Auftragsdisposition und Hausanschlussverwaltung · Erstellung, Verwaltung, Fakturierung und elektronische Rechnungen
Überblick
In der Auftragsdisposition und Hausanschlussverwaltung werden erbrachte Leistungen, Material, Personal- und Maschineneinsätze sowie vereinbarte Pauschalen in Rechnungen oder Bescheiden abgerechnet. Die Belege lassen sich einzeln oder im Rahmen eines Fakturierungsstapels erstellen, bearbeiten, ausgeben und kaufmännisch weiterverarbeiten.
Die Rechtsgrundlage bestimmt, ob die Abrechnung privatrechtlich als Rechnung oder öffentlich-rechtlich als Bescheid erfolgt. Auftragsabrechnung und Hausanschlussverwaltung verwenden jeweils passende Belegvorlagen; zusätzlich können Rechnungsart und Rechtsgrundlage die Vorlagenauswahl beeinflussen.
Rechnungen finden und verwalten
Die Rechnungsübersicht bündelt vorhandene Belege mit ihren Zuordnungen, Beträgen und Bearbeitungsständen. Standardmäßig ist bei erstmaliger Verwendung der Filter Offen aktiviert. Bereits gespeicherte Filtereinstellungen können wiederhergestellt werden.
| Filterbereich | Möglichkeiten |
|---|---|
| Identifikation | Rechnungsnummer, Debitorennummer, Auftragsnummer, Zählernummer, Hausanschlussnummer und Suchtext |
| Zuordnung | Mandant, Sektor, Auftrag, Auftragsgegenstand, Debitorenkonto, Fakturierungsstapel und Sachbearbeiter |
| Abrechnung | Rechnungsart, Abrechnungsmodus, Zahlungsbedingung und Rechnungsdatum von/bis |
| Bearbeitungsstand | Offen, Druck, Erledigt oder Storniert |
| Besondere Auswertungen | Einzel- bzw. Stapelfakturierung, mit/ohne Lieferantenleistungen, weiterberechnete/nicht weiterberechnete Leistungen und Lastschrift |
Mehrere ausgewählte Status werden gemeinsam berücksichtigt. Die verfügbaren Filter können abhängig vom aufrufenden Fachbereich bereits vorbelegt oder auf bestimmte Objekte eingeschränkt sein.
Rechnung oder Bescheid anlegen
- Öffnen Sie die Rechnungsverwaltung aus dem betreffenden Fachbereich oder direkt aus dem zugehörigen Auftrag beziehungsweise Hausanschlussvorgang.
- Wählen Sie den Rechnungsempfänger und prüfen Sie Mandant, fachliche Zuordnung sowie Rechtsgrundlage.
- Legen Sie Rechnungsart, Belegdatum und Zahlungsbedingung fest. Kontrollieren Sie die ermittelte Fälligkeit.
- Erfassen oder übernehmen Sie die abzurechnenden Positionen und ergänzen Sie bei Bedarf Beschreibung, Hinweise und Textbausteine.
- Prüfen Sie Summen, Umsatzsteuer und die ausgewählte Belegvorlage, bevor Sie den Beleg speichern und ausgeben.
Je nach Fachbereich und Abrechnungssituation werden Belege aus vorhandenen Leistungsdaten erzeugt oder durch den Benutzer angelegt. Welche Daten automatisch übernommen werden, hängt vom zugrunde liegenden Vorgang ab.
Rechnungspositionen und Beträge
Die Positionen bilden die fachliche Grundlage des Belegs. Sie können unter anderem Materialeinsatz, Personal- und Maschinenleistungen sowie weitere abrechenbare Leistungen abbilden. Für jede Position werden die erforderlichen Angaben wie Bezeichnung, Menge, Einheit, Preis und Umsatzsteuer geführt.
Die Darstellung ist nach Rechnungsabschnitten gegliedert. Innerhalb der Abschnitte können Positionen verschoben und neu nummeriert werden. Außerdem steht eine Funktion zum Nullsetzen der Menge ausgewählter Positionen zur Verfügung.
WAVE unterstützt positionsbezogene Aufschläge und Rabatte sowie unterschiedliche Preis- und Mengenkomponenten. Die anzuwendende Umsatzsteuer kann vom Leistungs- beziehungsweise Verzeichnisbezug und vom Belegdatum abhängen. Ob mehrere Umsatzsteuersätze in einem Beleg verwendet werden dürfen, ist konfigurierbar.
Einzel- und Stapelfakturierung
Bei der Einzelfakturierung wird ein konkreter Vorgang gezielt abgerechnet. Die Stapelfakturierung dient der gebündelten Erstellung mehrerer Belege. Rechnungen können nach der Entstehungsart gefiltert werden; außerdem ist der zugehörige Fakturierungsstapel als Suchkriterium verfügbar.
Die Rechnungsvorlage wird beim Erzeugen des Belegs berücksichtigt. Ist eine Vorlage ausdrücklich vorgegeben, hat diese Vorrang; andernfalls ermittelt WAVE eine Vorlage passend zu Fachbereich, Rechtsgrundlage und Rechnungsart.
Einmalige Pauschalkosten werden daraufhin geprüft, ob sie bereits auf einer nicht stornierten, regulären Rechnung berücksichtigt wurden. Kosten, die ausdrücklich pro Rechnung vorgesehen sind, werden anders behandelt und lösen für sich allein keine weitere Rechnung aus.
Abschläge, Vorauszahlungen und Schlussrechnungen
Für länger laufende oder abschnittsweise abzurechnende Leistungen können Abschlagsrechnungen beziehungsweise Vorauszahlungen und anschließend eine Schlussrechnung verwendet werden. Bereits erfasste Gutschriften, Abschläge und Vorauszahlungen lassen sich einer Schlussrechnung zuordnen und werden in zeitlicher Reihenfolge berücksichtigt.
Die Zuordnung zu einer Schlussrechnung ist relevant, um bereits berücksichtigte Beträge nicht erneut als freie Abschläge anzusetzen. Beim Stornieren oder Zurücknehmen einer Schlussrechnung müssen diese Beziehungen ebenfalls berücksichtigt werden.
Rechnungsstatus und Stornierung
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Offen | Der Beleg ist angelegt und noch nicht in den Ausgabestatus überführt. |
| Druck | Der Beleg wurde über einen Ausgabe- oder Exportvorgang entsprechend verarbeitet. |
| Erledigt | Der Beleg ist als erledigt gekennzeichnet. |
| Storniert | Der Beleg wurde aufgehoben und wird bei bestimmten Abrechnungsprüfungen nicht mehr als aktive Rechnung berücksichtigt. |
Für Stornierungen stehen gesonderte Funktionen zur Verfügung. Dabei werden nicht nur der Belegstatus, sondern gegebenenfalls auch Buchungen, Wertstellungen und Beziehungen zu Schlussrechnungen berücksichtigt. Ein bereits storniertes Dokument darf nicht einfach wie ein unveränderter aktiver Beleg behandelt werden.
Ausgabe, Versand und Dokumentvorlagen
Über das Belegmenü können Rechnungen gedruckt oder als PDF versendet werden. Die Dokumenterzeugung verwendet die zum Beleg gehörende Vorlage. Für den Versand stehen die vorgesehenen Kommunikationswege und die zugehörigen Dialoge zur Verfügung.
Bei Bedarf kann die Anschrift auf einer Rechnung mit der entsprechenden Funktion aktualisiert werden. Dies ist von der Änderung der eigentlichen Leistungs- und Betragsdaten zu unterscheiden.
Für die elektronische Rechnung bietet das Belegmenü ausdrücklich die Aktionen XRechnung senden und XRechnung exportieren. Beide erzeugen zunächst die strukturierte Rechnungsdatei; beim Senden öffnet WAVE anschließend einen E-Mail-Dialog, beim Exportieren wird die Datei zur weiteren Verwendung bereitgestellt.
Elektronische Rechnung: Grundlagen
Eine elektronische Rechnung im strukturierten Sinn enthält Rechnungsdaten in einem maschinenlesbaren Format. Ein gewöhnliches PDF ohne strukturierte Rechnungsdaten ist damit nicht gleichzusetzen. Die beiden in WAVE relevanten Varianten sind XRechnung und ZUGFeRD.
Beide Verfahren sollen Rechnungsdaten wie Rechnungsaussteller, Empfänger, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungspositionen, Steuerangaben und Zahlungsinformationen so bereitstellen, dass sie automatisiert verarbeitet werden können. Die konkreten Pflichtangaben richten sich nach dem verwendeten Format, seinem Profil und den Anforderungen des Rechnungsempfängers.
XRechnung: strukturierte XML-Rechnung
Die XRechnung ist ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat. Anders als eine herkömmliche PDF-Rechnung steht hier die maschinelle Verarbeitung der XML-Daten im Vordergrund. Eine XRechnung muss daher nicht über eine visuelle PDF-Darstellung verfügen.
XRechnung in WAVE erzeugen
- Öffnen Sie die betreffende Rechnung und prüfen Sie Empfänger, Positionen und Zahlungsangaben.
- Wählen Sie im Belegmenü XRechnung exportieren, um die XML-Datei bereitzustellen, oder XRechnung senden, um den E-Mail-Versanddialog zu öffnen.
- WAVE speichert den aktuellen Belegstand, erstellt die XML-Rechnung und stellt die Datei für den gewählten Vorgang bereit.
- Kontrollieren Sie vor dem Versand die Empfängeradresse und gegebenenfalls vom Empfänger verlangte zusätzliche Angaben.
Die Erzeugung verwendet die strukturierte Rechnungsdarstellung Cross Industry Invoice (CII) mit dem Profil XRECHNUNG. Wenn die Datei erfolgreich erstellt wurde und die Rechnung zuvor offen war, setzt WAVE den Status auf Druck, hinterlegt das Druckdatum und kennzeichnet den Beleg als XRechnung.
Für Kunden mit dem Zustelltyp XRechnung ist zudem eine zustelltypabhängige Erzeugung vorgesehen. Die im Rechnungsdialog angebotenen manuellen Versand- und Exportfunktionen bleiben davon zu unterscheiden.
ZUGFeRD: PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten
ZUGFeRD kombiniert eine für Menschen lesbare PDF-Rechnung mit einer eingebetteten, strukturierten XML-Rechnung. Der Empfänger kann die PDF-Darstellung prüfen und – sofern seine Software dies unterstützt – die XML-Daten automatisch übernehmen.
Das ZUGFeRD-Konzept sieht eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML-Datei vor. WAVE besitzt eine entsprechende konfigurierbare Erzeugung; ob sie für einen konkreten Beleg verwendet wird, hängt von der aktivierten Einstellung und den vorgesehenen Rechnungs- beziehungsweise Zustellbedingungen ab.
Was bedeutet das für die Praxis?
Für die Sachbearbeitung bleibt das Dokument äußerlich eine PDF-Rechnung. Der elektronische Mehrwert liegt in den zusätzlich enthaltenen Rechnungsdaten. Eine PDF-Datei sollte deshalb nicht allein anhand ihres Dateinamens oder ihres sichtbaren Erscheinungsbilds als ZUGFeRD-Rechnung eingestuft werden. Entscheidend ist, dass die eingebettete XML-Datei vorhanden und technisch gültig ist.
WAVE verfügt über technische Funktionen zum Einbetten und Prüfen der ZUGFeRD-Daten. Der Erfolg einer solchen Prüfung ist von der fachlichen Prüfung der Rechnungsinhalte zu unterscheiden.
XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Typische Datei | XML | PDF/A-3 mit eingebetteter XML |
| Lesbarkeit | Für Software optimiert; zur Ansicht meist spezieller Viewer erforderlich | PDF-Darstellung direkt lesbar |
| Automatische Verarbeitung | Über strukturierte XML-Daten | Über die in der PDF eingebetteten XML-Daten |
| WAVE-Bedienung | Eigene Aktionen zum Senden und Exportieren | Erzeugung im Rahmen der entsprechend konfigurierten PDF-Ausgabe |
| Prüfschwerpunkt | XML-Validität und Anforderungen des Empfängers | PDF/A-3, eingebettete XML und Übereinstimmung der Rechnungsdaten |
Welche Variante zu verwenden ist, richtet sich nach den Vorgaben des Empfängers und der in WAVE vorgesehenen Zustellkonfiguration. Die Wahl eines Dateiformats allein garantiert noch nicht, dass sämtliche empfängerbezogenen Anforderungen erfüllt sind.
DATEV-Export und kaufmännische Weiterverarbeitung
Für die Übergabe von Rechnungsdaten an die Finanzbuchhaltung steht ein DATEV-XML-Export zur Verfügung. Die Auswahl kann unter anderem anhand von Mandant, Rechnungszeitraum, Exportnummer und der Einschränkung auf noch nicht exportierte Belege erfolgen.
Bei der Buchungsverarbeitung berücksichtigt WAVE unter anderem Rechnungsart, Wertstellung und Stornierung. Die kaufmännische Behandlung einer Gutschrift oder eines Stornos unterscheidet sich daher von der bloßen Ausgabe einer Rechnungsdatei.
Unabhängig davon kann die Rechnungsübersicht als CSV exportiert oder gedruckt werden. Diese Listenexporte sind keine elektronischen Rechnungen im Sinne von XRechnung oder ZUGFeRD.
Empfohlener Arbeitsablauf und Kontrollen
- Prüfen Sie die fachliche Zuordnung zu Auftrag oder Hausanschlussantrag und den Rechnungsempfänger.
- Kontrollieren Sie die Rechtsgrundlage, damit die passende Rechnung beziehungsweise der passende Bescheid entsteht.
- Prüfen Sie Leistungspositionen, Mengen, Preise, Steuerbehandlung, Pauschalen und bereits berechnete Leistungen.
- Berücksichtigen Sie bei Schlussrechnungen vorhandene Abschläge, Vorauszahlungen und Gutschriften.
- Kontrollieren Sie Belegdatum, Zahlungsbedingung, Fälligkeit und Dokumentvorlage.
- Wählen Sie den geeigneten Ausgabeweg: Papier/PDF, XRechnung oder – bei entsprechender Konfiguration – ZUGFeRD.
- Prüfen Sie das erzeugte Dokument und dokumentieren Sie den tatsächlichen Versand beziehungsweise Export.
