Kostenarten beschreiben in WAVE wiederkehrende Arten zusätzlicher Kosten und Gebühren, die einem Kunden belastet werden können. Sie bilden die fachliche Grundlage dafür, unterschiedliche Kosten eindeutig zu benennen und in nachgelagerten Prozessen einheitlich zu behandeln.
Die Kostenart allein enthält dabei noch keine vollständige Buchungskonfiguration. Für die tatsächliche finanzielle Verarbeitung wird sie einem Verband zugeordnet und dort um die benötigten Kontierungs- und Steuerungsinformationen ergänzt. Auf diese Weise kann dieselbe fachliche Kostenart verbandsabhängig unterschiedlich gebucht werden.
Welchen Sinn haben Kostenarten?
Neben den regulären Forderungen aus der Verbrauchsabrechnung entstehen Geschäftsvorfälle, die nicht unmittelbar aus einem Verbrauch oder einem Tarif resultieren. Typische Beispiele sind Mahnkosten, Verzugszinsen oder Gebühren im Zusammenhang mit einer Rücklastschrift. Für solche Vorgänge benötigt WAVE eine fachliche Einordnung und zugleich die Information, wie der daraus entstehende Betrag finanzbuchhalterisch verarbeitet werden soll.
Kostenarten trennen deshalb die fachliche Bedeutung einer Forderung von ihrer verbandsspezifischen Kontierung. Die Kostenart beantwortet zunächst die Frage „Um welche Art von Kosten handelt es sich?“. Die Zuordnung zum Verband beantwortet anschließend die Frage „Wie wird diese Kostenart bei diesem Verband gebucht?“.
Kostenart und Kostenartzuordnung unterscheiden
Für das Verständnis ist die Unterscheidung zwischen der allgemeinen Kostenart und ihrer Zuordnung zu einem Verband besonders wichtig:
| Ebene | Aufgabe |
|---|---|
| Kostenart | Definiert die fachliche Art der Kosten, ihre Bezeichnung und ihr Kürzel sowie besondere Verwendungskennzeichen. |
| Zuordnung zum Verband | Legt fest, wie die betreffende Kostenart für einen bestimmten Verband finanzbuchhalterisch behandelt wird. Hierzu gehören insbesondere Konten, Kostenstelle, Kostenträger und die für die Buchung benötigte Mehrwertsteuerbehandlung. |
Wichtig: Eine Kostenart ist daher nicht mit einem Sachkonto gleichzusetzen. Das Sachkonto ist Teil der verbandsabhängigen Buchungskonfiguration. Die Kostenart selbst bleibt die fachliche Klassifizierung des Vorgangs.
Wo werden Kostenarten verwendet?
Kostenarten wirken vor allem in der Finanzbuchhaltung und in Prozessen, die zusätzliche Forderungen gegenüber Kunden erzeugen. Die vorliegende Geschäftslogik zeigt insbesondere folgende Verwendungen:
| Verwendung | Bedeutung |
|---|---|
| Allgemeine Kosten eines Kunden | Aus einer Kostenartzuordnung kann eine Forderung gegenüber einem Kunden erzeugt werden. WAVE legt dabei einen offenen Posten der Kategorie „Allgemeine Kosten“ sowie die zugehörige Kontobewegung an. |
| Mahnkosten | Eine Kostenart kann ausdrücklich als Mahnkosten gekennzeichnet werden. Dadurch kann sie für Kosten verwendet werden, die im Zusammenhang mit dem Mahnverfahren entstehen. |
| Verzugszinsen | Das Kennzeichen „Verzugszinsen“ ermöglicht die fachliche Kennzeichnung einer Kostenart für Zinsforderungen aus Zahlungsverzug. |
| Rücklastgebühren | Kostenarten können als Rücklastgebühren gekennzeichnet werden. WAVE kann Kostenartzuordnungen gezielt danach auswählen, ob sie für Rücklastgebühren vorgesehen sind oder nicht. |
| Finanzbuchhaltung | Bei der Buchung verwendet WAVE die verbandsbezogene Kostenartzuordnung zur Ermittlung von Forderungs-, Erlös- und gegebenenfalls Umsatzsteuerkonto sowie Kostenstelle und Kostenträger. |
| Offene Posten | Beim Speichern von Kosten entsteht ein offener Posten. Als Bezugstext und Text wird die Bezeichnung der Kostenart verwendet; das Forderungskonto wird als Sachkonto übernommen. Ein übergebener Abrechnungsbereich kann ebenfalls am OP gespeichert werden. |
Was geschieht beim Buchen von Kosten?
Werden Kosten für einen Kunden gespeichert, verarbeitet WAVE nicht lediglich einen Betrag. Aus der ausgewählten Kostenartzuordnung entsteht ein vollständiger finanzbezogener Vorgang.
Bezug zu Abrechnungsbereichen: Beim Erzeugen allgemeiner Kosten kann zusätzlich ein Abrechnungsbereich an den offenen Posten übergeben werden. Damit können auch Kostenforderungen in die fachliche Trennung der offenen Posten und deren Verrechnungslogik einbezogen werden.
Felder einer Kostenart
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Vollständige Bezeichnung der Kostenart. Sie ist erforderlich, darf höchstens 100 Zeichen enthalten und wird unter anderem als Text für erzeugte Kosten-OP verwendet. |
| Kurzbezeichnung | Kurzes eindeutiges Kürzel der Kostenart. Die Eingabe ist erforderlich und auf 10 Zeichen begrenzt. |
| Mahnkosten | Kennzeichnet die Kostenart als Kostenart für Mahnkosten. |
| Verzugszinsen | Kennzeichnet die Kostenart als Kostenart für Verzugszinsen. |
| Rücklastgebühren | Kennzeichnet die Kostenart für die Verwendung als Rücklastgebühr. Diese Eigenschaft kann bei der Auswahl der für einen Verband verfügbaren Kostenartzuordnungen gezielt berücksichtigt werden. |
| Abgabeart | Optionale Zuordnung zu einer Abgabeart. Die Abgabeart wird auch in der Kostenartenübersicht angezeigt und ermöglicht damit eine fachliche Zuordnung der Kostenart zu einem Abrechnungsgegenstand. Die vorliegenden Funktionen zur Erzeugung allgemeiner Kosten leiten daraus jedoch keine eigene Kontierung ab. |
Besondere Kennzeichen
Die Kennzeichen sind mehr als beschreibende Zusatzinformationen. Sie ermöglichen es WAVE, Kostenarten für bestimmte fachliche Vorgänge zu unterscheiden. Besonders deutlich ist dies bei Rücklastgebühren: Kostenartzuordnungen können ausdrücklich auf Kostenarten mit beziehungsweise ohne dieses Kennzeichen eingeschränkt werden.
Für Mahnkosten und Verzugszinsen stehen ebenfalls eigene Kennzeichen zur Verfügung. Damit können hierfür vorgesehene Kostenarten eindeutig von sonstigen Kosten unterschieden werden. Die konkrete Höhe und Entstehung solcher Beträge wird durch den jeweiligen Fachprozess bestimmt; die Kostenart liefert die fachliche und buchhalterische Grundlage für ihre Verarbeitung.
Kostenarten einem Verband zuordnen
Damit eine Kostenart für einen Verband finanzbuchhalterisch verwendet werden kann, benötigt sie eine Kostenartzuordnung. Diese Zuordnung ist verbandsbezogen. Dadurch kann beispielsweise dieselbe Kostenart bei zwei Verbänden unterschiedliche Konten oder Kostenstellen verwenden.
Die zugrunde liegende Buchungslogik verwendet aus der Zuordnung insbesondere folgende Angaben:
| Angabe | Verwendung |
|---|---|
| Forderungskonto | Wird am offenen Posten als Sachkonto geführt und bei der Finanzbuchung als Sammelkonto verwendet. |
| Erlöskonto | Nimmt bei der Buchung den Nettobetrag der Kosten auf. |
| Mehrwertsteuerart / Steuerkonto | Bestimmt die steuerliche Behandlung; bei auszuweisender Mehrwertsteuer wird der Steueranteil auf das vorgesehene Konto gebucht. |
| Kostenstelle | Wird in die Erlösbuchungsposition übernommen. |
| Kostenträger | Wird ebenfalls in die Erlösbuchungsposition übernommen und ermöglicht eine entsprechende Zuordnung in der Finanzbuchhaltung. |
Eine Kostenartzuordnung benötigt mindestens eine Kostenart und einen Verband. Eine identische Kombination aus Kostenart und Verband kann nicht mehrfach als gleichartige Zuordnung angelegt werden. In den verbandsbezogenen Stammdaten können darüber hinaus Gültigkeitszeiträume eine Rolle spielen.
Einrichtungsprinzip: Legen Sie die fachliche Kostenart nur einmal an und konfigurieren Sie anschließend die benötigte Buchungszuordnung je Verband. Dadurch bleiben Bezeichnungen und Prozesskennzeichen einheitlich, während die Finanzbuchhaltung verbandsindividuell eingerichtet werden kann.
Kostenarten und Kontenpläne
Kostenarten sind auch Bestandteil der Kontenplan-Konfiguration. Wird für einen Verband ein Kontenplan initialisiert und sind noch keine Kostenartzuordnungen vorhanden, kann WAVE für die vorhandenen Kostenarten entsprechende Zuordnungen vorbereiten. Die Konten werden dabei zunächst mit neutralen Vorgabewerten angelegt und müssen entsprechend der tatsächlichen Finanzbuchhaltung des Verbands eingerichtet werden.
Damit wird deutlich, dass Kostenarten nicht nur eine Auswahlliste für Gebühren darstellen. Sie bilden einen festen Verbindungspunkt zwischen fachlichem Geschäftsvorfall, Kundenkonto, offenen Posten und Finanzbuchhaltung.
Kostenarten suchen und anzeigen
In der Übersicht werden Bezeichnung, Kurzbezeichnung und die gegebenenfalls zugeordnete Abgabeart angezeigt. Die Liste kann nach diesen Angaben sortiert werden.
Für die Suche stehen zwei Wege zur Verfügung: Über die allgemeine Suche werden Bezeichnung und Kurzbezeichnung durchsucht. Zusätzlich kann gezielt nach dem Kürzel gefiltert werden. In beiden Fällen genügt ein Teil des Suchbegriffs; der eingegebene Text muss nicht am Anfang des Feldes stehen. Gelöschte Kostenarten werden in der regulären Liste nicht berücksichtigt. Die Liste kann außerdem über die üblichen Funktionen ausgegeben beziehungsweise als CSV-Datei exportiert werden.
Kostenart anlegen und bearbeiten
Beim Anlegen müssen mindestens Bezeichnung und Kurzbezeichnung angegeben werden. Beide Werte müssen unter den aktiven Kostenarten eindeutig sein. Eine bereits vorhandene aktive Bezeichnung oder Kurzbezeichnung kann nicht ein zweites Mal verwendet werden.
Beim Ändern prüft WAVE, ob der Datensatz seit dem Laden zwischenzeitlich verändert wurde. Eine konkurrierende Änderung wird erkannt, damit ein neuerer Bearbeitungsstand nicht unbemerkt überschrieben wird.
Auswirkungen von Änderungen: Bezeichnung und Kennzeichen einer Kostenart haben fachliche Bedeutung. Insbesondere die Bezeichnung wird bei neu erzeugten allgemeinen Kosten als Text des offenen Postens und der Kontobewegung verwendet. Änderungen sollten daher nicht nur unter optischen Gesichtspunkten vorgenommen werden.
Kostenart löschen
Beim Löschen versucht WAVE, die ausgewählte Kostenart physisch zu entfernen. Ist dies wegen bestehender Verwendungen nicht möglich, wird der Löschvorgang mit dem Hinweis abgelehnt, dass der Datensatz verwendet wird. Bestehende Zuordnungen und Buchungsbezüge sollten deshalb vor dem Löschen geprüft werden.
Da Bezeichnung und Kurzbezeichnung nur gegen aktive Kostenarten auf Eindeutigkeit geprüft werden, bezieht sich die Wiederverwendung dieser Werte auf den jeweils aktiven Datenbestand. Ein Löschen sollte dennoch nicht als Mittel zur bloßen Umbenennung verwendet werden, da ein neu angelegter Datensatz eine neue Kostenart darstellt und bestehende Zuordnungen nicht automatisch auf diese neue Kostenart wechseln.
Empfohlene Vorgehensweise bei der Einrichtung
Zusammenfassung
Kostenarten bilden in WAVE die fachliche Grundlage für zusätzliche Kosten und Gebühren gegenüber Kunden. Sie geben dem Vorgang eine eindeutige Bedeutung und können besondere Verwendungen wie Mahnkosten, Verzugszinsen oder Rücklastgebühren kennzeichnen.
Die eigentliche Buchung wird über die Zuordnung der Kostenart zum Verband gesteuert. Daraus bezieht WAVE unter anderem Forderungs- und Erlöskonto, Steuerinformationen, Kostenstelle und Kostenträger. Beim Erfassen entsprechender Kosten können daraus ein offener Posten, eine Kontobewegung und die erforderlichen Finanzbuchungen entstehen. Kostenarten verbinden damit die fachliche Klassifizierung einer Gebühr mit der Verarbeitung im Kundenkonto, in den offenen Posten und in der Finanzbuchhaltung.
