Abrechnungsbereiche dienen in WAVE dazu, finanzielle Forderungen und Guthaben fachlich voneinander abzugrenzen. Sie werden insbesondere bei offenen Posten verwendet und beeinflussen, welche offenen Posten bei einer automatischen Verrechnung miteinander ausgeglichen werden dürfen.
Die Zuordnung erfolgt dabei nicht zwingend unmittelbar bei der Entstehung eines offenen Postens. WAVE kann den Abrechnungsbereich aus dem verwendeten Finanzbuchhaltungskonto und den Einstellungen des Verbands ermitteln. Dadurch lassen sich beispielsweise unterschiedliche Forderungsbereiche eines Verbands voneinander trennen.
Wozu werden Abrechnungsbereiche benötigt?
Ein Kunde kann gegenüber einem Verband mehrere Forderungen und Guthaben haben. Ohne eine zusätzliche fachliche Zuordnung könnten diese Beträge bei einer Verrechnung grundsätzlich als zusammengehörig betrachtet werden. Das ist jedoch nicht in jedem Fall erwünscht. Ein Guthaben aus einem fachlichen Bereich soll beispielsweise nicht automatisch eine Forderung aus einem anderen Bereich ausgleichen, wenn diese Bereiche getrennt behandelt werden sollen.
Der Abrechnungsbereich bildet deshalb eine zusätzliche Gliederungsebene innerhalb der offenen Posten. Er beschreibt nicht, wie ein Betrag berechnet wurde, sondern zu welchem abrechnungstechnischen Bereich der daraus entstandene offene Posten gehört.
Abrechnungsbereiche und offene Posten
Die wichtigste Verwendung der Abrechnungsbereiche findet sich bei den offenen Posten (OP). Ein offener Posten kann einen Abrechnungsbereich enthalten. Dieser wird in der OP-Übersicht als eigene Information angezeigt und kann bei einem einzelnen offenen Posten auch bearbeitet werden, sofern die jeweilige Bearbeitung in der aktuellen Konstellation zulässig ist.
Besonders wichtig: Der Abrechnungsbereich ist nicht nur eine zusätzliche Kennzeichnung für die Anzeige. Er wird bei der Ermittlung geeigneter Verrechnungspartner berücksichtigt und kann deshalb unmittelbar beeinflussen, ob Forderungen und Guthaben automatisch miteinander verrechnet werden.
Regeln bei der Verrechnung
Bei der Prüfung, ob zwei offene Posten grundsätzlich hinsichtlich ihres Abrechnungsbereichs zusammenpassen, verwendet WAVE folgende Regeln:
| Situation | Auswirkung |
|---|---|
| Beide OP haben keinen Abrechnungsbereich | Die fehlende Zuordnung verhindert die Verrechnung nicht. Hinsichtlich des Abrechnungsbereichs gelten die OP als passend. |
| Beide OP haben denselben Abrechnungsbereich | Die OP können hinsichtlich des Abrechnungsbereichs miteinander verrechnet werden. Weitere Verrechnungsbedingungen müssen selbstverständlich ebenfalls erfüllt sein. |
| Die OP haben unterschiedliche Abrechnungsbereiche | Die OP gelten für die automatische Verrechnung nicht als passend. |
| Nur einer der beiden OP hat einen Abrechnungsbereich | Die Zuordnungen stimmen nicht überein. Bei einer manuellen Erledigung kann WAVE unter bestimmten Voraussetzungen den vorhandenen Abrechnungsbereich auf den bislang nicht zugeordneten OP übernehmen. |
Neben dem Abrechnungsbereich wird bei der Verrechnung auch der Bezug zum Hausanschluss berücksichtigt: Sind bei beiden offenen Posten Hausanschlüsse hinterlegt, müssen diese übereinstimmen. Der Abrechnungsbereich ist daher eine wichtige Bedingung innerhalb der Verrechnungslogik, aber nicht die einzige.
Beispiel
Ein Kunde besitzt eine offene Forderung über 120,00 € im Abrechnungsbereich A und gleichzeitig ein Guthaben über 120,00 € im Abrechnungsbereich B.
Obwohl sich die Beträge rechnerisch vollständig ausgleichen würden, sind die Abrechnungsbereiche unterschiedlich. Die beiden OP werden deshalb nicht allein aufgrund ihrer Beträge als passende Partner für die automatische Verrechnung behandelt. Gehören beide OP dagegen zum Abrechnungsbereich A, ist diese fachliche Voraussetzung erfüllt; anschließend greifen die weiteren Regeln der jeweiligen Verrechnungsart.
Wie erhält ein offener Posten seinen Abrechnungsbereich?
Bei finanzbuchhalterisch erzeugten offenen Posten kann WAVE den Abrechnungsbereich aus dem zugehörigen Sachkonto und dem Verband bestimmen. Die Ermittlung folgt dabei einer klaren Priorität:
Priorität der Kontenzuordnung: Ist für das verwendete Finanzbuchhaltungskonto ein Abrechnungsbereich eingerichtet, hat dieser Vorrang vor dem allgemeinen Abrechnungsbereich des Verbands. Existiert keine kontenspezifische Zuordnung, kann der beim Verband hinterlegte Abrechnungsbereich verwendet werden.
Wo werden Abrechnungsbereiche verwendet?
Abrechnungsbereiche sind Stammdaten. Ihre eigentliche Wirkung entsteht durch die Zuordnung in anderen Bereichen von WAVE. Besonders relevant sind folgende Verwendungen:
| Bereich | Bedeutung des Abrechnungsbereichs |
|---|---|
| Offene Posten | Der Abrechnungsbereich wird am OP geführt, in der Übersicht angezeigt und bei der Prüfung geeigneter Verrechnungspartner berücksichtigt. |
| Verrechnung von OP | Unterschiedliche Abrechnungsbereiche verhindern, dass zwei OP bei der automatischen Verrechnung als fachlich passend gelten. Gleiche beziehungsweise beidseitig fehlende Bereiche erfüllen diese Teilbedingung. |
| Finanzbuchhaltungskonten | Ein Finanzbuchhaltungskonto kann einen Abrechnungsbereich vorgeben. Dadurch kann die fachliche Zuordnung aus dem verwendeten Sachkonto abgeleitet werden. |
| Verbände | Ein Verband kann einen allgemeinen Abrechnungsbereich bereitstellen. Dieser wird verwendet, wenn keine spezifischere Zuordnung über das betreffende Finanzbuchhaltungskonto gefunden wird. |
| Erzeugung finanzbezogener OP | Bei der Erzeugung bestimmter offener Posten ermittelt WAVE den Abrechnungsbereich anhand des maßgeblichen Kontos und des Verbands und übernimmt ihn in den OP. |
Abgrenzung zu anderen Stammdaten
Abrechnungsbereiche sollten nicht mit Abgabearten, Tarifen, Sachkonten oder Verbänden gleichgesetzt werden. Diese Stammdaten erfüllen unterschiedliche Aufgaben:
| Stammdatum | Aufgabe |
|---|---|
| Abrechnungsbereich | Gliedert insbesondere offene Posten in fachlich getrennte Bereiche und wirkt auf deren Verrechenbarkeit. |
| Abgabeart | Beschreibt die Art der abzurechnenden Leistung beziehungsweise Abgabe innerhalb der Verbrauchsabrechnung. |
| Tarif | Legt die konkreten Preis- und Berechnungsbedingungen einer Abrechnung fest. |
| Sach-/Finanzbuchhaltungskonto | Bestimmt die buchhalterische Kontierung. Über diese Kontierung kann zugleich ein Abrechnungsbereich abgeleitet werden. |
| Verband | Bildet die organisatorische beziehungsweise abrechnende Einheit. Für ihn kann ein allgemeiner Abrechnungsbereich festgelegt werden. |
Abrechnungsbereiche anzeigen und suchen
Die Übersicht zeigt die vorhandenen Abrechnungsbereiche mit ihrer Bezeichnung. Die Datensätze werden alphabetisch nach der Bezeichnung sortiert. Über die Suche können Sie nach einem beliebigen Bestandteil der Bezeichnung suchen; es ist also nicht erforderlich, den vollständigen Namen einzugeben. Gelöschte Abrechnungsbereiche werden in der regulären Auswahl nicht mehr berücksichtigt.
Die Liste kann außerdem über die üblichen Funktionen ausgegeben beziehungsweise als CSV-Datei exportiert werden.
Abrechnungsbereich anlegen und bearbeiten
Ein Abrechnungsbereich besitzt nur wenige eigene Stammdaten. Seine fachliche Bedeutung entsteht vor allem dadurch, dass er anschließend einem Verband, einem Finanzbuchhaltungskonto oder einem offenen Posten zugeordnet wird.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Eindeutige fachliche Bezeichnung des Abrechnungsbereichs. Die Eingabe ist erforderlich und auf 100 Zeichen begrenzt. |
Die Bezeichnung muss eindeutig sein. WAVE verhindert, dass ein weiterer Abrechnungsbereich mit derselben Bezeichnung gespeichert wird. Diese Eindeutigkeitsprüfung berücksichtigt auch bereits als gelöscht gekennzeichnete Datensätze. Eine früher verwendete Bezeichnung kann deshalb nicht ohne Weiteres erneut vergeben werden.
Empfehlung: Wählen Sie Bezeichnungen, die den fachlichen Zweck eindeutig erkennen lassen. Die Bezeichnung erscheint unter anderem bei offenen Posten und sollte Anwendern deshalb unmittelbar verständlich machen, zu welchem Bereich der jeweilige OP gehört.
Gleichzeitige Bearbeitung
Beim Ändern eines vorhandenen Abrechnungsbereichs prüft WAVE, ob der Datensatz zwischenzeitlich von einer anderen Stelle verändert wurde. Dadurch wird verhindert, dass eine neuere Änderung unbemerkt durch einen älteren Bearbeitungsstand überschrieben wird.
Abrechnungsbereich löschen
Beim Löschen wird ein Abrechnungsbereich als gelöscht gekennzeichnet. Er steht damit in den regulären Listen und Auswahlmöglichkeiten nicht mehr als aktiver Abrechnungsbereich zur Verfügung. Bereits bestehende fachliche Bezüge sollten vor dem Löschen sorgfältig geprüft werden, da Abrechnungsbereiche insbesondere für vorhandene offene Posten und für die Konfiguration der Finanzbuchhaltung relevant sein können.
Hinweis: Ein Abrechnungsbereich sollte nicht allein deshalb gelöscht und neu angelegt werden, weil seine Bezeichnung geändert werden soll. Durch eine Änderung bleibt die bestehende Zuordnung erhalten. Ein neu angelegter Datensatz wäre dagegen ein anderer Abrechnungsbereich und müsste in den verwendenden Stammdaten gegebenenfalls erneut zugeordnet werden.
Empfohlene Einrichtung
Abrechnungsbereiche sollten nach fachlichen Kriterien eingerichtet werden und nicht lediglich zur zusätzlichen Beschriftung von offenen Posten. Entscheidend ist die Frage, welche Forderungen und Guthaben bei der automatischen OP-Verrechnung grundsätzlich miteinander ausgeglichen werden dürfen.
Zusammenfassung
Abrechnungsbereiche sind eine fachliche Gliederung für finanzielle Vorgänge in WAVE. Ihre zentrale Bedeutung liegt in der Verwaltung und Verrechnung offener Posten. Sie sorgen dafür, dass Forderungen und Guthaben nur dann als passende Verrechnungspartner behandelt werden, wenn ihre fachliche Zuordnung zusammenpasst.
Die Zuordnung kann aus dem Verband stammen oder spezifischer über das verwendete Finanzbuchhaltungskonto bestimmt werden. Damit verbinden Abrechnungsbereiche die fachliche Trennung von Forderungen mit der Kontierung und der OP-Verarbeitung. Eine sorgfältige Einrichtung ist deshalb besonders wichtig, wenn innerhalb eines Verbands mehrere abrechnungstechnisch getrennte Forderungsbereiche geführt werden.
