Auftragsgegenstände beschreiben, welche Leistung mit einem Auftrag ausgeführt werden soll. Gleichzeitig dienen sie als Vorlage für Tätigkeiten, Pauschalen und wichtige Einstellungen zur Auftragserzeugung, Bearbeitung und Fakturierung.
Ein Auftragsgegenstand ist mehr als eine Bezeichnung. Er bündelt fachliche Vorgaben, die bei Aufträgen derselben Art wiederverwendet werden können. Dazu gehören insbesondere Tätigkeiten, Fakturierungseinstellungen, Vorgaben für automatische Aufträge und – sofern benötigt – zeitabhängige Pauschalen. Änderungen sollten deshalb immer unter Berücksichtigung bereits verwendeter Auftragsgegenstände vorgenommen werden.
Wo werden Auftragsgegenstände verwendet?
Auftragsgegenstände werden einem Auftrag zugeordnet und beschreiben dessen fachlichen Inhalt. WAVE verwendet sie sowohl bei manuell angelegten Aufträgen als auch in verschiedenen automatisierten Prozessen. Systemseitig definierte Auftragsgegenstände können beispielsweise für Wartungen, Probenahmen, Hausanschlussarbeiten, Sperr- und Entsperrvorgänge oder andere fachlich festgelegte Auftragssituationen herangezogen werden.
Darüber hinaus bestehen Verknüpfungen zu weiteren Bereichen wie Angeboten, Lieferscheinen, Rechnungen, Textbausteinen, Kontenplänen und Hausanschluss-Antragstypen. Ein Auftragsgegenstand ist deshalb ein übergreifendes Stammdatum, dessen Bedeutung nicht auf die Auftragsmaske beschränkt ist.
Übersicht und Suche
Die Übersicht zeigt die vorhandenen Auftragsgegenstände mit ihrer Bezeichnung und der Mehrwertsteuersatzart. Über die Suche können Sie nach Bestandteilen der Bezeichnung suchen. Gelöschte Auftragsgegenstände werden in der regulären Auswahl nicht mehr angezeigt. Die Liste kann gedruckt oder als CSV-Datei exportiert werden.
Grunddaten und Steuerungsfelder
Beim Anlegen eines eigenen Auftragsgegenstands wird dieser als benutzerdefinierter Auftragsgegenstand geführt. Die Bezeichnung ist verpflichtend, auf 100 Zeichen begrenzt und muss eindeutig sein. Zusätzlich stehen verschiedene Einstellungen zur Verfügung, die das spätere Verhalten von Aufträgen beeinflussen.
| Einstellung | Auswirkung |
|---|---|
| Bezeichnung | Beschreibt die auszuführende Leistung. Sie ist Pflichtangabe und muss innerhalb der aktiven Auftragsgegenstände eindeutig sein. |
| Gruppe | Kann Auftragsgegenstände fachlich zusammenfassen. Die Gruppenbezeichnung ist auf 50 Zeichen begrenzt und wird in Prozessen genutzt, in denen zusammengehörige Aufträge erkannt werden müssen. |
| Ordnung | Ermöglicht eine fachliche Reihenfolge, die in entsprechenden Verarbeitungs- und Sortierzusammenhängen berücksichtigt werden kann. |
| Auftragstyp | Gibt den bevorzugten Auftragstyp für Prozesse vor, die Aufträge aus diesem Auftragsgegenstand automatisch erzeugen. Ist keine verwertbare Vorgabe vorhanden, kann der jeweilige Erzeugungsprozess einen Standard verwenden. |
| Automatische Auftragserzeugung | Erlaubt automatisierten Fachprozessen, Aufträge zu diesem Gegenstand selbstständig zu erzeugen. Die konkrete Auslösung hängt vom jeweiligen Fachprozess und dessen Voraussetzungen ab. |
| Checklisten anwenden | Kennzeichnet, dass bei der Auftragsbearbeitung zusätzlich die dafür vorgesehenen Checklisten berücksichtigt werden sollen. |
| Standard-Personalstunden | Hinterlegt einen Vorgabewert für den Personaleinsatz, den verwendende Auftragsprozesse übernehmen können. |
| Benutzer | Ermöglicht die Zuordnung eines Benutzers als Vorgabe für Prozesse, die diese Zuordnung bei der Auftragserzeugung oder -bearbeitung auswerten. |
| Mehrwertsteuersatzart | Legt die steuerliche Einordnung für die spätere Fakturierung fest. Ohne Auswahl wird der Auftragsgegenstand mit einer neutralen beziehungsweise unbekannten Mehrwertsteuersatzart gespeichert. |
| Bankeinzug | Dient als Vorgabe für automatisch erzeugte Aufträge und kann dort die Kennzeichnung für den Bankeinzug bestimmen. |
| Termininfo versenden | Steuert als Vorgabe, ob der zugehörige Auftragsprozess eine Terminbenachrichtigung vorsehen soll. |
Nicht jedes Kennzeichen löst für sich allein einen Prozess aus. Viele Einstellungen werden von den jeweils verwendenden Auftrags-, Dispositions- oder Fakturierungsprozessen ausgewertet. Entscheidend ist deshalb immer das Zusammenspiel zwischen Auftragsgegenstand und dem Prozess, der daraus einen konkreten Auftrag erzeugt oder verarbeitet.
Tätigkeiten als Arbeits- und Prüfvorgaben
Einem Auftragsgegenstand können beliebig viele Tätigkeiten zugeordnet werden. Sie bilden die wiederverwendbare Arbeitsdefinition für diesen Auftragsgegenstand. Tätigkeiten können gruppiert und innerhalb der Liste in eine gewünschte Reihenfolge gebracht werden. Bei der Ergebniserfassung dienen sie dazu, Arbeitsschritte strukturiert abzuarbeiten, Ergebnisse zu dokumentieren und Sollvorgaben zu prüfen.
Die Tätigkeit selbst benötigt eine Bezeichnung. Je nach Tätigkeitstyp stehen unterschiedliche Arten der Ergebniserfassung zur Verfügung. Dadurch kann ein Auftragsgegenstand sowohl einfache Prüfpunkte als auch Messwerte, Texte, Auswahllisten oder bildliche Nachweise abbilden.
| Tätigkeitstyp | Verwendung und Prüfung |
|---|---|
| Kontrolle | Erfasst ein Ja-/Nein-Ergebnis. Ist ein Soll-Ergebnis vorgegeben, erkennt WAVE eine Abweichung, wenn Ist- und Sollwert nicht übereinstimmen. |
| Kommentar | Erfasst Freitext. Ein vorgegebener Solltext kann zum Vergleich herangezogen werden. Für Kommentare kann – sofern die entsprechende Systemfunktion aktiviert ist – auch die KI-gestützte Textaufbereitung vorgesehen werden. |
| Auswahl | Stellt definierte Auswahlwerte bereit. Mindestens ein Auswahlwert muss gepflegt sein. Ein Solltext kann als erwartetes Ergebnis dienen; zusätzlich kann die Verwendung von Textbausteinen vorgesehen werden. |
| Mehrfachauswahl | Erlaubt die Auswahl mehrerer der hinterlegten Werte und speichert die gewählten Ergebnisse gemeinsam. |
| Zahl | Erfasst einen numerischen Mess- oder Ergebniswert. Einheit, Anzahl der Nachkommastellen, Sollwert und Vergleichsoperator können die Erfassung und Prüfung konkretisieren. |
| Formel | Ermöglicht berechnete Ergebnisse auf Grundlage numerischer Tätigkeiten. Numerische Tätigkeiten erhalten dazu Referenzsymbole, die in Formeln verwendet werden können. |
| Foto / Skizze | Dokumentiert das Ergebnis bildlich. Hochgeladene Inhalte werden als Dokument mit dem Arbeitsvorgang verknüpft. |
Pflichtangaben und Abhängigkeiten
Eine Tätigkeit kann als Pflichtangabe gekennzeichnet werden. Fehlt bei der Ergebniserfassung der erforderliche Wert, markiert WAVE die Tätigkeit als fehlerhaft. Zusätzlich können Tätigkeiten voneinander abhängig gemacht werden. Bei numerischen Abhängigkeiten prüft WAVE unter anderem, dass die verwendeten Einheiten zusammenpassen. Bei hierarchisch abhängigen Zahlenwerten kann außerdem geprüft werden, ob die Summe untergeordneter Werte den übergeordneten Wert überschreitet.
Sollvorgaben werden abhängig vom Tätigkeitstyp ausgewertet: bei Kontrollen als Ja-/Nein-Vergleich, bei Text beziehungsweise Auswahl als Textvergleich und bei Zahlen mit Operatoren wie gleich, ungleich, kleiner, kleiner oder gleich, größer oder größer oder gleich. Verletzte Sollvorgaben werden in der Ergebniserfassung kenntlich gemacht.
Nutzen Sie Gruppen und eine nachvollziehbare Reihenfolge, wenn ein Auftragsgegenstand viele Tätigkeiten enthält. Damit entspricht die Erfassung möglichst dem tatsächlichen Arbeitsablauf. Sollwerte und Pflichtangaben sollten nur dort eingesetzt werden, wo eine Abweichung tatsächlich fachlich relevant ist.
Fakturierungseinstellungen
Auftragsgegenstände enthalten mehrere Kennzeichen, mit denen festgelegt werden kann, welche Arten von Leistungen bei der Fakturierung berücksichtigt werden sollen. Die Einstellungen werden mit dem konkreten Auftrag weiterverarbeitet und erlauben eine differenzierte Abrechnung.
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Maschineneinsatz fakturieren | Kennzeichnet erfasste Maschinenleistungen als für die Fakturierung vorgesehen. |
| Materialeinsatz fakturieren | Kennzeichnet eingesetztes Material als für die Fakturierung vorgesehen. |
| Personaleinsatz fakturieren | Kennzeichnet erfasste Personalzeiten beziehungsweise Personalleistungen als für die Fakturierung vorgesehen. |
| Nebenkosten fakturieren | Bezieht die im Auftrag anfallenden Nebenkosten in die vorgesehene Fakturierung ein. |
| Pauschalkosten fakturieren | Aktiviert die Verwendung der zum Auftragsgegenstand hinterlegten Pauschalen als abrechenbaren Bestandteil. |
| Auftragspositionen fakturieren | Erlaubt die Abrechnung ausdrücklich erfasster Auftragspositionen. Dieses Kennzeichen kann gemeinsam mit den übrigen Fakturierungskennzeichen geführt werden. |
| Automatisch fakturieren | Kennzeichnet Aufträge für die automatische Fakturierung. Geeignete, freigegebene beziehungsweise erledigte Aufträge können dadurch automatisch einem Fakturierungsstapel zugeführt werden. |
| Rechnung mit Einzelnachweis | Steuert, ob die Fakturierung einen Einzelnachweis für die zugrunde liegenden Leistungen vorsehen soll. |
| Aufschlag | Kann als Vorgabe für einen prozentualen beziehungsweise fachlich definierten Aufschlag in den verwendenden Fakturierungsprozessen dienen. |
Die Oberfläche erzwingt keine automatische gegenseitige Abwahl von Pauschalen, Auftragspositionen, Material-, Maschinen- oder Personaleinsatz. Prüfen Sie daher bewusst, welche Kombination für den jeweiligen Auftragsgegenstand fachlich gewünscht ist. Andernfalls können mehr Leistungsarten zur Fakturierung vorgesehen sein als beabsichtigt.
Pauschalen und zeitabhängige Preise
Für einen Auftragsgegenstand lassen sich mehrere Pauschalen mit unterschiedlichen Preisen und Gültigkeitszeiträumen hinterlegen. Eine Pauschale kann für einen bestimmten Verband, eine Anlagenart und einen Zustelltyp gelten. Zusätzlich wird unterschieden, ob die Pauschale pro Rechnung vorgesehen ist. Damit können sowohl allgemeine als auch für bestimmte Einsatzfälle zugeschnittene Preisdefinitionen gepflegt werden.
| Einstellung | Bedeutung und Wirkung |
|---|---|
| Verband | Zuordnung zu einem Verband. Bei einer Suche mit Verband werden sowohl diesem Verband zugeordnete als auch verbandsunabhängige Pauschalen berücksichtigt. Die Erfassungsmaske kann die Auswahl eines Verbandes als Pflichtfeld vorgeben. |
| Anlagenart | Beschränkt eine Pauschale auf eine technische Anlagenart. Bei bekannter Anlagenart werden zusätzlich allgemeine Pauschalen ohne spezifische Anlagenart berücksichtigt. |
| Zustelltyp | Ermöglicht Pauschalen abhängig von der Zustellart. Bei einem konkreten Zustelltyp werden sowohl passende als auch allgemeine Einträge berücksichtigt. |
| Pro Rechnung | Kennzeichnet eine Pauschale als rechnungsbezogen. Dieses Merkmal wird auch zur Unterscheidung der Preisdefinitionen bei der Fortschreibung von Gültigkeitszeiträumen herangezogen. Die konkrete Berechnung der Anzahl erfolgt im jeweiligen Abrechnungsprozess. |
| Gültig ab | Verpflichtender Beginn des Preiszeitraums. |
| Gültig bis | Optionales Ende des Preiszeitraums. Ohne Enddatum kann der Preis bis auf Weiteres gelten. |
| VK-Preis netto | Hinterlegter Netto-Verkaufspreis; bei der Erfassung ein Pflichtfeld. |
| Bezeichnung und Beschreibung | Ergänzende Kennzeichnung und Erläuterung; die Bezeichnung ist auf 250, die Beschreibung auf 4.000 Zeichen begrenzt. |
Welche Pauschalen werden ermittelt?
Für die Ermittlung werden der Auftragsgegenstand, gegebenenfalls der Verband, die Anlagenart, der Zustelltyp und ein Stichtag berücksichtigt. Ein konkreter Wert für Anlagenart oder Zustelltyp schließt allgemeine Preisdefinitionen nicht aus: WAVE kann sowohl den spezifischen als auch einen allgemein gültigen Datensatz liefern. Ist die Anlagenart oder der Zustelltyp nicht angegeben, werden nur die jeweiligen allgemeinen Definitionen berücksichtigt.
Bei einem Auftrag mit mehreren zugeordneten technischen Anlagen erfolgt die Ermittlung für jede Anlagenzuordnung separat. Ohne zugeordnete technische Anlage wird nach allgemeinen Anlagenarten gesucht. Daraus folgt, dass dieselbe allgemeine Pauschale bei mehreren Anlagen mehrfach in der ermittelten Liste vorkommen kann. Ob und wie solche Einträge bei der Rechnungsbildung zusammengefasst oder als rechnungsbezogen behandelt werden, hängt von der nachfolgenden Abrechnungslogik ab.
Die Preisermittlung liefert alle Datensätze, die den jeweiligen Kriterien entsprechen. Sie legt an dieser Stelle keine eindeutige Vorrangregel fest, nach der beispielsweise eine anlagenartspezifische Pauschale eine allgemeine Pauschale automatisch ersetzt. Prüfen Sie deshalb, ob die hinterlegten Preisdefinitionen für die gewünschte Abrechnung eindeutig sind.
Gültigkeitszeiträume und Preisänderungen
Beim Speichern prüft WAVE, ob ein Gültigkeitsbeginn vorhanden und der Zeitraum zulässig ist. Beginn und Ende werden auf Tagesgrenzen normalisiert. Die automatische Fortschreibung betrachtet Preisdefinitionen mit übereinstimmendem Verband, gleicher Anlagenart, gleichem Zustelltyp und gleicher Einstellung „Pro Rechnung“ als zusammengehörig.
Wenn ein neuerer Preisabschnitt für dieselbe Kombination erfasst wird, kann WAVE den offenen vorherigen Zeitraum am Vortag des neuen Beginns beenden und den Beginn des neuen Abschnitts gegebenenfalls anpassen. Schreibgeschützte Preisdefinitionen werden beim Speichern übersprungen. Bei komplexen oder rückwirkenden Änderungen sollten die resultierenden Zeiträume anschließend geprüft werden.
Für einen Verband, eine Anlagenart und einen Zustelltyp ist eine Pauschale ab dem 01.01.2026 ohne Enddatum hinterlegt. Ein neuer Preis mit denselben Zuordnungen und derselben Einstellung „Pro Rechnung“ beginnt am 01.01.2027. Beim Speichern kann der bisher offene Preisabschnitt auf den 31.12.2026 begrenzt werden. Ein Preis mit abweichendem Zustelltyp oder abweichender Einstellung „Pro Rechnung“ bildet dagegen eine andere Kombination.
Systemseitige und gesperrte Auftragsgegenstände
WAVE kann bestimmte fachlich benötigte Auftragsgegenstände systemseitig bereitstellen oder bei Bedarf automatisch anlegen. Solche Datensätze besitzen einen festgelegten internen Typ und können gesperrt sein. Ein gesperrter oder schreibgeschützter Auftragsgegenstand ist nicht mit einem frei angelegten benutzerdefinierten Datensatz gleichzusetzen. Die Sperre schützt Stammdaten, auf deren definierte Bedeutung automatisierte Prozesse angewiesen sein können.
Auftragsgegenstände ändern und löschen
Beim Speichern prüft WAVE insbesondere, ob eine Bezeichnung vorhanden und eindeutig ist. Tätigkeiten werden zusammen mit dem Auftragsgegenstand gespeichert und ebenfalls auf notwendige Angaben geprüft. Bei parallelen Änderungen verhindert WAVE, dass eine zwischenzeitlich gespeicherte Fassung unbemerkt überschrieben wird.
Beim Löschen versucht WAVE zunächst, den Datensatz vollständig zu entfernen. Ist dies wegen bestehender Verwendungen nicht möglich, kann er als gelöscht und schreibgeschützt gekennzeichnet werden. Damit bleibt die Historie bestehender Bezüge erhalten, während der Auftragsgegenstand in regulären Auswahllisten nicht mehr angeboten wird.
Ändern Sie die fachliche Bedeutung eines bereits häufig verwendeten Auftragsgegenstands nur mit Bedacht. Bezeichnung, Tätigkeiten, Pauschalen und Fakturierungseinstellungen bilden gemeinsam die Vorlage für nachfolgende Prozesse. Für eine fachlich neue Leistung ist ein eigener Auftragsgegenstand in der Regel transparenter als eine grundlegende Umdeutung eines bestehenden Datensatzes.
Auftragsgegenstände zusammenfassen
Mehrere Auftragsgegenstände können fachlich auf einen gemeinsamen Ziel-Auftragsgegenstand zusammengeführt werden. Dabei werden bestehende Verwendungen unter anderem in Aufträgen, Angeboten, Lieferscheinen, Rechnungen, Textbausteinen, Kontenplänen und Hausanschluss-Konfigurationen auf das Ziel umgestellt.
Die Zusammenführung ist keine einfache Umbenennung: Die eigenen Pauschalen und Tätigkeitsdefinitionen der zusammengeführten Quell-Auftragsgegenstände werden entfernt. Maßgeblich sind anschließend die Einstellungen, Tätigkeiten und Kosten des Ziel-Auftragsgegenstands. Diese Funktion sollte deshalb nur eingesetzt werden, wenn die betreffenden Auftragsgegenstände tatsächlich dieselbe fachliche Bedeutung haben.
Vergleichen Sie insbesondere Tätigkeiten, Pauschalen, Mehrwertsteuerart und Fakturierungseinstellungen der beteiligten Auftragsgegenstände. Abweichende Definitionen der Quell-Auftragsgegenstände werden nicht als zusätzliche Definitionen in den Ziel-Auftragsgegenstand übernommen.
Empfehlungen für die Einrichtung
Auftragsgegenstände sind zentrale Vorlagen für die Auftragsabwicklung in WAVE. Sie beschreiben die Leistung, steuern wichtige Eigenschaften automatisch erzeugter Aufträge, enthalten Tätigkeitsdefinitionen für die strukturierte Ergebniserfassung und legen fest, welche Leistungsbestandteile fakturiert werden sollen. Über zeitabhängige Pauschalen können außerdem verbands- und anlagenartspezifische Preise gepflegt werden. Weil dieselben Stammdaten in zahlreichen Folgeprozessen verwendet werden, sollten Änderungen, Löschungen und insbesondere Zusammenführungen sorgfältig geprüft werden.
