Mit dem Kundenassistenten erfassen Sie einen neuen Kunden und die für seine weitere Bearbeitung benötigten Daten in einem zusammenhängenden Vorgang. Neben den Kundenstammdaten können Sie Personen, Bankverbindung, Rechnungsanschrift, Verbrauchsobjekt, Abrechnungspositionen und Abschläge anlegen. Bei Bedarf lassen sich auch die für den Kundenzugang vorgesehenen Dokumente erzeugen.
1. Allgemeine Angaben
Beginnen Sie mit dem Zugangsdatum und dem zuständigen Verband. Beide Angaben sind erforderlich. Das Zugangsdatum legt den Beginn des neuen Kundenverhältnisses fest und wird auch für die Gültigkeit neu erfasster Personen, Bankverbindungen und Anschriften verwendet. Als Ausgangswert ist das aktuelle Datum vorgesehen. Ist der Verband bereits vorgegeben, kann die Auswahl gesperrt sein.
Wählen Sie den Kundentyp. Für einen Hausanschlusskunden müssen Sie einen Hausanschluss zuordnen. Bei anderen Kundentypen ist diese Angabe nicht grundsätzlich erforderlich. Je nach Konfiguration kann außerdem die Auswahl einer Tarifgruppe notwendig sein. Weitere mögliche Angaben sind die Ablesekennung, die Bezeichnung des Verbrauchsobjekts, der Abschlagsrhythmus, ein Hinweis sowie Angaben für die elektronische Rechnungsstellung, insbesondere E-Mail-Adresse und Leitweg-ID.
Wenn Sie einen vorhandenen Hausanschluss auswählen, kann WAVE Angaben des letzten Antragstellers übernehmen. Dazu gehören gegebenenfalls die Daten einer primären und einer weiteren Person. Bei bereichsübergreifenden Kundennummern kann auch das vorhandene Debitorenkonto übernommen werden. Prüfen Sie solche Vorbelegungen vor dem Fortfahren.
2. Primäre und weitere Person
Erfassen Sie die primäre Person als zentralen Ansprechpartner beziehungsweise die vorrangig geführte Person des neuen Kunden. Hierzu gehören die im Personenformular angebotenen Namens-, Anschriften- und Kontaktdaten. Sofern erforderlich, können Sie eine sekundäre Person hinzufügen, etwa wenn mehrere Personen mit dem Kundenverhältnis verbunden sind.
Der Assistent prüft die Angaben der jeweiligen Person beim Wechsel zum nächsten Schritt. Für neu erfasste Personen wird als Gültigkeitsbeginn das Zugangsdatum des Kunden übernommen. Die primäre Person wird im neuen Debitorenkonto außerdem zur Bildung einer Kontobezeichnung herangezogen.
3. Bankverbindung und Rechnungsanschrift
Optional können Sie eine Bankverbindung erfassen. Die Bankverbindung wird nur dann zur Neuanlage übergeben, wenn eine IBAN hinterlegt ist. Für die Rechnungsanschrift können Sie eine abweichende Anschrift erfassen; diese wird berücksichtigt, wenn eine Anschrift eingetragen ist. Beide Datensätze erhalten das Zugangsdatum als Gültigkeitsbeginn.
4. Abrechnungsdaten
Im Schritt Abrechnungsdaten verwalten Sie die Abrechnungspositionen des neuen Kunden. Sie können Positionen hinzufügen, duplizieren oder entfernen. Bei einer neuen Position werden unter anderem der Beginn anhand des Zugangsdatums, die ausgewählte Tarifgruppe und der Hausanschluss vorbelegt, soweit diese Angaben vorhanden sind. Für die Abrechnung müssen die fachlich passenden Tarife und weiteren Positionsdaten erfasst werden.
Bei einem vorhandenen Hausanschluss kann der Assistent bereits bestehende Abrechnungspositionen laden. Positionen, die am Zugangsdatum noch relevant sind, werden berücksichtigt; ein vor dem Zugangsdatum liegender Beginn wird auf das Zugangsdatum angehoben. Kontrollieren Sie die übernommenen Positionen insbesondere auf Tarif, Zähler, Menge und Gewichtung.
5. Abschläge berechnen
Wenn Sie einen Abschlagsrhythmus auswählen, kann der Assistent Abschläge für das laufende Jahr berechnen. Ausgangspunkt sind die erfassten Abrechnungspositionen und die darin verwendeten Tarife. Soweit erforderlich, geben Sie den erwarteten Verbrauch je Zähler und die Gewichtung für pauschale Tarifbestandteile an.
WAVE ermittelt die noch anstehenden Abschlagstermine des laufenden Jahres und verteilt die berechneten Beträge auf diese Termine. Die Umsatzsteuer wird für den jeweiligen Abschlagstermin berücksichtigt. Ist beim Abschlagsrhythmus die Rundung auf volle Euro vorgesehen, werden die Beträge entsprechend gerundet. Änderungen am Rhythmus, Verbrauch oder an der Gewichtung führen zu einer Neuberechnung.
6. Zusatzattribute
Wenn für Kunden Zusatzattribute eingerichtet wurden, können Sie diese ebenfalls im Assistenten erfassen. Die Angaben werden beim Speichern des neuen Kunden berücksichtigt. Ohne konfigurierte Kunden-Zusatzattribute entfällt dieser fachliche Teil.
7. Dokumente und Ausgabe
Im Dokumentenschritt legen Sie fest, welche Unterlagen im Rahmen der Neuanlage erzeugt werden sollen. Dazu gehören insbesondere Begrüßungsschreiben, SEPA-Mandat, Abschlagsmitteilung und ein Informationsblatt zur Kundenbewegung. Die anfängliche Auswahl einiger Dokumente richtet sich nach den Systemeinstellungen. Eine Abschlagsmitteilung wird bei der Vorbelegung abgewählt, wenn keine Abschläge vorhanden sind.
Zusätzlich können Sie die Ausgabe bestimmen, insbesondere Drucken, E-Mail-Versand und Anzeige der Dokumente. Beim Aktivieren des Druckens kann der Standarddrucker des angemeldeten Benutzers vorbelegt werden. Für die Dokumentgestaltung stehen die Optionen Geschäftsbogen und Blanko zur Verfügung; die Auswahl ist gegenseitig gekoppelt.
8. Speichern und Abschluss
Mit Speichern übergeben Sie die erfassten Angaben an WAVE. Bei einer echten Neuanlage werden der neue Kundenstammsatz und das zugehörige Debitorenkonto angelegt beziehungsweise – soweit vorgesehen – ein bestehendes Debitorenkonto übernommen. Gleichzeitig werden die erfassten Personen, eine vorhandene Bankverbindung und Rechnungsanschrift, die Zuordnung zum Verbrauchsobjekt, die Abrechnungspositionen, Abschläge und Zusatzattribute verarbeitet.
Das Debitorenkonto wird mit einer Debitorengruppe vorbelegt. Dafür verwendet WAVE die konfigurierte Standard-Debitorengruppe beziehungsweise die Gruppe „Nichtmitglied“, falls keine Standardgruppe festgelegt ist. Das Kennzeichen Nebenkosten wird bei einem neu angelegten Debitorenkonto zunächst aktiviert. Eine gegebenenfalls eingegebene Debitorennummer wird übernommen.
Nach erfolgreichem Speichern können erzeugte Dokumente geöffnet werden. Außerdem wird der Kundenfilter auf die Kundennummer des neu angelegten Kunden gesetzt, damit der Datensatz anschließend leichter wiedergefunden werden kann.
