Mit Lieferanten-Lieferscheinen dokumentieren Sie in WAVE den Wareneingang eines Lieferanten. Ein Lieferschein kann mit einer Bestellung und einem Auftrag verknüpft werden, übernimmt die tatsächlich gelieferten Positionen in den Beschaffungsprozess und kann – abhängig von der Lagerführung – unmittelbar Bestandsbewegungen auslösen. Er bildet außerdem die Grundlage für nachfolgende Lieferantenrechnungen und Retouren.
Welche Aufgabe hat ein Lieferanten-Lieferschein?
Eine Bestellung beschreibt, was bei einem Lieferanten angefordert wurde. Der Lieferschein hält dagegen fest, was tatsächlich geliefert wurde. Diese Unterscheidung ist insbesondere bei Teil- und Mehrfachlieferungen wichtig: Die gelieferte Menge kann von der bestellten Menge abweichen und eine Bestellung kann über mehrere Lieferscheine erfüllt werden.
Durch die Verknüpfungen zwischen Bestellung, Lieferschein, Rechnung und Retoure bleibt der Beschaffungsvorgang nachvollziehbar. Wird der Lieferschein zusätzlich einem Auftrag zugeordnet, kann der Materialbezug auch im auftragsbezogenen Zusammenhang berücksichtigt werden.
Dokumentiert die tatsächlich eingegangenen Materialien und Mengen.
Kann für lagergeführte Materialien die erforderlichen Materialbewegungen auslösen.
Verbindet Bestellung und Wareneingang mit Rechnung oder Retoure.
Lieferscheine anzeigen und suchen
Die Übersicht stellt die wichtigsten Informationen des Lieferscheins direkt in der Liste bereit. Dazu gehören insbesondere Belegnummer, Belegdatum, Mandant, Auftrag, Lieferant, Statusdatum, Lieferdatum, die zugehörige Bestellung sowie die Netto- und Bruttosumme.
Für umfangreiche Belegbestände steht ein differenzierter Filter zur Verfügung. Sie können unter anderem nach Beleg-, Bestell-, Auftrags- und Materialnummer, Zeitraum, Mandant, Sachbearbeiter und Lieferant suchen. Zusätzlich kann die Anzeige über den Belegstatus eingegrenzt werden. Berücksichtigt werden unter anderem offene, teilweise erledigte, erledigte, manuell erledigte, stornierte und durch eine Inventur gesperrte Belege.
Einen Lieferschein erfassen
Ein neuer Lieferschein wird zunächst im Status Offen angelegt. Beleg- und Lieferdatum werden bei einer Neuanlage mit dem aktuellen Datum vorbelegt. Wird das Belegdatum geändert, übernimmt WAVE dieses bei einem noch bearbeitbaren Beleg auch als Lieferdatum. Fehlt beim Speichern ein Lieferdatum, verwendet WAVE das Belegdatum beziehungsweise ersatzweise den aktuellen Tag.
| Angabe | Bedeutung |
|---|---|
| Mandant | Ordnet den Wareneingang dem organisatorisch zuständigen Mandanten zu. Die Angabe ist erforderlich. |
| Lieferant | Lieferant, von dem die Lieferung stammt. Die Angabe ist erforderlich. Eine beim Lieferanten hinterlegte Zahlungsbedingung wird bei der Auswahl übernommen. |
| Belegnummer | Nummer des Lieferanten-Lieferscheins. Sie ist erforderlich und darf höchstens 50 Zeichen enthalten. |
| Belegdatum | Datum des Lieferscheins. Die Angabe ist erforderlich. |
| Lieferdatum | Zeitpunkt des tatsächlichen Wareneingangs. Das Datum ist insbesondere für die zeitliche Einordnung von Lagerbewegungen und Inventurgrenzen relevant. |
| Bestellung | Verknüpft die Lieferung mit der zugrunde liegenden Bestellung und ermöglicht die Fortschreibung der noch offenen Liefermengen. |
| Auftrag | Stellt den Bezug zu einem WAVE-Auftrag her. Bei einem aus einem Auftrag vorbelegten Lieferschein werden Lieferant und zuständiger Mandant soweit möglich übernommen. |
| Lagerbuchung | Steuert, ob der Lieferschein für die Lagerführung berücksichtigt wird. Bei einem neuen Lieferschein orientiert sich die Vorbelegung daran, ob der ausgewählte Mandant ein Lager führt. |
| Versandart | Ergänzende Information zur Art der Lieferung beziehungsweise des Versands. |
| Bemerkung | Freier Hinweis zum Beleg; hierfür stehen bis zu 4.000 Zeichen zur Verfügung. |
Lieferschein aus einer Bestellung erzeugen
Der übliche Weg führt von der Lieferantenbestellung zum Lieferschein. Wird ein Lieferschein aus einer Bestellung heraus angelegt, übernimmt WAVE die bereits bekannten Belegdaten wie Lieferant und Mandant sowie den Bestellbezug. Die Positionen stehen damit nicht isoliert, sondern bleiben mit ihren ursprünglichen Bestellpositionen verbunden.
Diese Verbindung ist für Teil- und Restlieferungen entscheidend. WAVE führt zu den Bestellpositionen die noch ausstehende Restmenge nach. Geht nur ein Teil der bestellten Menge ein, wird entsprechend nur diese Liefermenge im Lieferschein erfasst; die verbleibende Menge kann später über einen weiteren Lieferschein übernommen werden.
Lieferscheinpositionen bearbeiten
Die Positionen bilden den eigentlichen Wareneingang ab. Neben Material und Menge können für die weitere Verarbeitung unter anderem Einheit, Preis- und Steuerinformationen sowie der Lagerort von Bedeutung sein. WAVE prüft bei einer aktiven Position insbesondere, dass eine Menge und eine Einheit vorhanden sind.
Beim Speichern werden die Belegsummen aus den Positionen neu berechnet. Gleichzeitig aktualisiert WAVE die zum Lieferanten gehörenden Material-Einkaufspreise. Dadurch kann der tatsächlich erfasste Wareneingang auch in die weitere Beschaffungs- und Materialbewertung einfließen.
Lagerbuchung und Materialbestand
Ist für den Lieferschein die Lagerbuchung aktiviert, ist der Lieferschein zugleich ein lagerwirksamer Wareneingangsbeleg. Beim Anlegen und bei Änderungen berechnet WAVE die zugehörigen Materialbewegungen neu. Dadurch wirken sich Änderungen an Mengen, Lagerorten oder relevanten Positionen auf den Materialbestand aus, ohne dass eine zusätzliche manuelle Lagerbuchung für denselben Wareneingang erforderlich ist.
Das Kennzeichen sollte deshalb dem tatsächlichen Vorgang entsprechen. Ein Lieferschein, dessen Materialien in das Lager eingehen sollen, muss lagerwirksam verarbeitet werden. Ein Beleg ohne Lagerbezug darf dagegen nicht unbeabsichtigt den Lagerbestand erhöhen.
Zählerlieferungen
Lieferanten-Lieferscheine werden auch im Zusammenhang mit der Zählerverwaltung verwendet. Zähler können einem Lieferschein zugeordnet sein; die Lieferscheinansicht kann die zugehörigen Zähler entsprechend gefiltert anzeigen. Damit lässt sich nachvollziehen, mit welchem Wareneingang ein Zähler in WAVE übernommen wurde.
Für Zählerlieferungen bestehen zusätzliche fachliche Beziehungen, die bei späteren Retouren oder einer Stornierung berücksichtigt werden. Bei einer Stornierung kann deshalb – abhängig vom gewählten Vorgang – auch die Behandlung der dem Lieferschein zugeordneten Zähler relevant sein.
Lieferscheine duplizieren
Mit Duplizieren kann aus einem vorhandenen Lieferschein ein weiterer Lieferschein erzeugt werden. WAVE übernimmt dabei wesentliche Bezüge und Positionen, setzt den neuen Beleg jedoch auf das aktuelle Beleg- und Lieferdatum und in den Status Offen.
Die Funktion ist besonders für weitere Lieferungen zu derselben Bestellung gedacht. Besteht eine Verbindung zu Bestellpositionen, berücksichtigt WAVE die noch ausstehenden Liefermengen. Ist die Bestellung bereits vollständig beliefert und existiert keine weitere übernehmbare Position, kann daraus kein zusätzlicher Lieferschein für eine Restlieferung erzeugt werden.
Aus einem Lieferschein eine Lieferantenrechnung erzeugen
Über Wandeln kann ein offener Lieferschein in eine Lieferantenrechnung überführt werden. Für die neue Rechnung werden eine Belegnummer und ein gültiges Belegdatum benötigt. WAVE übernimmt die fachlichen Beziehungen des Lieferscheins – unter anderem Lieferant, Mandant, Auftrag, Bestellung und Lieferschein – sowie die Positionen und Belegsummen.
Beim Wandeln wird der zugrunde liegende Lieferschein auf Erledigt gesetzt. Die Rechnung wird als neuer offener Beleg angelegt. Ist beim Lieferanten eine Zahlungsbedingung hinterlegt, können daraus die Zahlungsziele der neuen Rechnung ermittelt werden.
Eine Retoure aus dem Lieferschein erzeugen
Wurde gelieferte Ware ganz oder teilweise zurückgegeben, kann aus dem Lieferschein eine Retoure erzeugt werden. WAVE übernimmt die noch retournierbaren Positionen in einen neuen Retourenbeleg. Bereits retournierte Mengen werden berücksichtigt, sodass nicht mehr Ware retourniert werden kann, als ursprünglich geliefert und noch nicht zurückgegeben wurde.
Bei lagerwirksamen Belegen löst auch die Retoure die erforderliche Gegenbewegung im Lager aus. Für Zählerpositionen gelten besondere Regeln, weil ein Zähler nicht wie eine gewöhnliche Mengenposition behandelt wird.
Lieferschein manuell erledigen
Nicht jeder Lieferschein muss in WAVE in eine Rechnung gewandelt werden. Soll ein noch offener Vorgang ohne diesen Folgeschritt abgeschlossen werden, kann der Lieferschein über Erledigen auf Manuell erledigt gesetzt werden. Das Statusdatum wird dabei aktualisiert.
Diese Funktion sollte verwendet werden, wenn der Lieferschein fachlich abgeschlossen ist und keine weitere Bearbeitung als offener Wareneingangsbeleg erforderlich ist. Erledigte und manuell erledigte Lieferscheine sind anschließend schreibgeschützt.
Lieferschein stornieren
Eine Stornierung hebt den Lieferschein fachlich auf und setzt seinen Status auf Storniert. Bei lagerwirksamen Lieferscheinen wird der Materialbestand anschließend neu berechnet. War der Lieferschein mit einer bereits erledigten Bestellung verknüpft, kann WAVE deren Status wieder öffnen, damit die durch das Storno erneut ausstehende Lieferung im Beschaffungsprozess berücksichtigt werden kann.
Eine Stornierung ist bewusst eingeschränkt. Sie ist insbesondere nicht möglich, wenn bereits eine nicht stornierte Lieferantenrechnung oder eine nicht stornierte Retoure zu dem Lieferschein existiert. Ebenso schützt eine abgeschlossene Inventur davor, einen davor liegenden Wareneingang nachträglich zu verändern.
Status und Schreibschutz
| Status | Bedeutung im Lieferscheinprozess |
|---|---|
| Offen | Der Lieferschein befindet sich in Bearbeitung und kann – soweit keine andere Sperre greift – geändert werden. |
| Teilweise erledigt | Der Vorgang ist nur teilweise abgeschlossen; der Status kann gezielt über den Filter ausgewertet werden. |
| Erledigt | Der Lieferschein wurde fachlich abgeschlossen, beispielsweise im Zuge der Weiterverarbeitung zur Rechnung. Der Beleg ist schreibgeschützt. |
| Manuell erledigt | Der Benutzer hat den Lieferschein ohne Wandlung manuell abgeschlossen. Der Beleg ist schreibgeschützt. |
| Storniert | Der Lieferschein wurde aufgehoben und kann nicht weiter bearbeitet werden. |
| Inventursperre | Der Beleg ist aufgrund des Inventurzusammenhangs gegen Änderungen geschützt. |
Listen ausgeben und weiterverarbeiten
Die Lieferscheinübersicht kann als CSV-Datei exportiert oder als Liste gedruckt werden. Dabei werden die gesetzten Filter berücksichtigt. So lassen sich beispielsweise die Lieferscheine eines Lieferanten, eines Zeitraums, eines Mandanten oder eines bestimmten Bearbeitungsstatus gezielt auswerten.
Empfohlener Ablauf beim Wareneingang
- Erzeugen Sie den Lieferschein möglichst aus der zugehörigen Bestellung beziehungsweise mit dem vorhandenen Auftragsbezug.
- Übernehmen oder erfassen Sie die Lieferscheinnummer und prüfen Sie Beleg- und Lieferdatum.
- Vergleichen Sie die gelieferten Artikel und Mengen mit dem tatsächlichen Wareneingang und korrigieren Sie die Positionen bei Teil- oder Minderlieferungen.
- Prüfen Sie bei lagergeführten Materialien Lagerbuchung und Lagerort, bevor Sie den Lieferschein speichern.
- Erfassen Sie spätere Teilbelieferungen über weitere Lieferscheine, damit die Restmengen der Bestellung nachvollziehbar bleiben.
- Verarbeiten Sie den Lieferschein anschließend je nach Vorgang weiter – beispielsweise durch Wandeln in eine Lieferantenrechnung, Erzeugen einer Retoure oder manuelles Erledigen.
Lieferanten-Lieferscheine bilden in WAVE den tatsächlichen Wareneingang innerhalb der Beschaffung ab. Durch die Verbindung zu Bestellung, Auftrag, Lager, Zählern, Rechnung und Retoure ist der Lieferschein mehr als ein reiner Nachweis über eine Lieferung: Er führt Bestellmengen fort, kann Lagerbestände verändern und stellt die Grundlage für nachfolgende Belege bereit. Eine sorgfältige Erfassung von Belegnummer, Lieferdatum, Positionen, Mengen und Lagerbezug sorgt deshalb dafür, dass Beschaffungs- und Lagerprozesse konsistent bleiben.
