VA-Rechnungen rechnen Leistungen und Abgaben für Kunden auf Grundlage der Abrechnungspositionen ab. WAVE verbindet die fachliche Berechnung mit der Anrechnung vorhandener Zahlungen, der Belegerstellung und – abhängig von den Voraussetzungen – der buchhalterischen Verarbeitung.
| Arbeitsbereich | Aufgabe |
|---|---|
| Rechnungsübersicht | Vorhandene Rechnungen finden, prüfen, ausgeben und stornieren. |
| Rechnungserstellung | Kunde, Rechnungsart, Stichtag und weitere Belegdaten bestimmen; Positionen ermitteln. |
| Abrechnung | Beträge, Steuern, Abschläge und anrechenbare Zahlungen verarbeiten. |
| Dokumentenausgabe | Rechnung als Dokument erzeugen, anzeigen, drucken oder über vorgesehene Zustellwege bereitstellen. |
| Elektronische Rechnung | Strukturierte Rechnungsdaten nach XRechnung-Konzept und ZUGFeRD-Format unterscheiden. |
Rechnungsübersicht und Suche
Die Rechnungsübersicht stellt die vorhandenen VA-Rechnungen zusammen. Angezeigt werden unter anderem Rechnungsnummer, Kundennummer, Kunde, Rechnungsdatum, Abrechnungsstichtag, Bruttobetrag, angerechnete Zahlungen und Wertstellungsdatum. Für stornierte Rechnungen stehen zusätzlich Stornodatum und Wertstellung der Stornierung zur Verfügung. Betrags- und Zahlungsspalten können in der Übersicht summiert werden.
Für die Suche stehen Rechnungsnummer, Kundennummer, Hausanschlussnummer, Verband, Name, Rechnungsart, Sachbearbeiter und das Kennzeichen für stornierte Rechnungen zur Verfügung. Datumsbereiche können für Stichtag, Rechnungsdatum und Wertstellungsdatum festgelegt werden. Die direkte Suche über eindeutige Nummern ist besonders zweckmäßig, wenn ein bestimmter Beleg geprüft werden soll.
Stornierte Rechnungen bleiben als eigenständige Vorgänge nachvollziehbar. Die Stornierung ist von einer bloßen Änderung der Rechnung zu unterscheiden.
Welche Rechnungsarten gibt es?
| Rechnungsart | Fachliche Verwendung und Besonderheit |
|---|---|
| Jahresrechnung | Abrechnung zum Jahresstichtag; WAVE kann den Stichtag aus der Verbandskonfiguration und dem bisherigen Abrechnungsverlauf vorbelegen. |
| Monatsrechnung | Abrechnung zu einem Monatsende; bei einer vorhandenen Monatsrechnung wird das folgende Monatsende vorgeschlagen, andernfalls das Ende des Vormonats. |
| Zwischenrechnung | Abrechnung zu einem Zwischenstichtag; kann bei der Ermittlung des folgenden Zahlungsanrechnungszeitraums berücksichtigt werden. |
| Teilrechnung | Abrechnung ausgewählter Abgabearten beziehungsweise Positionen; die Auswahl der Abgabeart bleibt für diese Rechnungsart relevant. |
| Schlussrechnung | Abschlussabrechnung, insbesondere beim Kundenabgang; der Abgangstag kann als Stichtag vorbelegt werden. Bei der Zahlungsanrechnung gilt eine besondere Behandlung. |
| Standrohrrechnung | Abrechnung im Zusammenhang mit einer Standrohrvermietung; die zugehörige Vermietung wird berücksichtigt. |
Zusätzlich ist eine Kennzeichnung als Proforma-Rechnung vorgesehen. Sie ist von einer regulären, buchungswirksamen Abrechnung zu unterscheiden. Die konkrete finanzielle Wirkung ergibt sich aus den hierfür geltenden Einstellungen und Verarbeitungsregeln.
Eine neue VA-Rechnung anlegen
Beim Anlegen wählen Sie zunächst den Kunden und die Rechnungsart. Abhängig vom Kundentyp werden Hausanschluss oder Standrohrvermietung zugeordnet. Der Abrechnungsstichtag steuert, bis zu welchem Zeitpunkt die Abrechnungspositionen ermittelt werden. Die Rechnungsnummer wird bei der Neuanlage vom System vergeben.
| Angabe | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde | Verbindliche Zuordnung des Belegs; Pflichtangabe. |
| Rechnungsart | Bestimmt die fachliche Abrechnungsform; Pflichtangabe. |
| Rechnungsdatum | Datum des Belegs; Pflichtangabe. |
| Stichtag | Zeitliche Grenze für die Abrechnung; Pflichtangabe. |
| Buchungs-/Wertstellungsdatum | Datum für die finanzielle Zuordnung; Pflichtangabe. |
| Fälligkeit | Datum, bis zu dem die Forderung fällig wird; Pflichtangabe. |
| Hausanschluss / Standrohrvermietung | Fachliche Zuordnung je nach Kunden- und Abrechnungsfall. |
| Abgabeart | Mögliche Eingrenzung der abzurechnenden Positionen. |
| Bemerkung und Rechnungstext | Ergänzende Informationen für den Beleg. |
| Proforma | Kennzeichnung einer nicht regulären Abrechnung. |
Nach der Auswahl des Kunden übernimmt WAVE die hinterlegten Daten für die Anschrift. Fehlt eine geeignete Anschrift, wird dies im Belegkontext kenntlich gemacht. Die Fälligkeit richtet sich vorrangig nach einer kundenspezifischen Zahlungsbedingung; ist keine hinterlegt, kann die Zahlungsbedingung des Verbands herangezogen werden.
Stichtag und Abrechnungsfolge
Bei Jahresrechnungen orientiert sich die Vorbelegung am Stichtag des Verbands und an der bisherigen Rechnungshistorie. Nach einer vorhandenen Jahresrechnung wird der nächste Jahresstichtag vorgeschlagen. Bei einer Schlussrechnung ist das Abgangsdatum des Kunden maßgeblich, soweit es hinterlegt ist. Der vorgeschlagene Stichtag sollte vor dem Speichern fachlich geprüft werden.
Abrechnungspositionen
Sobald Kunde, Rechnungsart und Stichtag feststehen, lädt WAVE die dazugehörigen Abrechnungspositionen. Änderungen an diesen Angaben führen bei einer neuen Rechnung zu einer erneuten Ermittlung. Die Rechnung kann nicht gespeichert werden, wenn keine Rechnungspositionen vorhanden sind.
Die Positionen bilden die Grundlage für die Netto- und Bruttosumme. Je nach Tarif- und Umsatzsteuerkonfiguration werden Beträge netto oder brutto interpretiert und die Steueranteile entsprechend berücksichtigt. Maßgeblich sind die gültigen Abrechnungs- und Tarifdaten.
Abschläge und Zahlungen berücksichtigen
Neben den eigentlichen Abrechnungsbeträgen berücksichtigt WAVE die für den Abrechnungsfall relevanten Abschläge und anrechenbaren Zahlungen. Dadurch wird zwischen dem Wert der abgerechneten Leistungen und dem tatsächlich noch zu zahlenden Betrag unterschieden.
Bei neuen Rechnungen wird die Summe anrechenbarer Zahlungen nach Kunde und gegebenenfalls Hausanschluss sowie Abgabeart ermittelt. Als Beginn kann der Tag nach dem Stichtag der letzten Jahres- oder Zwischenrechnung dienen. Für das Ende wird ein ausdrücklich eingetragenes Datum oder der aus den Positionen abgeleitete Zeitraum verwendet.
Bei einer Schlussrechnung wird die Zahlungsanrechnung nicht durch das gewöhnliche Bis-Datum begrenzt. Damit können die für den Abschluss relevanten Zahlungen unabhängig von einer solchen Datumsgrenze berücksichtigt werden.
Bei der buchhalterischen Verarbeitung werden Sollstellungen, Abschlagsausgleiche, Forderungen und gegebenenfalls Steueranteile anhand der hinterlegten Kontenzuordnungen verarbeitet. Fehlen erforderliche Konten, kann die Verarbeitung mit einem Fehler abgebrochen werden. Für Standrohrrechnungen sind außerdem besondere Buchungsvorgänge im Zusammenhang mit der Kaution vorgesehen.
Rechnung prüfen und speichern
- Stammdaten prüfen: Stimmen Kunde, Anschrift, Hausanschluss und gegebenenfalls Standrohrvermietung?
- Zeitraum prüfen: Entsprechen Rechnungsart und Stichtag dem gewünschten Abrechnungsfall?
- Positionen prüfen: Sind alle erwarteten Abgaben und Tarife vorhanden?
- Finanzdaten prüfen: Sind Brutto-/Nettobeträge, angerechnete Zahlungen, Fälligkeit und Buchungsdatum plausibel?
- Ausgabe prüfen: Sind Vorlage und Zustellweg für den Empfänger geeignet?
Bereits angelegte VA-Rechnungen sind in der regulären Bearbeitungsansicht schreibgeschützt. Korrekturen an der fachlichen Abrechnung erfolgen deshalb nicht durch nachträgliches Überschreiben der ursprünglichen Rechnungspositionen. Für fehlerhafte Abrechnungen steht der Stornierungsprozess zur Verfügung.
Rechnungsdokument und Zustellung
Für eine vorhandene Rechnung kann das Rechnungsdokument aufgerufen oder erzeugt werden. Bei der erstmaligen Dokumentenerstellung kann eine Vorlage gewählt werden. Ist das Dokument bereits erstellt, kann es erneut geöffnet und über die vorgesehenen Ausgabeoptionen angezeigt, gedruckt oder per E-Mail versendet werden.
Die Ausgabe bietet je nach Konfiguration die Verwendung eines Geschäftsbogens, die Druckerauswahl, die E-Mail-Zustellung und einen Mail-to-Brief-Weg. Ob die E-Mail-Ausgabe angeboten wird, hängt davon ab, ob für den Kunden eine geeignete E-Mail-Adresse hinterlegt ist; eine spezielle Adresse für elektronische Rechnungen kann Vorrang vor der allgemeinen E-Mail-Adresse haben.
Anschrift aktualisieren
Über die Funktion Anschrift aktualisieren kann die im Rechnungsdatensatz hinterlegte Anschrift neu ermittelt werden. Die Funktion erfordert eine Bestätigung. Sie ändert nicht die ursprünglichen Abrechnungspositionen; vor einer erneuten Ausgabe sollte dennoch geprüft werden, welche Anschrift auf dem Beleg erscheinen soll.
Elektronische Rechnungen: Grundlagen
Eine elektronische Rechnung im strukturierten Sinn besteht nicht lediglich aus einem per E-Mail versendeten PDF. Sie enthält maschinenlesbare Rechnungsdaten, die andere Systeme automatisiert prüfen und verarbeiten können. Für WAVE sind insbesondere die Formate XRechnung und ZUGFeRD relevant.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Grundform | Strukturierte XML-Rechnung. | PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter strukturierter XML. |
| Menschenlesbare Ansicht | Für die direkte Betrachtung ist regelmäßig eine geeignete Darstellung erforderlich. | Das PDF enthält eine unmittelbar lesbare Rechnungsansicht. |
| Maschinelle Verarbeitung | Erfolgt anhand der XML-Daten. | Erfolgt anhand der im PDF eingebetteten XML-Daten. |
| WAVE-Bezug | Eine XRechnung-orientierte XML-Erzeugung ist in der vorhandenen Rechnungslogik angelegt. | Für VA-Rechnungen ist die Erzeugung eines ZUGFeRD-PDF mit Profil EN 16931 konkret implementiert. |
XRechnung: Strukturierte XML-Daten
Die XRechnung basiert auf einem strukturierten Datensatz. Die vorhandene Verarbeitung kann Rechnungsinformationen in einer Cross-Industry-Invoice-Struktur (CII) aufbauen. Dazu gehören insbesondere Dokumentdaten, Rechnungsaussteller, Rechnungsempfänger, Positionen, Steuerinformationen, Zahlungsbedingungen und Gesamtbeträge.
Für das XRechnung-Profil ist eine eigene Profilkennung vorgesehen; zusätzlich wird eine Kennung für den elektronischen Geschäftsprozess eingetragen. Als Empfängerreferenz kann eine Leitweg-ID aus den Debitorendaten verwendet werden. Sie dient der Zuordnung einer Rechnung zum vorgesehenen Empfänger, insbesondere in Verwaltungsprozessen.
Die bereitgestellten Bestandteile belegen die technische Erstellung strukturierter CII-Daten auch für VA-Rechnungen. Sie belegen jedoch nicht eindeutig, dass die VA-Benutzeroberfläche eine separate XRechnung-XML-Datei als eigenen Ausgabeweg anbietet oder an ein bestimmtes Portal übermittelt. Eine solche Bedienfunktion wird deshalb hier nicht behauptet.
ZUGFeRD: Lesbares PDF und eingebettete XML
Bei der ZUGFeRD-Ausgabe wird zunächst die übliche PDF-Rechnungsansicht erzeugt. Für die VA-Rechnung erstellt WAVE dazu eine strukturierte Rechnungs-XML im Profil ZUGFeRD EN 16931. Anschließend werden die XML-Daten in ein PDF/A-3-Dokument eingebettet. Die eingebettete Datei trägt die Bezeichnung factur-x.xml.
Der Empfänger kann das PDF wie eine gewöhnliche Rechnung öffnen und lesen. Eine geeignete Rechnungssoftware kann zusätzlich die enthaltenen XML-Daten auswerten. Damit verbindet ZUGFeRD die gewohnte Belegansicht mit einem strukturierten Datenaustausch.
Die ZUGFeRD-Erzeugung ist in WAVE über einen Systemparameter aktivierbar. Vor der Einbettung wird die XML gegen die vorgesehenen Regeln validiert; nach der Einbettung wird auch das fertige ZUGFeRD-PDF validiert. Schlägt eine dieser Prüfungen fehl, wird der Fehler nicht stillschweigend als erfolgreiche elektronische Rechnung behandelt.
Welche Informationen fließen in die elektronische VA-Rechnung ein?
| Informationsbereich | Inhalt |
|---|---|
| Rechnungsidentifikation | Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Dokumenttyp. |
| Beteiligte | Rechnungsaussteller, Rechnungsempfänger und zugehörige Adress-/Identifikationsangaben. |
| Empfängerreferenz | Soweit hinterlegt, insbesondere Leitweg-ID. |
| Abrechnungspositionen | Bezeichnung, Mengen-/Preisangaben und positionsbezogene Abrechnungsinformationen. |
| Steuern und Summen | Steuerinformationen sowie die Rechnungs- und Zahlungsbeträge. |
| Zahlungsinformationen | Zahlungsbedingungen und verfügbare Bankverbindungsdaten. |
Ein gewöhnliches PDF oder ein PDF/A-Dokument ohne eingebettete Rechnungs-XML ist keine ZUGFeRD-Rechnung. Entscheidend sind die tatsächlich eingebetteten strukturierten Daten und die erfolgreiche Validierung.
XRechnung oder ZUGFeRD verwenden?
Welche Variante der Rechnungsempfänger akzeptiert, hängt von dessen Vorgaben ab. XRechnung eignet sich für einen XML-basierten Austausch, während ZUGFeRD zugleich eine lesbare PDF-Ansicht bereitstellt. Die Formate dürfen nicht mit dem Übermittlungsweg verwechselt werden: E-Mail, Portal und andere Transportwege sind eigenständige Fragen. Für die konkrete Zustellung sind die Empfängervorgaben maßgeblich.
Rechnungen stornieren
Eine bereits erstellte VA-Rechnung kann über die Rechnungsübersicht storniert werden, sofern sie noch nicht storniert ist. WAVE bietet dazu einen eigenen Dialog. Dort kann unter anderem das Buchungsdatum der Stornierung festgelegt werden; zusätzlich stehen Optionen zur Behandlung von Abschlägen sowie zur Ausgabe des Stornodokuments zur Verfügung.
Bei der Stornierung werden die buchhalterischen Auswirkungen der ursprünglichen Rechnung berücksichtigt. Bereits vorhandene Zuordnungen offener Posten können im Zuge der Rückabwicklung aufgehoben werden, damit Rechnungs- und Stornovorgänge korrekt verarbeitet werden können. Bei Jahresrechnungen können auch für Folgezeiträume erzeugte Abschläge betroffen sein.
Eine Stornierung kann über die reine Dokumentenausgabe hinaus Auswirkungen auf Abschläge, offene Posten und Buchungen haben. Insbesondere die Option zur Stornierung von Abschlägen sollte bewusst gewählt werden.
Auswertung und DATEV-Export
Die Rechnungsübersicht kann als CSV exportiert oder als Liste gedruckt werden. Daneben steht ein gesonderter DATEV-Export zur Verfügung. Dabei können unter anderem der Abrechnungszeitraum, die Auswahl bereits exportierter beziehungsweise noch nicht exportierter Vorgänge und eine Exportnummer eine Rolle spielen. Dieser Finanzbuchhaltungsexport ist von der elektronischen Rechnungsstellung im Format XRechnung oder ZUGFeRD zu unterscheiden.
Empfehlungen für die Praxis
- Vor dem Erzeugen Abrechnungsstichtag, Rechnungsart und Positionen kontrollieren.
- Zahlungen und Abschläge gesondert prüfen, insbesondere bei Schlussrechnungen.
- Empfängerdaten aktuell halten; bei elektronischen Rechnungen insbesondere Referenzen und Zustelladressen.
- Ausgabeformat nach den Vorgaben des Rechnungsempfängers wählen.
- Stornierungen nur nach Prüfung der finanziellen Folgewirkungen durchführen.
- DATEV-Export und Rechnungsversand als getrennte Prozesse behandeln.
WAVE unterstützt die Erstellung und Verwaltung verschiedener VA-Rechnungsarten, die Ermittlung von Abrechnungspositionen, die Anrechnung relevanter Zahlungen, die Belegausgabe und die buchhalterische Verarbeitung. Für die elektronische Rechnung ist insbesondere die ZUGFeRD-Erzeugung im Profil EN 16931 mit eingebetteter XML und zweistufiger Validierung nachgewiesen. Die strukturierte CII-Erzeugung bildet auch die technische Grundlage für XRechnung; ein eigenständiger VA-XRechnungs-Versandweg ist aus den vorliegenden Unterlagen dagegen nicht eindeutig ersichtlich.
