der Export eignet sich insbesondere dann, wenn die gefundenen Bestände außerhalb der unmittelbaren Bildschirmauswertung geprüft, abgestimmt oder dokumentiert werden sollen.
Empfohlene Vorgehensweise
Zusammenfassung
Die Lagerhüterauswertung macht Materialien sichtbar, die weiterhin einen positiven Buchbestand besitzen, obwohl seit längerer Zeit keine Entnahme mehr erfolgt ist. WAVE berücksichtigt dafür aktive Lagerartikel mit vorhandenem Datum der letzten Entnahme und ordnet die Treffer anhand der seitdem vergangenen Zeit übersichtlich in Gruppen ein.
Ihr besonderer Nutzen liegt in der Verbindung von Entnahmehistorie, Bestandsmenge und Buchwert. Damit erhalten Sie eine Grundlage, um unnötige Kapitalbindung, überhöhte Bestände oder nicht mehr bedarfsgerechte Bevorratung zu erkennen. Ob ein gefundener Lagerhüter tatsächlich reduziert oder anderweitig behandelt werden sollte, bleibt jedoch eine fachliche Entscheidung.
