Mit Inventuren erfassen Sie den tatsächlichen Bestand Ihrer Lagerartikel zu einem Stichtag und gleichen ihn mit dem in WAVE geführten Sollbestand ab. WAVE strukturiert die Inventur nach Lagerorten und Materialgruppen, unterstützt die Erfassung der gezählten Mengen, stellt Zähl- und Differenzenlisten bereit und ermittelt nach Abschluss den wertmäßigen Lagerbestand.
Aufgabe einer Inventur
Eine Inventur hält den tatsächlichen Materialbestand zu einem bestimmten Stichtag fest. Für jeden einbezogenen Lagerartikel stehen sich dabei der von WAVE ermittelte Sollbestand und der tatsächlich gezählte Istbestand gegenüber. Aus beiden Mengen ergibt sich die Inventurdifferenz.
Die Inventur bildet zugleich einen wichtigen Bezugspunkt für die weitere Lagerführung. Nach ihrem Abschluss stehen die festgestellten Mengen und die zugehörige Bewertung als abgeschlossener Inventurstand zur Verfügung. Deshalb sollte eine Inventur erst abgeschlossen werden, wenn alle vorgesehenen Zählbereiche vollständig bearbeitet und erkennbare Differenzen geprüft wurden.
Inventuren finden und auswählen
Die Inventurübersicht zeigt unter anderem Mandant, Bezeichnung, Datum und Lagerwert. Standardmäßig stehen die jüngsten Inventuren oben. Über den Filter kann die Anzeige auf einen Mandanten beschränkt werden; zusätzlich kann nach Bezeichnung beziehungsweise einem konkreten Datum gesucht werden.
WAVE berücksichtigt dabei die für den Benutzer zulässigen Mandanten. Dadurch bleiben Inventuren organisatorisch dem jeweiligen Lager- beziehungsweise Mandantenkontext zugeordnet.
Eine neue Inventur anlegen
Beim Anlegen einer Inventur sind Inventurdatum und Mandant erforderlich. Aus dem Stichtag erzeugt WAVE automatisch die Bezeichnung der Inventur und ordnet sie dem entsprechenden Kalenderjahr als Geschäftsjahr zu.
Werden beim Anlegen keine Inventurgruppen ausdrücklich vorgegeben, baut WAVE die benötigte Struktur automatisch aus den vorhandenen Lagerorten und den dort relevanten Materialgruppen auf. Dadurch entsteht eine übersichtliche Gliederung, in der jeder Zählbereich durch die Kombination aus Lagerort und Materialgruppe beschrieben wird.
Inventurgruppen: Zählbereiche strukturieren
Inventurgruppen teilen eine Inventur in handhabbare Zählbereiche. Jede Gruppe besitzt genau einen Lagerort und eine Materialgruppe. Dieselbe Kombination darf innerhalb einer Inventur nicht mehrfach vorkommen. In der Übersicht werden die Gruppen nach Lagerort gegliedert und innerhalb des Lagerorts nach Materialgruppe geordnet.
Eine Inventurgruppe kann bei Bedarf ergänzt oder – solange die Inventur noch nicht abgeschlossen ist – bearbeitet beziehungsweise entfernt werden. Beim Anlegen einer neuen Gruppe erzeugt WAVE die dazugehörigen Inventurpositionen aus den passenden, nicht gesperrten Lagerartikeln.
Sollbestand, Istbestand und Differenz
| Angabe | Bedeutung |
|---|---|
| Materialnummer | Kennzeichnet den zu zählenden Lagerartikel; Materialgruppe und Materialnummer werden gemeinsam dargestellt. |
| Bezeichnung | Bezeichnung des Materials. |
| Sollbestand | Von WAVE aus den Materialbewegungen ermittelter rechnerischer Bestand für den Artikel und Lagerort. |
| Istbestand | Tatsächlich gezählte Menge. Diese Menge wird während der Inventur erfasst. |
| Differenz | Abweichung zwischen Ist- und Sollbestand: Istbestand minus Sollbestand. |
| Einheit | Mengeneinheit des Artikels. |
Wenn Soll- und Istbestand identisch sind, kann der Sollbestand in der Oberfläche direkt in den Istbestand übernommen werden. Bei der manuellen Erfassung unterstützt die Eingabemaske außerdem eine zügige Tastaturbedienung: Mit der Eingabetaste wird zum nächsten Eingabefeld gewechselt; ein leeres Feld wird dabei als 0 übernommen.
Mit Zähllisten arbeiten
Die Zählliste unterstützt die körperliche Bestandsaufnahme. Sie kann für die gesamte Inventur oder gezielt für einzelne Inventurgruppen erzeugt werden. Für die Ausgabe lässt sich die Sortierung der Inventurpositionen festlegen; das Dokument kann angezeigt oder direkt gedruckt werden.
Prüfen Sie Lagerorte und Materialgruppen und erzeugen Sie die benötigten Zähllisten.
Ermitteln Sie die tatsächlich vorhandenen Mengen am jeweiligen Lagerort.
Übertragen Sie die gezählten Mengen anschließend in die Inventurpositionen.
Eine Zählliste kann nur für eine bereits gespeicherte und noch nicht abgeschlossene Inventur beziehungsweise Inventurgruppe erzeugt werden. Sie ist damit ein Arbeitsdokument für die laufende Bestandsaufnahme und nicht für eine bereits festgeschriebene Inventur.
Differenzenlisten prüfen
Nach der Erfassung der Istbestände dient die Differenzenliste der Kontrolle. Sie stellt die Inventurpositionen so bereit, dass Abweichungen zwischen Soll- und Istbestand geprüft werden können. Eine Differenzenliste kann für die gesamte Inventur oder für ausgewählte Inventurgruppen erzeugt werden; auch hier kann die Sortierung der Positionen für die Ausgabe festgelegt werden.
Die Differenzenliste sollte nicht lediglich als Abschlussdokument betrachtet werden. Sie ist vor allem ein Arbeitsmittel zur Klärung auffälliger Positionen. Größere oder unerwartete Abweichungen sollten vor dem Abschluss der Inventur nachvollzogen werden – beispielsweise durch eine erneute Zählung oder durch Prüfung der während des Inventurzeitraums gebuchten Materialbewegungen.
Wann gilt ein Zählbereich als erledigt?
WAVE merkt sich für jede Inventurposition, ob eine Istmenge erfasst wurde. Eine Inventurgruppe gilt erst dann als erledigt, wenn sämtliche zugehörigen Positionen erfasst sind. Dabei ist auch ein Bestand von 0 ein gültiges Zählergebnis und muss als solcher erfasst werden; ein noch nicht ausgefülltes Feld bedeutet dagegen, dass die Position noch nicht bearbeitet wurde.
Diese Unterscheidung ist für den Abschluss wichtig: WAVE verhindert das Abschließen einer Inventur, solange noch Inventurgruppen mit nicht vollständig erfassten Positionen vorhanden sind.
Wie wird der Lagerwert ermittelt?
Die wertmäßige Inventur basiert nicht allein auf den gezählten Mengen. Für jede Inventurposition ermittelt WAVE zusätzlich einen Buchpreis zum Inventurstichtag und daraus einen Buchwert. Der Lagerwert der Inventur ergibt sich anschließend aus der Summe der Buchwerte aller Inventurpositionen.
Istbestand × Buchpreis = Buchwert der Inventurposition
Die Buchwerte der einzelnen Positionen werden anschließend zum Lagerwert der Inventur addiert.
Der Buchpreis wird stichtagsbezogen aus der Lagerbewertung ermittelt. Damit wird der Inventurbestand nicht einfach mit einem aktuell angezeigten Preis bewertet, sondern mit dem für den jeweiligen Inventurstichtag berechneten Buchpreis. Beim Abschluss der Inventur veranlasst WAVE deshalb eine erneute Berechnung der Buchwerte für das betreffende Geschäftsjahr und berechnet anschließend den Lagerwert der Inventur neu.
Der so ermittelte Lagerwert wird an der Inventur gespeichert und in der Inventurübersicht angezeigt. Dadurch steht für abgeschlossene Inventuren ein nachvollziehbarer wertmäßiger Gesamtbestand zum jeweiligen Stichtag zur Verfügung.
Inventur abschließen
Nach vollständiger Erfassung und Prüfung kann die Inventur als abgeschlossen gekennzeichnet werden. Vor dem Speichern prüft WAVE, ob alle Inventurgruppen erledigt sind. Erst wenn jede Position erfasst wurde, kann der Abschluss erfolgen.
Mit dem Abschluss wird die Inventur schreibgeschützt. Inventurgruppen und Inventurpositionen können danach nicht mehr wie während der laufenden Zählung verändert werden. Gleichzeitig stößt WAVE die für den Abschluss erforderlichen Folgearbeiten an: Die Lagerbewertung wird neu berechnet, der Lagerwert der Inventur wird ermittelt und die zugehörigen Materialkorrekturen werden gegen nachträgliche Änderungen geschützt.
Bestandsliste, Zählliste und Differenzenliste – welcher Ausdruck wofür?
| Dokument | Typischer Einsatz |
|---|---|
| Zählliste | Arbeitsgrundlage für die körperliche Bestandsaufnahme. Alternativ beziehungsweise ergänzend können Istbestände direkt mit der WAVE-App erfasst werden. |
| Differenzenliste | Kontrolle der Abweichungen nach der Erfassung; Grundlage für Nachzählungen und die Klärung auffälliger Bestände. |
| Bestandsliste | Dokumentation und Auswertung des Bestands. Sie ergänzt den operativen Zähl- und Kontrollprozess um die Bestandsübersicht. |
Empfohlener Ablauf
- Legen Sie die Inventur mit Mandant und Stichtag an.
- Prüfen Sie die automatisch erzeugten Zählbereiche aus Lagerorten und Materialgruppen.
- Erzeugen Sie bei papiergestützter Zählung die benötigten Zähllisten; alternativ erfassen Sie die Inventurdaten vor Ort mit der WAVE-App.
- Erfassen Sie für jede Position den tatsächlichen Istbestand – auch dann, wenn dieser 0 beträgt.
- Erzeugen und prüfen Sie die Differenzenliste und führen Sie bei auffälligen Abweichungen gegebenenfalls eine Nachzählung durch.
- Stellen Sie sicher, dass alle Inventurgruppen als erledigt gelten.
- Schließen Sie die Inventur erst danach ab. WAVE schreibt den Inventurstand fest und ermittelt den Lagerwert.
Inventuren verbinden in WAVE die körperliche Bestandsaufnahme mit der rechnerischen Lagerführung und der wertmäßigen Bewertung. Zähllisten beziehungsweise die mobile Inventurdatenerfassung mit der WAVE-App unterstützen die Aufnahme der Istbestände; Differenzenlisten dienen anschließend der Kontrolle. Erst wenn alle Positionen erfasst und Abweichungen geprüft sind, sollte die Inventur abgeschlossen werden. Beim Abschluss berechnet WAVE die stichtagsbezogenen Buchwerte und fasst sie zum Lagerwert der Inventur zusammen.
