Jahresrechnungsläufe vorbereiten, prüfen, ausführen und abschließen – einschließlich der endgültigen Vorab-Rechnungslegung ausgewählter Kunden.
Überblick und Ziel
Mit der Jahresrechnungserstellung werden die Verbrauchsabrechnungen eines Abrechnungsstichtags für die Kunden eines Verbandes verarbeitet. WAVE verbindet die Ermittlung abrechenbarer Kunden mit Plausibilitätskontrollen, Rechnungserzeugung, Dokumentenbereitstellung, Paketierung und Auswertungen.
Der Lauf wird als eigenständiger Vorgang angelegt, konfiguriert und gestartet. Die Verarbeitung kann über mehrere Bearbeitungsphasen laufen. Ein Proformalauf dient einer getrennten prüfenden Bearbeitung; die endgültige Fakturierung erzeugt reguläre Rechnungen.
Jahresrechnungslauf anlegen
In der Jahresrechnungsverwaltung wird ein neuer Lauf angelegt. Erforderlich sind der Verband, der Abrechnungsstichtag, das Rechnungsdatum, das Buchungsdatum und das Fälligkeitsdatum. Weitere Einstellungen steuern die Auswahl, die Prüfung und die Ausgabe.
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Verband | Legt den organisatorischen Abrechnungsbereich fest. |
| Ort und Straße | Ermöglichen die räumliche Eingrenzung des Laufs. |
| Kundennummernfilter | Grenzt die zu berücksichtigenden Kundennummern anhand ihres Anfangs ein. |
| Proforma | Kennzeichnet einen Proformalauf anstelle eines regulären Rechnungslaufs. |
| Automatische Fakturierung | Aktiviert den dafür vorgesehenen automatisierten Bearbeitungsweg. |
| Fehlende Ablesungen schätzen | Steuert die Behandlung fehlender Verbrauchswerte. |
| Abweichungsgrenzen | Grenzwerte für Mengen- und Prozentabweichungen sowie auffällige Guthaben und Nachzahlungen. |
| Abschlagserzeugung | Bestimmt die Behandlung der Abschläge für den Folgezeitraum. |
| Dokumentvorlage und Ausgabe | Legt Parameter für die Rechnungsdokumente fest. |
Die Konfiguration sollte vor dem Start geprüft werden. Nach Beginn der Verarbeitung wird der Lauf für Änderungen gesperrt.
Kundenauswahl und Abrechnungsvoraussetzungen
WAVE berücksichtigt die zum Verband und zur Auswahl passenden Kunden. Für die Auswahl sind insbesondere der zugeordnete Hausanschluss, die Orts- und gegebenenfalls Straßenzuordnung sowie der Kundennummernfilter relevant.
Vor der Fakturierung prüft das System, ob eine Abrechnung bereits existiert, eine Abrechnungssperre vorliegt, Abrechnungspositionen fehlen oder unvollständig sind, Ablesungen fehlen oder die berechneten Werte auffällig sind. Die Prüfung kann dazu führen, dass ein Kunde im aktuellen Verarbeitungsschritt nicht fakturiert wird. Der Grund wird in den Kontroll- beziehungsweise Protokolldaten sichtbar.
Vorbereitung und Vorprüfung
Vor dem endgültigen Lauf empfiehlt es sich, die Ablesungen und Abrechnungspositionen zu vervollständigen, Abrechnungssperren zu kontrollieren und die gewählten Grenzwerte für Auffälligkeiten festzulegen. Die statistischen Angaben des Jahresrechnungslaufs helfen, den Umfang und mögliche Hindernisse zu beurteilen.
Erkennbare Kennzahlen betreffen unter anderem die Gesamtzahl der Kunden, abrechenbare Kunden, bereits abgerechnete Kunden, Kunden mit Abrechnungssperre, unvollständige Abrechnungspositionen, fehlende Ablesungen, nicht schätzbare Fälle und die Zahl der erzeugten Rechnungen.
Proformalauf und Rechnungsvorschau
Ein Proformalauf ist von einer endgültigen Rechnungslegung zu unterscheiden. Er dient dazu, Ergebnisse und Auffälligkeiten vor dem regulären Abrechnungslauf zu prüfen. Bei Proformarechnungen werden die für die Rechnung darzustellenden Abschlagstermine berechnet, ohne dadurch reguläre Abschlagsdatensätze anzulegen.
Im automatisierten Bearbeitungsweg können vorhandene Vorschaurechnungen für die Prüfung von auffälligen Guthaben und Nachzahlungen herangezogen werden. Fehlt eine benötigte Vorschau, kann ihre Erzeugung angestoßen und der betreffende Kunde zunächst mit einem entsprechenden Hinweis zurückgestellt werden.
Vorab-Rechnungslegung ausgewählter Kunden
Die Vorab-Rechnungslegung bezeichnet die vorzeitige Erstellung endgültiger Jahresrechnungen für ausgewählte Kunden, bevor der reguläre Jahresrechnungslauf für die übrigen Kunden durchgeführt wird. Sie ist keine Simulation und kein Proformalauf.
Fachliches Prinzip
Ein Kunde kann bereits eine endgültige Jahresrechnung für den vorgesehenen Abrechnungsstichtag erhalten haben, während die übrigen Kunden noch nicht verarbeitet wurden. Beim späteren Jahresrechnungslauf erkennt WAVE solche Fälle anhand vorhandener Rechnungen: Berücksichtigt werden reguläre Rechnungen mit demselben Stichtag, die weder als Proforma noch als Vorschau gekennzeichnet und nicht storniert sind. Diese Kunden werden als bereits abgerechnet behandelt und nicht erneut fakturiert.
Vorgehen bei der Vorab-Rechnungslegung
- Den vorgesehenen Abrechnungsstichtag und die endgültigen Rechnungsdaten festlegen.
- Die ausgewählten Kunden anhand der vorhandenen Abrechnungsfunktionen gezielt fakturieren. Dabei muss tatsächlich eine reguläre Jahresrechnung entstehen.
- Die Rechnungen fachlich prüfen, insbesondere Verbrauchswerte, Abrechnungspositionen, angerechnete Zahlungen, Fälligkeit und neue Abschläge.
- Die endgültigen Rechnungsdokumente entsprechend dem vorgesehenen Zustellweg bereitstellen.
- Beim späteren regulären Jahresrechnungslauf denselben Abrechnungsstichtag verwenden, damit die bereits erstellten Rechnungen zuverlässig erkannt werden.
- Die Kennzahl und die Kontrollhinweise zu bereits abgerechneten Kunden prüfen.
Was beim regulären Jahresrechnungslauf geschieht
Der spätere Lauf prüft für jeden in Frage kommenden Kunden, ob für den Stichtag bereits eine gültige endgültige Rechnung vorliegt. Ist dies der Fall, wird der Kunde übersprungen und der Grund Bereits abgerechnet protokolliert. Auf diese Weise können vorzeitig fakturierte Kunden und die übrigen Kunden zum selben Stichtag verarbeitet werden, ohne dass der reguläre Lauf die vorab erzeugte Rechnung nochmals anlegt.
Besonderheiten und Kontrollen
| Situation | Auswirkung |
|---|---|
| Endgültige Rechnung zum gleichen Stichtag vorhanden | Der Kunde wird im späteren Lauf als bereits abgerechnet erkannt. |
| Nur Proformarechnung vorhanden | Sie erfüllt die Prüfung auf eine bereits erfolgte endgültige Abrechnung nicht. |
| Nur Rechnungsvorschau vorhanden | Auch sie zählt nicht als endgültige Jahresrechnung. |
| Vorab-Rechnung storniert | Die stornierte Rechnung zählt bei der Prüfung nicht als gültige bereits erfolgte Abrechnung. |
| Abweichender Stichtag | Die Erkennung als bereits abgerechnet für den regulären Lauf ist dadurch nicht gewährleistet. |
Die konkrete Benutzeraktion zur Einzelfakturierung kann je nach eingesetzter WAVE-Oberfläche über die Rechnungsverwaltung erfolgen. Eine spezielle Schaltfläche mit der Bezeichnung „Vorab-Rechnungslegung“ ist in den geprüften Jahresrechnungskomponenten nicht nachgewiesen; deshalb wird hier keine solche Bedienfunktion behauptet.
Automatische Fakturierung und Prüfregeln
Der automatische Bearbeitungsweg führt die Prüfungen für die Kunden schrittweise aus. Bereits abgerechnete Kunden, gesperrte Kunden, Fälle ohne Abrechnungsposition, unvollständige Positionen und fehlende Ablesungen können dabei mit ihrem jeweiligen Grund übersprungen werden.
Weitere Prüfungen berücksichtigen ungewöhnliche Mengenabweichungen sowie auffällige Nachzahlungen und Guthaben. Für die Prüfung dieser Beträge kann eine vorhandene Rechnungsvorschau erforderlich sein. Fehlende Vorschaurechnungen werden als eigener Bearbeitungsgrund ausgewiesen.
Der Ablauf ist damit nicht lediglich ein ungeprüfter Massenlauf: Er trennt abrechenbare Fälle von solchen, bei denen eine Prüfung oder Nachbearbeitung nötig ist.
Fehlende Ablesungen und Schätzung
Die Einstellungen zur Jahresrechnung enthalten die Option, fehlende Ablesungen schätzen zu lassen, sowie einen Schätzaufschlag. Die Verarbeitung unterscheidet fehlende Ablesungen und nicht schätzbare Fälle in ihren Kennzahlen.
Ob ein Kunde im konkreten Fall geschätzt oder zunächst zurückgestellt wird, hängt von den gewählten Einstellungen und den verfügbaren Abrechnungsgrundlagen ab. Vor der endgültigen Fakturierung sollten insbesondere die ausgewiesenen fehlenden und nicht schätzbaren Fälle kontrolliert werden.
Rechnungserzeugung und Abschläge
Bei der endgültigen Rechnungserzeugung entstehen Verbrauchsabrechnungen auf Basis der ermittelten Abrechnungsgrundlagen. Für Jahresrechnungen können zugleich Abschläge für den Folgezeitraum berechnet werden. Grundlage sind die erwarteten Beträge je Abgabeart und der hinterlegte Abschlagsrhythmus.
Bereits vorhandene manuell erfasste Abschläge bleiben erhalten. Automatisch erzeugte, noch nicht sollgestellte Abschläge können unter den vorgesehenen Bedingungen neu berechnet werden. Die Berechnung berücksichtigt vorhandene Abschläge, den jeweils gültigen Mehrwertsteuersatz, Mindestbeträge und die Verteilung auf die verbleibenden Termine. Negative neu berechnete Abschlagsbeträge werden auf null begrenzt.
Je nach Einstellung beginnt der maßgebliche Abschlagszeitraum an der Fälligkeit, am Rechnungsdatum oder am Stichtag. Bei der Vorab-Rechnungslegung sollten die dadurch entstehenden Abschlagstermine besonders sorgfältig kontrolliert werden.
Bearbeitungsphasen und Status
Der Jahresrechnungslauf verwendet differenzierte Bearbeitungszustände. Sichtbar sind unter anderem Offen, Automatisches Fakturieren, In Arbeit, Schätzung, Rechnungserzeugung, Dokumentenerzeugung, Paketierung, Berichterzeugung, Erledigt, Rechnungsstornierung und Storniert.
Die Statusangaben helfen dabei, laufende Vorgänge von abgeschlossenen und stornierten Läufen zu unterscheiden. In der Verwaltung stehen entsprechende Filter bereit. Ein gestarteter Lauf wird schreibgeschützt, um nachträgliche Änderungen an den Grundlagen während der Verarbeitung zu verhindern.
Dokumente, Versandwege und Paketierung
Nach der Rechnungserzeugung können die Dokumente nach Zustellwegen aufbereitet werden. Die Verarbeitung unterscheidet unter anderem Portal, Sammeldruck, Einzeldruck, E-Mail und XRechnung. Für die Dokumentbereitstellung werden getrennte Ausgabegruppen verwendet.
Die Jahresrechnungsverwaltung bietet eine gesonderte Paketierungsfunktion. Dabei kann die Paketierungsart ausgewählt und die Verwendung von Geschäftsbogenpapier berücksichtigt werden. Je nach gewählter Art werden Dokumente zusammengeführt oder in Pakete aufgeteilt.
Für die Kontrolle sind Kennzahlen zu den einzelnen Zustellwegen und Dokumentgruppen vorgesehen. Die konkrete Zustellung ist von der Erzeugung und Paketierung der Dokumente zu unterscheiden.
Kontrollen, Ergebnisse und Nachbearbeitung
Für die Nachbearbeitung stehen Kontrollinformationen zur Verfügung. Ein Kontrollhinweis enthält den Grund, ein Datum, einen Bearbeiter, einen Bezug und gegebenenfalls einen Stichtag. Aus einem kundenbezogenen Eintrag kann die Kundenverwaltung geöffnet werden.
Typische Prüfgründe sind bereits abgerechnet, Abrechnungssperre, fehlende oder unvollständige Abrechnungsposition, fehlende Ablesungen, Abweichung, auffälliges Ergebnis oder fehlende Vorschaurechnung. Die Hinweise ermöglichen es, gezielt die Fälle zu bearbeiten, die nicht regulär fakturiert wurden.
Nach der Bereinigung der Ursachen sollte geprüft werden, welcher Abrechnungsweg für die betroffenen Kunden erforderlich ist. Bereits endgültig abgerechnete Kunden dürfen dabei nicht versehentlich erneut fakturiert werden.
Empfohlener Ablauf
- Stichtag, Verband und Rechnungsdaten festlegen.
- Ablesungen, Abrechnungspositionen und Abrechnungssperren kontrollieren.
- Bei Bedarf einen Proformalauf durchführen und Auffälligkeiten prüfen.
- Ausgewählte Kunden, für die eine frühzeitige endgültige Rechnung benötigt wird, vorab fakturieren und deren Rechnungen kontrollieren.
- Den regulären Jahresrechnungslauf für den gleichen Stichtag vorbereiten und starten.
- Die Kennzahl „Bereits abgerechnete Kunden“ und die zugehörigen Kontrollhinweise prüfen.
- Übrige Prüf- und Ausnahmefälle bearbeiten.
- Dokumente erzeugen, paketieren und entsprechend dem Zustellweg weiterverarbeiten.
- Abschlusszahlen, Rechnungsanzahl und Auswertungen kontrollieren.
