Erfassung, Disposition, Durchführung, Leistungsnachweis und Abrechnung
Aufträge bündeln die auszuführenden Arbeiten an technischen Anlagen, für Kunden oder im Rahmen betrieblicher Aufgaben. Sie verbinden den fachlichen Anlass mit Zuständigkeiten, Terminen, ausgeführten Leistungen, Kosten und gegebenenfalls der späteren Fakturierung. Je nach Auftragsgegenstand und Anwendungsbereich stehen unterschiedliche Angaben und Arbeitsschritte zur Verfügung.
Auftragsübersicht und Arbeitsweisen
Die Auftragsübersicht dient zur Recherche, Bearbeitung und gemeinsamen Verarbeitung von Aufträgen. Neben der tabellarischen Ansicht stehen – abhängig von der gewählten Ansicht und den Berechtigungen – terminorientierte Darstellungen einschließlich Tages- und Wochenkalender sowie Dispositionsfunktionen zur Verfügung. Die Kalenderansicht richtet den betrachteten Zeitraum am ausgewählten Datum aus.
Aufträge können manuell angelegt oder aus anderen Vorgängen und fachlichen Regeln erzeugt werden. Die verfügbaren Funktionen hängen unter anderem vom Auftragsstatus, von der Terminplanung, vom fachlichen Kontext und von den Benutzerrechten ab.
Stammdaten und Zuordnungen eines Auftrags
| Einstellung / Feld | Bedeutung und Verwendung |
|---|---|
| Auftragsnummer | Eindeutige Kennzeichnung für Suche, Auskünfte und Belege. |
| Auftragsdatum | Datum der Anlage bzw. fachlichen Beauftragung; unabhängig vom tatsächlichen Ausführungstermin. |
| Auftragstyp | Unterscheidet die Art des Auftrags, beispielsweise einen Einzelauftrag von zusammengefassten Auftragsstrukturen. |
| Auftragsgegenstand | Beschreibt die vorgesehene Tätigkeit und liefert fachliche Vorgaben, etwa zur Bearbeitung oder Abrechnung. |
| Auftragsgegenstandstyp | Dient der fachlichen Klassifizierung und der gezielten Auswahl in der Übersicht. |
| Status | Kennzeichnet den Bearbeitungsstand des Auftrags; Statuswechsel können Folgeprozesse beeinflussen. |
| Auftraggeberverband / Auftragnehmerverband | Ordnet die beauftragende und die ausführende Organisation zu. Beide Rollen sind getrennt filterbar. |
| Sektor und Gebiet | Fachliche und räumliche Einordnung des Auftrags. |
| Kunde / Debitorenkonto | Zuordnung zum betroffenen Kunden beziehungsweise zum für die Abrechnung relevanten Debitor. |
| Lieferant | Zuordnung eines externen Leistungserbringers, soweit der Auftrag dies vorsieht. |
| Sammelauftrag | Verknüpfung mit einem übergeordneten Auftrag. |
| Hausanschlussantrag | Verbindung zum zugrunde liegenden Antragsverfahren, sofern vorhanden. |
| Ansprechpartner und Personal | Zuordnung verantwortlicher oder beteiligter Personen. |
| Dispositionsgruppe | Organisatorische Zuordnung für Planung und Einsatzsteuerung. |
| Anwendungsbereich | Ordnet den Auftrag dem jeweiligen fachlichen Einsatzgebiet zu. |
Technische Anlage und fachlicher Bezug
Ein Auftrag kann einer technischen Anlage zugeordnet werden. Je nach Anlagenart stehen unter anderem Hausanschlüsse, Standrohre, Maschinen, Kläranlagen, Belüfterstationen, Pumpwerke, Kleinpumpwerke, Kleinkläranlagen, Schächte, Zählerschächte, Wasserwerke, Druckerhöhungsstationen, Hochbehälter, Kanalnetze und Rohrnetze zur Verfügung. Auch ein Bezug zu Indirekteinleitern ist möglich. Die gewählte Anlage stellt den konkreten Ort beziehungsweise Gegenstand der Arbeit dar und unterstützt die spätere Nachvollziehbarkeit.
Fehlt eine technische Anlagenzuordnung, kann dies gezielt über den Filter Ohne technische Anlage geprüft werden. Das ist beispielsweise bei der Datenbereinigung oder bei der Vorbereitung der Disposition hilfreich.
Termine und Disposition
| Einstellung / Feld | Bedeutung und Verwendung |
|---|---|
| Ausführungszeitraum / Leistungsdatum | Zeitraum, in dem die Leistung tatsächlich erbracht wurde oder werden soll; getrennt vom Auftragsdatum filterbar. |
| Termin von / bis | Eingrenzung geplanter Auftragstermine für Kalender und Auftragsliste. |
| Terminkategorie | Unterscheidet fachliche Arten von Terminen. |
| Terminstatus | Zeigt den Planungsstand eines Termins; er ist vom allgemeinen Auftragsstatus zu unterscheiden. |
| Dispositionskennzeichen | Ermöglichen die Auswahl von Aufträgen nach dem jeweiligen Dispositionsmerkmal. |
| Zuständigkeit | Zuordnung einer verantwortlichen Person; abhängig vom Planungsmodus sind weitere Termin- und Dispositionsoptionen verfügbar. |
| Ohne Termin | Zeigt Aufträge, denen noch kein entsprechender Termin zugeordnet ist. |
| Terminvorlauftage | Berücksichtigt einen definierten Vorlauf bei der zeitbezogenen Auftragsauswahl. |
In der Terminplanung können Zuständigkeiten gesetzt und Aufträge disponiert werden. Für Tages- und Wochenkalender wird die ausgewählte Zeitspanne passend zur Ansicht bestimmt. Terminbezogene Statusangaben und die eigentliche Auftragsbearbeitung sind getrennt zu betrachten: Ein disponierter Termin bedeutet nicht automatisch, dass die fachliche Leistung bereits erbracht wurde.
Filtermöglichkeiten in der Auftragsübersicht
Die Filter können kombiniert werden. So lässt sich beispielsweise nach offenen Aufträgen eines Verbandes suchen, die in einem bestimmten Zeitraum auszuführen sind und noch keinen Termin besitzen. Welche Eingabefelder sichtbar sind, hängt vom gewählten Bereich und der Ansicht ab.
| Einstellung / Feld | Bedeutung und Verwendung |
|---|---|
| Auftragsnummer und freie Suche | Gezielte Suche nach einer bekannten Auftragsnummer oder weiteren suchbaren Auftragsangaben. |
| Auftragsstatus | Auswahl eines oder mehrerer Bearbeitungsstände, etwa erfasster, in Arbeit befindlicher oder stornierter Aufträge. |
| Auftragstyp / Gegenstandstyp | Einschränkung nach Auftragsstruktur und fachlicher Klassifizierung. |
| Auftragsgegenstand | Suche nach einer konkreten Tätigkeit beziehungsweise Leistungsart. |
| Unvollständig | Gezielte Auswahl von Aufträgen, bei denen noch erforderliche Angaben oder Bearbeitungsschritte fehlen. |
| Mit / ohne Abrechnungssperre | Unterscheidet Aufträge nach vorhandener beziehungsweise fehlender Abrechnungssperre. |
| Nicht fakturiert | Zeigt Aufträge, deren Leistungen noch nicht vollständig in die Fakturierung überführt wurden, entsprechend der hinterlegten Prüfbedingungen. |
| Aufträge mit Defizit | Sucht Aufträge, bei denen die ermittelten Istkosten die abgerechneten Nettoerlöse übersteigen; dafür müssen vergleichbare Werte vorliegen. |
| Ohne technische Anlage | Findet Aufträge ohne entsprechende technische Anlagenverknüpfung. |
| Ohne Termin / Terminvorlauf | Unterstützt die Suche nach noch nicht terminierten beziehungsweise zeitlich relevanten Aufträgen. |
| Auftragsdatum von / bis | Begrenzt den Zeitraum der Auftragsanlage. |
| Ausführung ab / bis | Begrenzt den Leistungs- oder Ausführungszeitraum. |
| Termin von / bis | Begrenzt die Termine unabhängig von Auftrags- und Ausführungsdatum. |
| Terminkategorie / Terminstatus | Filtert nach Art und Planungsstand der Auftragstermine. |
| Auftraggeberverband / Auftragnehmerverband | Getrennte Auswahl der beteiligten Organisationen. |
| Sektor / Gebiet | Fachliche und räumliche Einschränkung. |
| Kunde / Debitor / Debitorennummer | Suche über die zugeordnete Kunden- beziehungsweise Debitorenbeziehung. |
| Lieferant | Eingrenzung auf Aufträge mit einem bestimmten externen Leistungserbringer. |
| Anlagenart / konkrete Anlage | Suche nach Anlagenart oder ausgewählter technischer Anlage. |
| Hausanschlussantrag / Indirekteinleiter | Einschränkung auf den zugehörigen Fachvorgang. |
| Zählernummer | Suche nach einem mit dem Auftrag verbundenen Zähler. |
| Rechnungsnummer | Recherche nach Aufträgen zu einer bestimmten Rechnung. |
| Benutzer / Personal / Dispositionsgruppe | Filter für Zuständigkeit und Einsatzorganisation. |
| Fakturierungsstapel | Suche nach Aufträgen, die einem bestimmten Abrechnungslauf zugeordnet sind. |
| Sammelauftrag | Begrenzt die Liste auf die zugehörigen untergeordneten Aufträge. |
| Sortierspalte / Sortierrichtung | Steuert die Reihenfolge der Treffer; umfangreiche Listen werden seitenweise geladen. |
Bearbeitung, Tätigkeiten und Nachweise
Die Bearbeitung eines Auftrags umfasst die fachliche Durchführung sowie die Dokumentation der tatsächlich erbrachten Leistungen. Abhängig vom Auftragsgegenstand können Tätigkeiten, Checklisten, Mess- und Sollwerte sowie weitere Pflichtangaben vorgesehen sein. Diese Vorgaben unterstützen eine einheitliche Ausführung und die Prüfung der Vollständigkeit.
Erbrachte Leistungen können über Arbeitszettel und zugehörige Einsatzdaten erfasst werden. Dabei werden insbesondere Personalzeiten, Maschineneinsätze und Materialverbräuche dokumentiert. Diese Angaben bilden die Grundlage für die Kostenermittlung und – soweit vorgesehen – für die Weiterberechnung an den Kunden. Auch Dokumente und erzeugte Belege können den Auftrag ergänzen.
Auftragspositionen und Stücklisten
Für wiederkehrende Arbeiten lassen sich vorbereitete Stücklisten als Grundlage für Auftragspositionen verwenden. Eine Stücklistenposition verweist auf Material, eine Maschinenkategorie oder eine Personalkategorie und enthält insbesondere Menge, Einheit, Bezeichnung und einen ergänzenden Text. Beim Übernehmen werden daraus die entsprechenden Auftragspositionen gebildet.
Für Material werden die verfügbaren Verkaufspreise, für Maschinen und Personal die jeweils hinterlegten Kostensätze herangezogen. Ist kein gültiger Preis vorhanden, kann eine Position zunächst mit einem Preis von null entstehen; solche Positionen sollten vor der Abrechnung geprüft werden. Die Übernahme der Stückliste ersetzt nicht die Erfassung der tatsächlich geleisteten Mengen.
Kosten, Stunden und Fakturierung
| Einstellung / Feld | Bedeutung und Verwendung |
|---|---|
| Istkosten netto / brutto | Ermittelte Kosten aus den zum Auftrag gehörenden Leistungs- und Einsatzdaten. |
| Abgerechnete Summe netto / brutto | Werte der zugehörigen Rechnungspositionen beziehungsweise Rechnungen. |
| Noch nicht fakturierte Summe | Kosten oder Leistungen, die noch nicht in Rechnung gestellt wurden. |
| Gebuchte Stunden | Summe der dokumentierten Arbeitszeiten zum Auftrag. |
| Sollstunden | Geplanter beziehungsweise aus den Sollpositionen ermittelter Stundenumfang. |
| Abrechnungssperre | Verhindert oder begrenzt die Weiterverarbeitung zur Fakturierung entsprechend den Abrechnungsregeln. |
| Fakturierungsstapel | Verbindet den Auftrag mit einer gebündelten Rechnungserstellung. |
Die Kennzahlen helfen bei der Kontrolle des Auftragsfortschritts und der Wirtschaftlichkeit. Eine Defizitauswertung vergleicht vorhandene Nettoerlöse mit den ermittelten Netto-Istkosten. Eine solche Auswertung ist nur aussagekräftig, wenn Leistungen, Mengen und Abrechnungen vollständig erfasst wurden.
Funktionen in der Auftragsübersicht
Je nach Auswahl, Status und Berechtigung können Aufträge geöffnet, bearbeitet und für die weitere Bearbeitung zusammengestellt werden. Die Übersicht unterstützt insbesondere die Zuweisung von Zuständigkeiten, die Auftragsdisposition, die Ausgabe von Arbeitsaufträgen und Belegen sowie die Übertragung von Aufträgen an mobile Endgeräte. Für die Ausgabe können die aktuellen Filter oder ausdrücklich markierte Aufträge maßgeblich sein.
Die mobile Bereitstellung ermöglicht die Durchführung vor Ort. Nach Rückübertragung der Ergebnisse sollten Bearbeitungsstand, erfasste Leistungen und etwaige Abrechnungsfolgen kontrolliert werden. Auch Sammelverarbeitungen sollten vor ihrer Ausführung auf die richtige Auswahlmenge geprüft werden.
Praxisbeispiel: von der Meldung zur Rechnung
2. Planen: Die Dispositionsgruppe wird ausgewählt, ein Mitarbeiter zugeordnet und ein Termin festgelegt.
3. Ausführen: Vor Ort werden Arbeitszeit, verwendetes Material und gegebenenfalls Maschinenleistungen dokumentiert.
4. Prüfen: Die zuständige Stelle kontrolliert Vollständigkeit, Auftragsstatus, Istkosten und abrechenbare Positionen.
5. Abrechnen: Sofern die Leistung weiterberechnet werden soll und keine Abrechnungssperre entgegensteht, wird sie in den Fakturierungsprozess übernommen.
Hinweise zur Datenqualität
Achten Sie besonders auf die Trennung von Auftragsdatum, Ausführungsdatum und Termin. Ebenso sollten Auftragsstatus und Terminstatus nicht gleichgesetzt werden. Prüfen Sie vor der Fakturierung die tatsächlichen Mengen, die verwendeten Preise, die Debitorenzuordnung und mögliche Abrechnungssperren. Bei der Suche nach vermeintlich fehlenden Aufträgen sind außerdem die aktiven Status-, Verbands-, Datums- und Anlagenfilter zu kontrollieren.
Ein Auftrag führt fachlichen Anlass, organisatorische Verantwortung, Terminplanung, technische Zuordnung, Ausführungsnachweise und Abrechnungsinformationen zusammen. Die Filter der Übersicht dienen sowohl der operativen Einsatzsteuerung als auch der Vollständigkeits-, Kosten- und Abrechnungskontrolle.
