Wiedervorlagen unterstützen Sie dabei, fällige Aufgaben, Prüfungen und auffällige Sachverhalte in WAVE nicht aus dem Blick zu verlieren. Sie können Wiedervorlagen selbst zu einem konkreten Vorgang anlegen. Darüber hinaus erzeugt WAVE für zahlreiche fachliche Situationen automatisch Wiedervorlagen, sobald ein entsprechender Handlungsbedarf erkannt wird.
Wozu dienen Wiedervorlagen?
Eine Wiedervorlage ist kein eigener Geschäftsvorgang. Sie weist vielmehr darauf hin, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt ein vorhandener Vorgang, Datensatz oder Zustand erneut betrachtet werden sollte. Der fachliche Datensatz – beispielsweise ein Kunde, Auftrag, Zähler, Indirekteinleiter oder eine Störung – bleibt dabei das eigentliche Arbeitsobjekt.
Damit bilden Wiedervorlagen eine modulübergreifende Aufgaben- und Hinweisliste. Sie können sowohl persönliche Erinnerungen als auch systemseitig festgestellte Bearbeitungsbedarfe enthalten. WAVE verknüpft eine Wiedervorlage nach Möglichkeit mit dem zugrunde liegenden Objekt, sodass Sie von der Wiedervorlage direkt in den fachlichen Zusammenhang wechseln können.
Eine von einem Benutzer bewusst angelegte Erinnerung, beispielsweise um einen Auftrag, Kunden oder anderen Vorgang an einem späteren Tag erneut zu prüfen.
Ein von WAVE erzeugter Hinweis auf einen fachlich erkannten Zustand, eine Frist, eine Abweichung oder einen noch offenen Bearbeitungsschritt.
Wiedervorlagen anzeigen
Wiedervorlagen werden in WAVE sowohl in eigenen Listen als auch kontextbezogen bei verschiedenen Fachobjekten angezeigt. Daneben können Wiedervorlagen in einem Dashboard-Widget erscheinen. Das Widget kann auf die Wiedervorlagen des aktuellen Benutzers eingeschränkt werden und zeigt offene Wiedervorlagen nach Fälligkeit sortiert an.
Die zentrale Liste enthält insbesondere das Wiedervorlagedatum, den gegebenenfalls zugeordneten Benutzer, das Modul, das Identifikationsmerkmal des betroffenen Objekts, den Grund und eine Bemerkung. Damit lässt sich bereits in der Übersicht erkennen, wann und warum eine Bearbeitung erforderlich ist und worauf sich der Hinweis bezieht.
Die Listen stehen für unterschiedliche WAVE-Anwendungsbereiche zur Verfügung, beispielsweise Auftragsabrechnung, Verbrauchsabrechnung, Hausanschlussverwaltung und Technische Anlagen. Dadurch können Wiedervorlagen passend zum jeweiligen Arbeitsbereich bereitgestellt werden.
Fällige und zukünftige Wiedervorlagen
Das Wiedervorlagedatum bestimmt, ab wann ein Eintrag regulär in der allgemeinen Wiedervorlagenliste berücksichtigt wird. Standardmäßig werden dort nur Wiedervorlagen angezeigt, deren Datum erreicht oder überschritten ist. Über die Option Zukünftige anzeigen können zusätzlich Wiedervorlagen eingeblendet werden, deren Termin noch bevorsteht.
Wird die Wiedervorlagenliste dagegen direkt zu einem bestimmten Objekt geöffnet, steht der Objektbezug im Vordergrund. Dadurch können auch die zu diesem Objekt gehörenden Wiedervorlagen gezielt betrachtet werden.
Praxis: Für die tägliche Bearbeitung genügt normalerweise die Ansicht der fälligen Wiedervorlagen. Die Anzeige zukünftiger Wiedervorlagen eignet sich insbesondere zur vorausschauenden Arbeitsplanung.
Wiedervorlagen filtern
Die Wiedervorlagenliste kann nach Benutzer, Modul und Wiedervorlagegrund eingeschränkt werden. Zusätzlich können erledigte und zukünftige Wiedervorlagen ein- oder ausgeblendet werden. Je nach Aufrufkontext können weitere Einschränkungen durch den Anwendungsbereich, die Anlagenart oder das aktuell betrachtete Fachobjekt wirksam sein.
Ohne ausdrücklich ausgewählten Benutzer berücksichtigt WAVE nicht beliebig alle vorhandenen Einträge. Die Anzeige orientiert sich am angemeldeten Benutzer, seinen für Wiedervorlagen eingerichteten Gründen, seinen Modulberechtigungen und dem Mandanten. Dadurch wird die Wiedervorlagenliste auf die für den jeweiligen Arbeitsplatz relevanten Hinweise begrenzt.
Eine manuelle Wiedervorlage anlegen
Manuelle Wiedervorlagen werden typischerweise im Kontext eines vorhandenen Objekts angelegt. WAVE übernimmt dabei den Objektbezug und – soweit verfügbar – ein geeignetes Identifikationsmerkmal. Bei einer neuen manuellen Wiedervorlage wird als Wiedervorlagedatum zunächst der folgende Tag vorgeschlagen; als Grund wird Sonstige Wiedervorlage vorbelegt.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Wiedervorlage am | Termin, ab dem die Wiedervorlage fällig ist. |
| Wiedervorlage für | Optionaler Benutzer, dem die Wiedervorlage persönlich zugeordnet ist. |
| Grund | Beschreibt, weshalb der Vorgang erneut bearbeitet werden soll. |
| Identifikationsmerkmal | Kennzeichnet das zugrunde liegende Objekt oder den Sachverhalt. |
| Bemerkung | Ergänzende Informationen für die spätere Bearbeitung. |
Für eine gültige Wiedervorlage müssen unter anderem ein Wiedervorlagegrund, eine Bezeichnung bzw. ein Identifikationsmerkmal, ein Datum sowie der fachliche Bezug vorhanden sein. WAVE speichert außerdem, wann und durch wen die Wiedervorlage erstellt beziehungsweise bearbeitet wurde.
Das zugehörige Objekt öffnen
Bei objektbezogenen Wiedervorlagen kann WAVE den zugrunde liegenden Datensatz öffnen. Unterstützt werden zahlreiche fachliche Kontexte, unter anderem Aufträge, Arbeitszettel, Kunden, Hausanschlüsse, Anträge, Indirekteinleiter, Kleinkläranlagen, Dokumente, Personal, Materialien, Zähler und Zählerbewegungen, Standrohre und Standrohrvermietungen, Ratenzahlungsvereinbarungen, Lastschriften, Dosierstationen und Störungen.
Damit dient die Wiedervorlagenliste nicht nur als Hinweisübersicht, sondern zugleich als Einstieg in die eigentliche Bearbeitung. Ist kein aufrufbarer Objektbezug vorhanden, wird stattdessen die Wiedervorlage selbst zur Bearbeitung geöffnet.
Wiedervorlage erledigen
Ist der Anlass einer Wiedervorlage abgearbeitet, kann sie über Erledigen abgeschlossen werden. WAVE dokumentiert dabei den Erledigungszeitpunkt und den Benutzer, der die Erledigung vorgenommen hat. Bereits erledigte Wiedervorlagen können nicht erneut inhaltlich verändert werden.
Erledigte Einträge bleiben für die Nachvollziehbarkeit erhalten und können über den Filter Erledigte anzeigen wieder in die Liste aufgenommen werden. Das Erledigen ist daher fachlich etwas anderes als das Löschen.
Wichtig: Eine Wiedervorlage sollte erledigt werden, wenn der zugrunde liegende Bearbeitungsbedarf abgeschlossen ist. Das Löschen ist dagegen für Einträge vorgesehen, die nicht mehr benötigt werden. Bei automatisch erzeugten Wiedervorlagen kann WAVE den Lebenszyklus zusätzlich selbst steuern.
Automatisch generierte Wiedervorlagen
Ein wesentlicher Teil des Wiedervorlagensystems arbeitet automatisch. Fachmodule prüfen bestimmte Zustände und erzeugen einen Hinweis, wenn eine definierte Situation eintritt. Solche Wiedervorlagen werden als systemseitige Einträge geführt und sind von einer bewusst durch einen Benutzer angelegten Erinnerung unterscheidbar.
Bei vielen Prüfungen berechnet WAVE den aktuellen Zustand neu: Nicht mehr zutreffende offene System-Wiedervorlagen werden entfernt und – sofern der Auslöser weiterhin besteht – passend zum aktuellen Sachverhalt neu angelegt. Zusätzlich verhindert die zentrale Verarbeitung bei vielen systemseitigen Einträgen, dass für denselben Grund, dieselbe Datenkategorie, dasselbe Modul und dasselbe Objekt unnötig mehrere offene Wiedervorlagen entstehen. Besteht bereits ein entsprechender offener Eintrag, können dessen Bezeichnung und Bemerkung aktualisiert werden.
Ob ein bestimmter automatischer Hinweis tatsächlich erzeugt wird, hängt vom jeweiligen Fachprozess und davon ab, ob der zugehörige Wiedervorlagegrund aktiv ist. Die Wiedervorlage ist deshalb als Ergebnis einer fachlichen Prüfung zu verstehen – nicht als Ersatz für diese Prüfung.
Beispiele für systemseitig vorgesehene Wiedervorlagegründe
WAVE kennt eine große Zahl vordefinierter Gründe. Dazu gehören insbesondere:
- Überprüfung der Gefahreneinstufung des Indirekteinleiters
- Ausstehende Probennahme / Eigen-Probenahme / Kontrolle / Eigen-Kontrolle beim Indirekteinleiter
- Fällige bzw. ausstehende Entsorgung und fällige Revision
- Bevorstehende Wassersperre und fehlender Sperrauftrag
- Mindestbestand unterschritten
- Fälligkeit von Ratenzahlungen, ausgelaufene Ratenzahlungsvereinbarung und Ratenzahler mit Guthaben
- Neuer Antrag und nicht fakturierter Antrag
- Nicht plausibler Zählerstand, fehlerhafte Zählerbewegung, ausgebauter Zähler, Änderung der Zählergröße und Fristablauf eines Zählerwechseltermins
- Offene Störmeldung, offener Störbericht und nicht disponierte Störung
- Standrohrüberprüfung und überfällige Standrohrrückgabe
- Abrechnungsposition ohne Tarif- oder Kundenzuordnung
- Nicht disponierter Auftrag, ausstehende Auftragsbearbeitung und fehlende Auftragsdaten
- Nicht erledigte Zahlungserfassung, unvollständig importierter Kontoauszug und fehlende Lastschrift
- Dokument ohne Kontext und Fehler beim Mailversand
- Fälliges Ausführungsintervall
- Hausanschluss nicht importiert
- Antwort ausstehend
- Materialbestandskorrektur statt einer Inventurposition angelegt
- Arbeitszettel mit Wiedervorlage, neuer Arbeitszettel oder Arbeitszettel ohne gültige Personalkategorie
- Anschrift geändert
- Fehlerhafte Probe
- Inaktive oder ungültige Bankverbindung sowie neue Bankverbindung
- Einleitungsgenehmigung abgelaufen bzw. fehlende wasserrechtliche Genehmigung
- Bevorstehende Wartung einer Vorbehandlungsanlage
- Ausstehende Kundenbenachrichtigung
- EBICS-Zertifikat muss bestätigt werden
- Kundenportalkonto ohne Kundenzuordnung (Akkreditierung ausstehend)
Beispiel Materialbestand: Wird festgestellt, dass Artikel ihren Signalbestand unterschreiten, kann WAVE eine Wiedervorlage zum Mindestbestand erzeugen. Der Hinweis enthält die Anzahl der betroffenen Artikel. Ist später kein Unterbestand mehr vorhanden, wird der zuvor erzeugte offene Systemhinweis bei der Neuberechnung entfernt.
Beispiel Indirekteinleiter: Für wiederkehrende Eigenkontrollen kann WAVE anhand des letzten Kontrolldatums und des in der Abwasserrelevanzstufe hinterlegten Intervalls ermitteln, ob eine Kontrolle aussteht. Ist noch keine entsprechende Kontrolle dokumentiert oder ist der nächste Termin überschritten, kann eine Wiedervorlage entstehen.
Beispiel Zähler: Erkennt WAVE bei einer Zählerbewegung eine Änderung der Zählergröße, kann dies als eigener Wiedervorlagegrund gemeldet werden. Die Wiedervorlage verweist auf die betreffende Zählerbewegung und ermöglicht so die gezielte Nachbearbeitung.
Wiedervorlagegründe und Benutzerzuordnung
Wiedervorlagegründe steuern, welche Arten von Hinweisen in WAVE verwendet werden. Ein Grund besitzt eine fachliche Bezeichnung und kann aktiv oder inaktiv sein. Für Benutzer können Wiedervorlagegründe gezielt zugeordnet werden. Diese Zuordnung ist für die persönliche Sicht auf die Wiedervorlagen von Bedeutung: Ohne explizit ausgewählten Benutzer zeigt WAVE nur Gründe, die für den angemeldeten Benutzer eingerichtet sind.
Die Benutzerzuordnung verhindert, dass jeder Anwender sämtliche systemweit entstehenden Hinweise bearbeiten muss. In Verbindung mit Modulberechtigungen, Anwendungsbereich und Mandant erhält jeder Benutzer eine auf seinen Aufgabenbereich zugeschnittene Auswahl.
Benachrichtigung per E-Mail
Für die Zuordnung eines Wiedervorlagegrundes zu einem Benutzer kann festgelegt werden, dass entsprechende Wiedervorlagen zusätzlich per E-Mail versendet werden. Voraussetzung ist unter anderem, dass beim Benutzer beziehungsweise dem zugehörigen Personalstamm eine nutzbare E-Mail-Adresse vorhanden ist und Benutzer sowie Personal nicht gesperrt oder gelöscht sind.
Der automatische Versand berücksichtigt nur entsprechend konfigurierte Wiedervorlagegründe und erfolgt an Geschäftstagen. Eine E-Mail kann mehrere passende Wiedervorlagen zusammenfassen. Je nach Art des Hinweises können außerdem Verknüpfungen zum betroffenen WAVE-Objekt oder fachlich erzeugte Anhänge enthalten sein.
Zusätzlich kann je Benutzer und Wiedervorlagegrund festgelegt werden, dass eine per E-Mail versandte Wiedervorlage anschließend automatisch als erledigt gekennzeichnet wird. In diesem Fall dokumentiert WAVE die Erledigung als systemseitig durch die E-Mail-Verarbeitung erfolgt.
Beachten Sie: Die E-Mail-Benachrichtigung ist eine zusätzliche Zustellform. Ob eine Wiedervorlage nach dem Versand offen bleibt oder automatisch erledigt wird, hängt von der Konfiguration des jeweiligen Wiedervorlagegrundes für den Benutzer ab.
Persönliche und allgemeine Wiedervorlagen
Eine Wiedervorlage kann einem bestimmten Benutzer zugeordnet sein oder ohne persönliche Benutzerzuordnung als allgemeiner fachlicher Hinweis vorliegen. Persönlich zugeordnete Wiedervorlagen werden gezielt für diesen Benutzer berücksichtigt. Allgemeine Wiedervorlagen werden anhand der eingerichteten Wiedervorlagegründe und der Berechtigungen den dafür zuständigen Benutzern zugänglich gemacht.
Diese Trennung ist besonders für automatisch erzeugte Hinweise wichtig: Ein fachlicher Fehler oder eine fällige Prüfung muss nicht schon bei der Erzeugung einer einzelnen Person gehören. Über die Konfiguration der Wiedervorlagegründe lässt sich festlegen, welche Benutzer solche Hinweise erhalten.
Bearbeiten, Löschen, Exportieren und Drucken
Offene Wiedervorlagen können – soweit die jeweilige Ansicht und Berechtigung dies zulassen – bearbeitet werden. Beim Speichern schützt WAVE vor konkurrierenden Änderungen durch andere Benutzer. Eine bereits erledigte Wiedervorlage ist nicht mehr veränderbar.
In der eigenständigen Listenansicht können Wiedervorlagen außerdem als CSV-Datei exportiert oder gedruckt werden. Die Ausgabe berücksichtigt die aktuelle Filterung. Daneben stehen die üblichen Listenfunktionen zum Zurücksetzen des Filters, Markieren und Aktualisieren zur Verfügung.
Empfohlene Arbeitsweise
Zusammengefasst: Wiedervorlagen verbinden Terminüberwachung, persönliche Aufgaben und automatische fachliche Prüfungen. Manuelle Wiedervorlagen erinnern an bewusst geplante Nacharbeiten; automatisch erzeugte Wiedervorlagen machen auf von WAVE erkannte Fristen, Abweichungen und offene Bearbeitungsschritte aufmerksam. Durch Objektbezug, Benutzerzuordnung, Filterung und optionale E-Mail-Benachrichtigung werden die Hinweise gezielt dort bereitgestellt, wo sie bearbeitet werden sollen.
