Zur Fakturierung freigegebene Aufträge und Lieferscheine gebündelt verarbeiten, Rechnungen erzeugen und den Ablauf der Fakturierung nachvollziehen.
Ein Fakturierungsstapel fasst Vorgänge zusammen, die gemeinsam fakturiert werden sollen. Er bildet die organisatorische Klammer zwischen Fakturierungsfreigabe und den daraus erzeugten Rechnungen. WAVE führt im Stapel unter anderem Mandant, Verarbeitungszeitraum, Beleganzahl sowie Netto- und Bruttosumme und speichert dort die Einstellungen für Rechnungs- und Dokumenterzeugung.
Verwendung in WAVE
Fakturierungsstapel werden in der Auftragsabrechnung eingesetzt. Zur Fakturierung freigegebene Einzel- und Sammelaufträge, Daueraufträge sowie Lieferscheine können einem Stapel zugeordnet und gemeinsam verarbeitet werden. Die erzeugten Rechnungen bleiben mit dem Stapel verknüpft. Dadurch lässt sich später nachvollziehen, aus welchem Fakturierungslauf ein Beleg entstanden ist.
Der Stapel ist mehr als eine Sammelliste: Er enthält Steuerungsinformationen darüber, bis zu welchem Datum Vorgänge freigegeben werden, welche Abrechnungssperren berücksichtigt werden dürfen, wie Wertstellung und Geschäftsjahr bestimmt werden und wie Rechnungsdokumente ausgegeben werden sollen.
Fakturierungsstapel suchen und überwachen
Die Übersicht kann nach Stapel, Mandant und Zeitraum gefiltert werden. Zusätzlich lässt sich zwischen automatischen und nicht-automatischen Stapeln unterscheiden. Standardmäßig beginnt der Suchzeitraum mit dem ersten Tag des aktuellen Monats; die Oberfläche ist zunächst auf nicht-automatische Stapel ausgerichtet.
Die Liste zeigt insbesondere Stapelnummer, Mandant, Freigabe-bis-Datum, Abschlussdatum, Fakturierungszeitraum, Beleganzahl sowie Netto- und Bruttosumme. Damit sind Umfang und Ergebnis eines Laufs unmittelbar erkennbar.
Automatische und nicht-automatische Fakturierungsstapel
Nicht-automatische Fakturierungsstapel dienen einem bewusst gesteuerten Fakturierungslauf. Der Benutzer legt den Stapel an, bestimmt Auswahl- und Ausgabeparameter und gibt die gewünschten Vorgänge zur Fakturierung frei. Automatische Fakturierungsstapel sind dagegen Bestandteil des systemgesteuerten Ablaufs für Vorgänge, die zur automatischen Fakturierung vorgesehen sind. WAVE stellt diese Stapel mandantenbezogen bereit und verarbeitet sie zum vorgesehenen Fakturierungszeitpunkt.
| Merkmal | Nicht-automatisch | Automatisch |
|---|---|---|
| Anlage | Vom Benutzer für einen konkreten Lauf. | Von WAVE bei Bedarf mandantenbezogen. |
| Zusammenstellung | Freigabe anhand der gewählten Kriterien. | WAVE sammelt geeignete automatisch zu fakturierende Vorgänge ein. |
| Fehlerhafte Vorgänge | Die Freigabe kann aufgehoben werden, damit nach Korrektur erneut freigegeben wird. | Automatisch zu fakturierende Aufträge können in einen späteren automatischen Stapel verschoben werden. |
„Automatisch“ bedeutet nicht lediglich, dass ein normaler Stapel automatisch gestartet wird. Die automatische Fakturierung besitzt eine eigene Logik für Stapelbildung, Einsammlung geeigneter Vorgänge und die Behandlung vorübergehend nicht fakturierbarer Aufträge.
Automatische Stapelbildung
Benötigt WAVE einen automatischen Stapel, wird zunächst geprüft, ob für den Mandanten bereits ein passender offener Stapel im Status Erfasst vorhanden ist. Der Fakturierungsbeginn berücksichtigt einen konfigurierten Vorlauf. Fehlt ein geeigneter Stapel, kann WAVE einen neuen anlegen.
Ein neu erzeugter automatischer Stapel ist als automatisch gekennzeichnet, überspringt fehlerhafte Einzelvorgänge und berücksichtigt standardmäßig den Zustelltyp. Als Drucker wird – soweit vorhanden – der Standarddrucker des Mandanten, andernfalls der systemweite Standarddrucker hinterlegt.
Nicht-automatischen Stapel anlegen
Bei der Neuanlage können Einzel-/Sammelaufträge, Daueraufträge und Lieferscheine als Freigabekandidaten einbezogen werden. Vorgänge ohne Abrechnungssperre sind standardmäßig vorgesehen, Vorgänge mit Abrechnungssperre nicht. Als Freigabedatum bietet die Oberfläche zunächst den Ultimo des Vormonats an. E-Mail-, Druck- und Geschäftsbogenoptionen orientieren sich an den Voreinstellungen des angemeldeten Benutzers.
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Mandant | Ordnet den Lauf dem verantwortlichen Mandanten zu. |
| Freigabe bis | Begrenzt die für die Freigabe relevanten Vorgänge zeitlich. |
| Vorgangsarten | Bestimmt, ob Einzel-/Sammelaufträge, Daueraufträge und/oder Lieferscheine berücksichtigt werden. |
| Mit/ohne Abrechnungssperre | Steuert, welche Vorgänge hinsichtlich einer Abrechnungssperre freigegeben werden dürfen. |
| Fehler überspringen | Ermöglicht, fehlerhafte Einzelvorgänge zu protokollieren und die Verarbeitung der übrigen Vorgänge fortzusetzen. |
| Wertstellung / Geschäftsjahr | Das Geschäftsjahr kann anhand des Belegdatums, des Endes des Leistungszeitraums oder eines manuellen Wertstellungsdatums bestimmt werden. |
| Vorlage / Details / Geschäftsbogen | Steuert Gestaltung und Detaillierungsgrad der Rechnungsdokumente. |
| Druck / E-Mail / Zustelltyp | Legt fest, wie die erzeugten Rechnungsdokumente ausgegeben beziehungsweise anhand der beim Empfänger hinterlegten Zustellart verarbeitet werden. |
Freigabe und Fakturierung
Vor der Fakturierung ermittelt WAVE geeignete Freigabekandidaten. Die Auswahl kann nach Vorgangsart, Freigabedatum, Abrechnungssperre und Verbandsbeziehungen eingeschränkt werden. Durch die Freigabe werden die ausgewählten Vorgänge dem Stapel zugeordnet. Die Freigabe selbst erzeugt noch keine Rechnung. Erst die anschließende Abarbeitung des Stapels führt zur Fakturierung.
Die Aufnahme in einen Fakturierungsstapel legt fest, welcher Lauf einen Vorgang verarbeiten soll. Die Rechnung entsteht erst während der Fakturierung.
Ablauf der Stapelverarbeitung
Beim Start wechselt der Stapel in den Status In Arbeit. WAVE verarbeitet zunächst die Aufträge und anschließend die Lieferscheine. Ein Auftrag wird innerhalb desselben Stapels nicht erneut fakturiert, wenn für ihn bereits eine nicht stornierte Rechnung dieses Stapels vorhanden ist. Stornierte und bereits abgeschlossene Aufträge werden nicht erneut verarbeitet; Teilaufträge werden nicht als eigenständige Fakturierungskandidaten des Stapels herangezogen.
Bei Aufträgen prüft WAVE außerdem die Arbeitszettel. Unvollständige Arbeitszettel oder offene Wiedervorlagen verhindern die reguläre Fakturierung des betroffenen Auftrags. Die weitere Behandlung unterscheidet sich zwischen automatischem und nicht-automatischem Ablauf.
Es wird immer nur ein Fakturierungsstapel gleichzeitig abgearbeitet. Weitere Läufe warten, bis die laufende Fakturierung beendet ist. Nach dem Lauf ermittelt WAVE die Anzahl der erzeugten, nicht stornierten Belege und deren Netto- und Bruttosummen, speichert Beginn, Ende und Abschlussdatum und aktualisiert anschließend die Statusinformationen der betroffenen Aufträge.
Status
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Erfasst | Der Stapel ist angelegt und noch nicht vollständig abgearbeitet. |
| In Arbeit | Die Fakturierung läuft. |
| Erledigt | Der Lauf wurde regulär abgeschlossen. |
| Erledigt mit Fehlern | Der Lauf ist beendet, mindestens ein Vorgang konnte jedoch nicht erfolgreich fakturiert werden. |
| Abgebrochen | Die Verarbeitung wurde wegen eines Fehlers nicht regulär beendet; der Hinweis am Stapel kann die Ursache näher beschreiben. |
Fehlerbehandlung
Fehler einzelner Aufträge oder Lieferscheine werden protokolliert und dem Fakturierungsstapel zugeordnet. Ist das Überspringen fehlerhafter Vorgänge aktiviert, kann WAVE die übrigen Vorgänge weiterverarbeiten und den Stapel anschließend als Erledigt mit Fehlern kennzeichnen.
Bei einem automatisch zu fakturierenden Auftrag versucht WAVE, einen vorübergehend nicht verarbeitbaren Vorgang im automatischen Ablauf zu halten: Er kann einem späteren automatischen Stapel zugeordnet werden. Bei nicht-automatischen Vorgängen wird dagegen die Fakturierungsfreigabe aufgehoben. Nach der fachlichen Korrektur kann der Vorgang erneut freigegeben werden.
Rechnungsdokumente und Ausgabe
Nach der Fakturierung erzeugt WAVE abhängig von den Stapeloptionen die Rechnungsdokumente. Die Ausgabe kann über einen Drucker erfolgen oder sich am hinterlegten Zustelltyp des Empfängers orientieren. Für den Druck werden die Rechnungen in der vorgesehenen Reihenfolge zu einer gemeinsamen PDF-Datei zusammengeführt und an die Druckwarteschlange übergeben. Ist Druck oder die Verwendung des Zustelltyps aktiviert, kann außerdem ein Summenvorblatt zum Stapel erzeugt werden.
Fakturierungsstapel wiederaufnehmen
Ein beendeter oder unterbrochener Stapel kann wieder aufgenommen werden. WAVE setzt ihn dazu auf Erfasst zurück und entfernt Abschluss- und Fakturierungsenddatum. Bereits vorhandene, nicht stornierte Rechnungen desselben Stapels werden bei der erneuten Verarbeitung berücksichtigt und nicht allein durch die Wiederaufnahme nochmals erzeugt.
Prüfen Sie die protokollierten Fehler und beseitigen Sie die Ursache, bevor Sie einen abgebrochenen oder fehlerhaften Stapel erneut verarbeiten.
Empfohlener Ablauf eines manuellen Fakturierungslaufs
- Stapel anlegen: Mandant, Freigabestichtag, Vorgangsarten sowie Rechnungs- und Ausgabeoptionen festlegen.
- Freigabekandidaten prüfen: Die tatsächlich abzurechnenden Vorgänge auswählen.
- Freigabe erteilen: Die Vorgänge dem Stapel zuordnen.
- Fakturierung starten: WAVE prüft die Vorgänge und erzeugt die Rechnungen.
- Ergebnis kontrollieren: Status, Hinweise, Beleganzahl sowie Netto- und Bruttosumme prüfen.
- Fehler nachbearbeiten: Nicht fakturierte Vorgänge korrigieren und bei Bedarf erneut freigeben oder den Stapel wiederaufnehmen.
Hinweise für die Praxis
Wählen Sie den Freigabestichtag und die einzubeziehenden Vorgangsarten bewusst. Vorgänge mit Abrechnungssperre sollten nur dann einbezogen werden, wenn dies fachlich ausdrücklich gewünscht ist. An Geschäftsjahresgrenzen ist besonders zu prüfen, ob Belegdatum, Leistungszeitraumende oder ein manuelles Wertstellungsdatum für die Geschäftsjahresbestimmung maßgeblich sein soll. Vor größeren Läufen sollten außerdem Vorlage, Geschäftsbogen, Drucker und Zustelloptionen kontrolliert werden.
Ein Stapel im Status Erledigt mit Fehlern erfordert eine Nachbearbeitung: Der Lauf ist zwar beendet, aber nicht jeder vorgesehene Vorgang wurde erfolgreich fakturiert. Für automatisch zu fakturierende Vorgänge sollte der vorgesehene automatische Ablauf genutzt werden, weil dieser eine eigene Logik für Stapelbildung und die Verschiebung vorübergehend nicht verarbeitbarer Aufträge besitzt.
Fakturierungsstapel bündeln die Freigabe und Verarbeitung abrechenbarer Aufträge und Lieferscheine. Nicht-automatische Stapel ermöglichen einen bewusst gesteuerten Fakturierungslauf mit individuell festgelegten Auswahl-, Wertstellungs- und Ausgabeoptionen. Automatische Stapel sind Bestandteil der systemgesteuerten Fakturierung: WAVE stellt sie mandantenbezogen bereit, sammelt dafür vorgesehene Vorgänge ein und kann vorübergehend nicht verarbeitbare automatische Aufträge in einen späteren Lauf verschieben. Status, Fehlerprotokoll, Beleganzahl und Rechnungssummen ermöglichen anschließend eine nachvollziehbare Kontrolle des Ergebnisses.
