Exportkonfigurationen

Grundaufbau

Zu jeder Exportkonfiguration gehören eine Bezeichnung und eine Exportvorlage. Die Vorlage bestimmt insbesondere die Exportart sowie die verfügbaren normalen Spalten und Pivotspalten. Nach dem Anlegen ist die ausgewählte Vorlage nicht mehr frei änderbar. Dadurch bleibt die Datenbasis einer bestehenden Konfiguration stabil.

Bezeichnung, Vorlage und Dateiendung

Die Bezeichnung ist ein Pflichtfeld und kann bis zu 100 Zeichen enthalten. Sie dient nicht nur zur Identifikation der Konfiguration, sondern wird auch beim Erzeugen des Dateinamens und beim E-Mail-Versand verwendet.

Die Exportvorlage ist ebenfalls verpflichtend. Sie legt fest, auf welchem Datenbestand die Konfiguration aufsetzt und welche Exportart verwendet wird. Abhängig von der Exportart schlägt WAVE die passende Dateiendung vor: bei XML-Exporten xml, bei PDF-Exporten pdf und ansonsten standardmäßig csv. Die Dateiendung kann in der Konfiguration gespeichert werden.

Dateiname und „Bezeichnung übernehmen“

Mit Bezeichnung übernehmen steuern Sie, ob der Dateiname ausschließlich aus der Bezeichnung der Exportkonfiguration gebildet wird. Ist die Option aktiviert, entsteht beispielsweise Wartungsdaten.csv. Ohne diese Option ergänzt WAVE die Bezeichnung um einen Zeitanteil, sodass aufeinanderfolgende Exporte unterschiedliche Dateinamen erhalten können.

Trennzeichen und Textmarkierung

Für spaltenorientierte Textausgaben kann festgelegt werden, wie einzelne Felder voneinander getrennt und Textwerte gekennzeichnet werden. Als Trennzeichen stehen Komma, Semikolon, Tabulator, ein eigenes Zeichen oder kein Trennzeichen zur Verfügung. Die Auswahl ist gegenseitig ausschließend.

Für die Textmarkierung kann zwischen Anführungszeichen, Apostroph, einem eigenen Zeichen und keiner Textmarkierung gewählt werden. Die Markierung wird auf Textfelder angewendet. Zahlen-, Datums- oder Wahrheitswerte werden nicht allein aufgrund dieser Einstellung als Text gekennzeichnet.

Datenfelder der Exportkonfiguration

Unter Datenfelder bestimmen Sie, welche der durch die Exportvorlage bereitgestellten Informationen tatsächlich ausgegeben werden. Die Reihenfolge der Einträge entspricht der späteren Spaltenreihenfolge. Mit Nach oben und Nach unten können Sie diese Reihenfolge verändern.

Eine Ausgabespalte kann auf drei Arten entstehen:

Überschrift

Für jedes Datenfeld kann eine Überschrift mit bis zu 100 Zeichen festgelegt werden. Bei Auswahl einer normalen Spalte oder Pivotspalte übernimmt WAVE zunächst deren Bezeichnung als Überschrift. Sie kann anschließend angepasst werden. Ob die Überschriften überhaupt als erste Zeile der Datei ausgegeben werden, wird über Überschrift ausgeben in der Exportkonfiguration gesteuert.

Format

Das angebotene Format richtet sich nach dem Datentyp des gewählten Feldes. Für Datum, Ja/Nein-Werte und Dezimalzahlen stehen typspezifische Ausgabeformate zur Verfügung. Das Format verändert dabei nicht den gespeicherten Wert in WAVE, sondern nur dessen Darstellung in der Exportdatei. Dasselbe gilt für entsprechend typisierte Pivotspalten.

Länge, Auffüllen und Ausrichtung

Mit Länge kann eine feste maximale Feldlänge vorgegeben werden. Ist der erzeugte Feldinhalt länger, wird er auf diese Länge gekürzt. Ist er kürzer und Auffüllen aktiviert, ergänzt WAVE Leerzeichen bis zur festgelegten Länge. Über die Ausrichtung wird bestimmt, auf welcher Seite diese Leerzeichen ergänzt werden: linksbündige Felder werden rechts, rechtsbündige Felder links aufgefüllt.

Damit können auch Exporte mit festen Feldbreiten erzeugt werden. Wird gleichzeitig ein Trennzeichen verwendet, wirkt die Feldlänge dennoch auf den Inhalt jeder einzelnen Spalte.

Sortierung

Die Exportkonfiguration kann eine Sortierspalte und eine Sortierrichtung vorgeben. Als Sortierspalte dient eine normale Spalte der Exportvorlage; die Reihenfolge kann aufsteigend oder absteigend festgelegt werden. Fehlt eine Sortierspalte oder eine gültige Sortierrichtung, fügt die Konfiguration keine zusätzliche Sortierung hinzu.

Die Sortierung beeinflusst die Reihenfolge der Datensätze, nicht die Reihenfolge der ausgegebenen Spalten. Letztere wird ausschließlich über die Datenfelder festgelegt.

Filter

Filter begrenzen den Datenbestand, bevor die Exportdatei erzeugt wird. Jeder Filter besteht aus Spalte, Operator und – soweit der Operator einen Vergleichswert benötigt – einem Wert. Die auswählbaren Spalten stammen aus der verwendeten Exportvorlage und können deshalb auch Felder verknüpfter Datenbereiche umfassen.

Mehrere angelegte Filter werden gemeinsam angewendet. Ein Datensatz muss daher die hinterlegten Bedingungen erfüllen, um in die Exportmenge aufgenommen zu werden.

Datentypgerechte Filterwerte

WAVE behandelt den Filterwert entsprechend dem Datentyp der ausgewählten Spalte. Für Text wird eine Texteingabe verwendet, für Wahrheitswerte eine Ja/Nein-Auswahl, für Datumswerte ein Datum und für Ganz- bzw. Dezimalzahlen eine numerische Eingabe. Dadurch wird der Vergleich mit dem tatsächlichen Datenfeld typgerecht durchgeführt.

Exportschlüssel und „Nur nicht exportierte“

Für wiederkehrende Schnittstellen ist es häufig wichtig, einen Datensatz nicht bei jeder Ausführung erneut zu übertragen. Dafür kann ein Exportschlüssel ausgewählt werden. Er bezeichnet das Feld, über das WAVE einen exportierten Datensatz eindeutig nachverfolgt – typischerweise einen eindeutigen Schlüssel des zugrunde liegenden Datensatzes.

Wird ein Export mit Exportschlüssel erfolgreich verarbeitet, speichert WAVE für den betreffenden Datensatz einen Nachverfolgungseintrag mit dem Schlüsselwert, dem Bearbeitungszeitpunkt und dem ausführenden Benutzer. Ist zusätzlich Nur nicht exportierte aktiviert, schließt WAVE bei zukünftigen Ausführungen alle Schlüssel aus, die für genau diese Exportkonfiguration bereits protokolliert wurden.

Ablagepfad

Über den Ablagepfad kann ein Zielverzeichnis für die erzeugten Dateien vorgegeben werden. Ist kein eigener Ablagepfad hinterlegt, verwendet WAVE das für Exporte vorgesehene Standardverzeichnis der Dokumentenbereitstellung. Bei speziellen Exportarten kann der Ablagepfad zusätzlich für die Bereitstellung der erzeugten Dokumente genutzt werden.

E-Mail-Versand

Ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt und wurde mindestens eine Exportdatei erzeugt, stellt WAVE die erzeugte Datei als Anhang für den Versand bereit. Die Bezeichnung der Exportkonfiguration wird als Betreff verwendet. Ist keine E-Mail-Adresse eingetragen, wird kein Versand durchgeführt. Ebenso erfolgt kein Versand, wenn die Ausführung keine Datei erzeugt hat.

Der E-Mail-Versand ist damit eine zusätzliche Bereitstellungsform; die eigentliche Datenauswahl und Dateierzeugung erfolgt unabhängig davon.

Automatische Ausführung

Exportkonfigurationen können zeitgesteuert ausgeführt werden. Dafür stehen Intervall, Intervalltyp und Nächste Ausführung zur Verfügung. Das Intervall enthält die Anzahl der Zeiteinheiten, der Intervalltyp legt deren Bedeutung fest.

Nach einer Ausführung berechnet WAVE den nächsten Termin aus dem bisherigen Ausführungszeitpunkt und dem eingestellten Rhythmus. Liegt dieser rechnerische Termin bereits in der Vergangenheit, wird der Rhythmus so lange fortgeschrieben, bis wieder ein zukünftiger Termin erreicht ist. Dadurch werden ausgefallene Intervalle nicht als Serie von sofortigen Nachholexporten abgearbeitet.

Fehlt ein positives Intervall oder ein gültiger Intervalltyp, wird keine weitere automatische Ausführung geplant.

Ausführung zusammen mit dem DATEV-Export

Mit Mit DATEV-Export ausführen kann eine Exportkonfiguration an die Rechnungsausgabe für DATEV gekoppelt werden. Nach der Erzeugung eines DATEV-Rechnungsexports ermittelt WAVE die dafür gekennzeichneten Exportkonfigurationen und startet diese zusätzlich. Die im DATEV-Lauf erzeugte Exportnummer wird dabei in die zugehörigen Exportfilter übernommen, sodass eine entsprechend vorbereitete Konfiguration genau den aktuellen DATEV-Lauf weiterverarbeiten kann.

Über Verband DATEV-Export kann die Kopplung auf einen Verband eingeschränkt werden. Ist für die Konfiguration kein Verband festgelegt, kann sie bei einem DATEV-Export unabhängig vom konkret ausgewählten Verband berücksichtigt werden; ist ein Verband hinterlegt, muss er zum DATEV-Lauf passen.

Export manuell ausführen

Eine gespeicherte Exportkonfiguration kann über Export ausführen gestartet werden. In der Übersicht können auch mehrere Konfigurationen markiert und gemeinsam angestoßen werden. Die Verarbeitung erfolgt im Hintergrund. Bei CSV-Exporten prüft WAVE vor dem Start, ob Datenfelder definiert wurden; eine CSV-Konfiguration ohne Ausgabefelder kann nicht sinnvoll ausgeführt werden.

Auch beim Speichern einer bearbeiteten Konfiguration kann WAVE anbieten, den Export unmittelbar anschließend zu starten. Dadurch lassen sich Änderungen direkt anwenden, ohne zur Übersicht zurückkehren zu müssen.

Ausführungsjournal

Jede Ausführung wird protokolliert. Das Ausführungsjournal dient damit der Nachvollziehbarkeit, ob und mit welchem Ergebnis eine Exportkonfiguration verarbeitet wurde. Der Ablauf wird der jeweiligen Exportkonfiguration zugeordnet und enthält Informationen über die gestartete Exportaufgabe sowie Meldungen der Verarbeitung.

Abhängig vom Verlauf werden dort beispielsweise die verwendete Exportart, erzeugte Dateien, der fehlende E-Mail-Versand, eine nicht erzeugte Datei, Warnungen oder aufgetretene Fehler dokumentiert. Das Journal ist deshalb die erste Anlaufstelle, wenn ein geplanter oder manuell gestarteter Export nicht das erwartete Ergebnis geliefert hat.

Export zurücksetzen

Die Funktion Export zurücksetzen betrifft die Exportnachverfolgung. Sie ist insbesondere dann relevant, wenn Nur nicht exportierte verwendet wird und bereits übertragene Datensätze erneut exportiert werden sollen.

Beim Zurücksetzen geben Sie einen Zeitraum mit Von und optional Bis an. Das Von-Datum ist verpflichtend. Fehlt das Bis-Datum, verwendet WAVE den aktuellen Tag. Berücksichtigt wird jeweils der vollständige Zeitraum einschließlich des Von- und Bis-Tages.

WAVE entfernt anschließend für die ausgewählte Exportkonfiguration die Nachverfolgungseinträge, deren Bearbeitungszeitpunkt in diesem Zeitraum liegt. Die fachlichen Ausgangsdaten selbst werden dabei nicht gelöscht oder verändert. Sie gelten für diese Konfiguration lediglich nicht mehr als bereits exportiert und können bei einer folgenden Ausführung erneut berücksichtigt werden, sofern sie auch die übrigen Filterbedingungen erfüllen.

Zusammenspiel der Einstellungen

Praxisbeispiel: täglicher Differenzexport

Ein Fremdsystem soll jeden Morgen eine CSV-Datei mit allen seit dem letzten erfolgreichen Export noch nicht übertragenen Vorgängen erhalten. Die Exportvorlage stellt die benötigten Vorgangsdaten bereit. In der Exportkonfiguration werden die gewünschten Datenfelder in der vom Fremdsystem erwarteten Reihenfolge angelegt, Semikolon und Anführungszeichen eingestellt und die Überschriften aktiviert.

Als Exportschlüssel wird die eindeutige Vorgangs-ID gewählt und Nur nicht exportierte aktiviert. Fachliche Filter können den Datenbestand zusätzlich beispielsweise auf einen bestimmten Status oder Mandantenbereich begrenzen. Als Intervall wird 1 / täglich eingestellt und der erste Ausführungszeitpunkt vorgegeben. Nach jedem Export merkt sich WAVE die exportierten Schlüssel. Beim nächsten Lauf werden diese nicht erneut übertragen.

Muss ein bereits exportierter Zeitraum nach einer Korrektur nochmals übertragen werden, wird die Konfiguration für diesen Zeitraum zurückgesetzt. Die betreffenden Schlüssel sind danach wieder exportierbar; die übrigen Datensätze bleiben weiterhin als bereits verarbeitet gekennzeichnet.