In der Lieferantenverwaltung pflegen Sie die zentralen Stammdaten von Unternehmen und Organisationen, von denen Waren oder Leistungen bezogen werden. Neben den eigentlichen Lieferantendaten werden hier auch die zugehörigen Peripherdaten wie Ansprechpartner, Bankverbindungen, verbands- und sektorspezifische Kontonummern sowie Transportkosten hinterlegt.
Ein Lieferant kann in WAVE in unterschiedlichen fachlichen Zusammenhängen benötigt werden. Die zentrale Verwaltung verhindert die Mehrfacherfassung von Anschrift, Kommunikations- und Zahlungsdaten. Gleichzeitig können Informationen, die vom jeweiligen Verband oder Sektor abhängen, gezielt zusätzlich hinterlegt werden.
Lieferanten finden und auswählen
Die Lieferantenübersicht zeigt insbesondere Kurzbezeichnung, Bezeichnung, Straße, PLZ und Ort. Die allgemeine Textsuche berücksichtigt Kurzbezeichnung, Bezeichnung und Ort. Kurzbezeichnung und Ort können zusätzlich über ihren Anfang eingegrenzt werden. Außerdem lässt sich die Auswahl auf Installationsbetriebe beschränken.
Die Liste kann sortiert sowie ausgegeben oder als CSV-Datei exportiert werden. Als gelöscht gekennzeichnete Lieferanten werden in der normalen Auswahl nicht mehr berücksichtigt.
Einen Lieferanten anlegen und bearbeiten
Die Kurzbezeichnung ist das zentrale Identifikationsmerkmal des Lieferanten. Sie ist verpflichtend, auf 50 Zeichen begrenzt und muss eindeutig sein. Die ausführliche Bezeichnung sowie Anschrift und Kommunikationsdaten ergänzen die Stammdaten.
| Angabe | Bedeutung |
|---|---|
| Kurzbezeichnung | Kurze, eindeutige Kennzeichnung des Lieferanten; Pflichtfeld. |
| Bezeichnung | Ausführliche Firmen- oder Lieferantenbezeichnung. |
| Straße, PLZ, Ort | Postanschrift; der Ort kann zugleich als Suchkriterium dienen. |
| Telefon, Telefax, E-Mail, Homepage | Zentrale Kommunikationsdaten. Die E-Mail-Adresse kann auch zur Lieferantenzuordnung verwendet werden. |
| Installationsbetrieb | Kennzeichnet Lieferanten, die als Installationsbetrieb geführt werden; nach diesem Merkmal kann gefiltert werden. |
| Lastschriftteilnahme | Kennzeichen zur Abbildung der Lastschriftteilnahme. |
| Zahlungsbedingung | Dem Lieferanten zugeordnete Zahlungsbedingung für kaufmännische Vorgänge. |
| Bemerkung | Freitext für zusätzliche lieferantenbezogene Hinweise. |
Peripherdaten des Lieferanten
Zu einem Lieferanten gehören mehrere fachlich eigenständige Unterbereiche. Diese Peripherdaten werden gemeinsam mit dem Lieferanten bearbeitet und gespeichert und stehen anschließend den jeweiligen Geschäftsprozessen zur Verfügung.
Ansprechpartner
Zu jedem Lieferanten können mehrere Ansprechpartner erfasst werden. Der Name ist verpflichtend. Zusätzlich stehen Vorname, Anrede, Funktion, zwei Telefonnummern, Mobilnummer, Telefax und E-Mail-Adresse zur Verfügung. Damit lassen sich beispielsweise kaufmännische und technische Kontakte getrennt dokumentieren. In der Übersicht werden Name, Telefoninformationen und E-Mail-Adresse angezeigt. WAVE kann Ansprechpartner zudem gezielt danach auswählen, ob eine verwendbare E-Mail-Adresse vorhanden ist.
Bankverbindungen
Bankverbindungen werden mit einem Gültigkeitszeitraum geführt; ein Gültig-ab-Datum ist erforderlich. Bei mehreren Bankverbindungen werden die Zeiträume so behandelt, dass sie sich grundsätzlich nicht überschneiden. Das Ende einer älteren Verbindung kann dabei passend zum Beginn der nachfolgenden Verbindung begrenzt werden.
IBANs werden beim Speichern ohne Leerzeichen abgelegt. Bei der Eingabe kann WAVE anhand der IBAN die zugehörige Bank bestimmen.
Pflegen Sie eine neue Bankverbindung mit dem korrekten Gültig-ab-Datum, statt die bisherige Verbindung zu überschreiben. Dadurch bleibt die zeitliche Zuordnung erhalten.
Kundennummern und Kreditorenkonten
Die Nummernverwaltung bildet zwei Blickrichtungen auf die Geschäftsbeziehung ab. Eine Kundennummer beschreibt die Nummer, unter der der eigene Verband beim Lieferanten geführt wird. Eine Kreditorennummer dient der Zuordnung des Lieferanten im eigenen kaufmännischen beziehungsweise finanzbuchhalterischen Kontext.
Die Einträge werden einem Verband zugeordnet und können zusätzlich für einen Sektor differenziert werden. Dadurch kann derselbe Lieferant je Verband oder Sparte mit unterschiedlichen Nummern geführt werden.
Wird eine Kreditorennummer für einen konkreten Verband und Sektor benötigt, verwendet WAVE vorrangig den sektorspezifischen Eintrag. Fehlt dieser, kann auf die allgemeine Kreditorennummer des Lieferanten für den Verband zurückgegriffen werden.
Ein Lieferant kann außerdem über eine bekannte Nummer ermittelt werden. Dabei berücksichtigt WAVE neben der Kurzbezeichnung auch hinterlegte Kunden- und Kreditorennummern. Diese Angaben dienen daher nicht nur der Dokumentation, sondern auch der Identifikation und Zuordnung.
Transportkosten
Transportkosten können abhängig vom Warenwert ab als Staffel hinterlegt werden. Je Stufe wird entweder ein prozentualer Transportkostenanteil oder ein fester Transportkostenbetrag erfasst. Die beiden Berechnungsarten schließen sich in einem Staffeleintrag gegenseitig aus: Die Eingabe eines Anteils entfernt einen vorhandenen Festbetrag und umgekehrt.
Der Warenwert darf nicht negativ sein; der prozentuale Anteil liegt zwischen 0 und 100 Prozent. Nur sinnvolle Staffeleinträge mit einem positiven Anteil oder Betrag werden dauerhaft berücksichtigt. Die Staffel wird nach dem Warenwert geordnet.
Verwendung von Lieferanten in unterschiedlichen Kontexten
| Kontext | Verwendung |
|---|---|
| Warenwirtschaft und Beschaffung | Der Lieferant bildet den zentralen Geschäftspartner für Beschaffungsvorgänge. Stammdaten, Zahlungsbedingungen und Transportkosten stehen dafür als gemeinsame Grundlage zur Verfügung. |
| Finanzbuchhaltung | Kreditorennummern ermöglichen eine verbands- und gegebenenfalls sektorspezifische Zuordnung. Bei aktivierter Online-Finanzbuchhaltung kann ein neu angelegter Lieferant nach dem Speichern an die Finanzbuchhaltung übertragen werden. |
| Verbandsübergreifende Beziehungen | Auch ein Verband kann in der Beziehung zu einem anderen Verband als Lieferant beziehungsweise Kreditor auftreten. WAVE kann hierfür die passende, gegebenenfalls sektorspezifische Kreditorennummer ermitteln. |
| Installationsbetriebe | Lieferanten können ausdrücklich als Installationsbetrieb gekennzeichnet werden. Lieferantenauswahlen lassen sich auf diese Gruppe einschränken. |
| Kommunikation | Neben den zentralen Kontaktdaten stehen persönliche Ansprechpartner zur Verfügung. Lieferanten können zudem anhand ihrer zentralen E-Mail-Adresse identifiziert werden. |
Automatische Anlage in unterstützten Abläufen
In einem dafür vorgesehenen Ablauf kann WAVE zunächst versuchen, einen vorhandenen Lieferanten anhand eines Suchtextes zu finden und ihn bei Bedarf neu anzulegen. Dabei können Name, Anschrift und eine vorhandene IBAN übernommen werden. Aus der IBAN kann zugleich die Bank bestimmt und eine ab dem aktuellen Datum gültige Bankverbindung erzeugt werden. So kann ein erstmals in einem anderen Prozess auftretender Geschäftspartner anschließend zentral weiterverwendet werden.
Speichern und Datenkonsistenz
Lieferant und Peripherdaten werden als zusammengehöriger Bearbeitungsvorgang gespeichert. WAVE prüft dabei insbesondere die Pflichtangaben des Lieferanten und der Ansprechpartner sowie die zeitlichen Regeln der Bankverbindungen. Bei der Änderung eines bestehenden Lieferanten wird außerdem erkannt, wenn der Datensatz zwischenzeitlich anderweitig verändert wurde; konkurrierende Änderungen sollen dadurch nicht unbemerkt überschrieben werden.
Lieferanten löschen
Beim Löschen versucht WAVE zunächst, den Lieferanten vollständig zu entfernen. Ist dies wegen bestehender Verwendungen nicht möglich, wird er als gelöscht gekennzeichnet und in der normalen Lieferantenauswahl nicht mehr angeboten. Auf diese Weise können historische Beziehungen erhalten bleiben, ohne den Lieferanten weiterhin für neue Vorgänge bereitzustellen.
Pflegen Sie allgemeine Informationen direkt am Lieferanten und verwenden Sie die Peripherdaten für fachlich abweichende oder mehrfache Angaben. Insbesondere Kreditorennummern sollten verbands- beziehungsweise sektorspezifisch hinterlegt werden, wenn sie sich zwischen Organisationseinheiten unterscheiden. Bankverbindungen sollten über ihre Gültigkeitszeiträume historisiert und Ansprechpartner mit ihrer Funktion gepflegt werden.
