Die Dokumentenverwaltung in WAVE stellt Dokumente dort bereit, wo sie fachlich benötigt werden. Dokumente werden deshalb nicht nur als Dateien verwaltet, sondern mit dem jeweiligen Vorgang, Stammdatensatz oder technischen Objekt verknüpft. Dadurch sehen Sie beispielsweise bei einem Auftrag die zu diesem Auftrag gehörenden Unterlagen und bei einem Kunden die Dokumente, die diesem Kunden zugeordnet sind.
Grundprinzip der Dokumentenverwaltung
WAVE trennt die fachliche Verwaltung eines Dokuments von seiner eigentlichen Datei. Zum Dokument gehören beschreibende Informationen und insbesondere der Bezug zu dem WAVE-Objekt, in dessen Zusammenhang das Dokument entstanden ist. Die Datei selbst kann – abhängig von der Systemkonfiguration – entweder in der von WAVE verwalteten Dateiablage oder in einem angebundenen Dokumentenmanagementsystem (DMS) gespeichert werden.
Für den Anwender bleibt die Bedienung weitgehend gleich: Dokumente können innerhalb der jeweiligen Fachmaske angezeigt, hinzugefügt, geöffnet und – abhängig von Berechtigungen und Dokumentstatus – bearbeitet oder gelöscht werden. WAVE übernimmt im Hintergrund die Ermittlung des richtigen Speicher- beziehungsweise Abrufortes.
Ein Dokument ist mit dem Vorgang oder Objekt verbunden, zu dem es gehört.
Die Dokumentenfunktionen stehen in zahlreichen WAVE-Modulen nach demselben Grundprinzip zur Verfügung.
Die physische Speicherung kann dateibasiert oder über ein angebundenes DMS erfolgen.
Dokumente werden kontextsensitiv dargestellt
Ein wesentliches Merkmal der WAVE-Dokumentenverwaltung ist die kontextsensitive Darstellung. Welche Dokumente angezeigt werden, hängt davon ab, aus welchem Datensatz oder Vorgang die Dokumentenansicht aufgerufen wird. Die Dokumentenliste ist damit keine bloße Ansicht eines gemeinsamen Dateiordners.
Wird die Dokumentenverwaltung beispielsweise innerhalb eines Auftrags geöffnet, wird der Auftrag zum fachlichen Kontext der Anzeige. Entsprechendes gilt unter anderem für Kunden, Debitorenkonten, Lieferanten, Angebote, Hausanschlüsse und Hausanschlussanträge, Rechnungen, Mahnungen, Arbeitszettel, Zähler und Zählerbewegungen, Störungen, Standrohrvermietungen, Inventuren sowie zahlreiche technische Anlagen. Neu erfasste Dokumente erhalten den aktuellen Kontext automatisch als Zuordnung.
Wichtig: Derselbe Dokumentenbereich kann an vielen Stellen in WAVE verwendet werden, zeigt dort aber nicht automatisch dieselben Dokumente. Maßgeblich ist der jeweilige fachliche Bezug. So müssen Anwender nicht aus einer großen, fachlich unstrukturierten Gesamtmenge die passenden Unterlagen heraussuchen.
Beispiele für Dokumentkontexte
| Kontext | Bedeutung der Dokumentanzeige |
|---|---|
| Kunde / Debitorenkonto | Unterlagen, die dem Kunden beziehungsweise seinem Abrechnungskontext zugeordnet sind. |
| Auftrag / Arbeitszettel | Auftragsbezogene Dokumente, Berichte und weitere Unterlagen aus der Auftragsbearbeitung. |
| Hausanschluss / Antrag | Unterlagen zum Anschluss beziehungsweise zum jeweiligen Antragsverfahren. |
| Lieferant / Beschaffung | Lieferantenbezogene Unterlagen sowie Dokumente zu Anfragen, Bestellungen, Lieferscheinen, Rechnungen und Retouren. |
| Technische Objekte | Dokumentation zum jeweiligen Objekt, beispielsweise zu Anlagen, Netzen, Schächten oder Zählern. |
| Abrechnung und Forderungswesen | Belege und Unterlagen zu Rechnungen, Mahnungen, Ratenzahlungsvereinbarungen oder Kontoauszügen. |
In bestimmten Arbeitsabläufen kann WAVE den Kontext zusätzlich erweitern. So können bei einer Dokumentauswahl – sofern der jeweilige Vorgang dies zulässt – beispielsweise auch Dokumente des zugehörigen Kunden oder Lieferanten einbezogen werden. Auf diese Weise können bereits vorhandene Unterlagen wiederverwendet werden, ohne die fachliche Zuordnung aufzugeben.
Dokumente erfassen
Beim Anlegen eines Dokuments wird die Datei an WAVE übergeben und mit den erforderlichen Dokumentinformationen ergänzt. Das Aufnahmedatum wird bei neuen Dokumenten vorbelegt. Der aktuelle fachliche Bezug wird aus der Stelle übernommen, an der die Dokumentenverwaltung geöffnet wurde.
Zu einem Dokument können insbesondere der Dokumententyp, das Aufnahmedatum, eine Beschreibung, ein Aktenzeichen und – soweit fachlich erforderlich – ein Sektor geführt werden. Der Dokumententyp ist erforderlich. Beim Hochladen größerer Dateien erfolgt die Übertragung stückweise; der Upload-Fortschritt wird angezeigt. Die zulässige maximale Dateigröße wird durch die Systemkonfiguration bestimmt.
Hinweis: In einzelnen Vorgängen können Dokumente bereits erfasst werden, bevor der übergeordnete Datensatz erstmals gespeichert wurde. WAVE hält diese zunächst im aktuellen Bearbeitungsvorgang vor und stellt die endgültige Zuordnung beim Speichern des fachlichen Datensatzes her.
Dokumenttypen und Gruppierung
Dokumenttypen strukturieren die Dokumentenbestände fachlich. Sie erleichtern das Erkennen und Gruppieren von Dokumenten und können darüber hinaus Einfluss auf Ablage und Verarbeitung haben. In der Dokumentenübersicht werden die Einträge nach Dokumenttyp gruppiert und innerhalb der Gruppen nach Datum angeordnet. Bei hausanschlussbezogenen Ansichten kann zusätzlich der Sektor in die Gruppierung einfließen.
Dokumentenliste, Suche und Vorschau
Die Dokumentenübersicht zeigt insbesondere Aufnahmedatum, Dateiname, Dokumententyp, Beschreibung und Aktenzeichen. Je nach Ansicht kann zusätzlich ein Vorschaubild angezeigt werden. Sofern Vorschaubilder zur Verfügung stehen, kann zwischen Listen- und Symbolansicht gewechselt werden.
Über Suchtext und Zeitraum von/bis lässt sich die Anzeige weiter einschränken. In eingebetteten Dokumentenlisten bleibt der fachliche Kontext erhalten: Die Suche reduziert die Dokumente innerhalb des aktuellen Bezugs und hebt diesen nicht auf.
Für geeignete Dateiformate kann WAVE eine direkte Vorschau bereitstellen. Dazu gehören insbesondere PDF-, PNG-, JPG-, TIF- und XML-Dokumente. Bei PDF- und Bilddokumenten steht eine integrierte Vorschau zur Verfügung; TIFF-Daten werden für die Vorschau in ein browsergeeignetes Bildformat umgesetzt. Andere Formate werden über die dafür vorgesehene Anwendung geöffnet.
Seiten aus PDF-Dokumenten extrahieren
Aus einem vorhandenen PDF-Dokument können einzelne Seiten oder Seitenbereiche extrahiert und als neues Dokument abgelegt werden. Für das neue Dokument lassen sich bei Bedarf Dokumententyp, Sektor, Beschreibung und Dateiname festlegen. Der fachliche Zusammenhang des Ausgangsdokuments bleibt grundsätzlich erhalten. Damit können relevante Seiten eines umfangreichen Dokuments separat bereitgestellt werden, ohne den Vorgangsbezug erneut herstellen zu müssen.
Dokumente versenden
Ausgewählte Dokumente können aus der Dokumentenverwaltung heraus per E-Mail versendet werden. WAVE übernimmt sie als Anhänge und berücksichtigt – soweit vorhanden – den aktuellen Kunden-, Lieferanten- oder Vorgangskontext. Ist die entsprechende Funktion eingerichtet, steht zusätzlich der Versand über Mail2Brief zur Verfügung.
Dateibasierte Ablage und DMS-Anbindung
WAVE unterstützt zwei grundsätzlich unterschiedliche Arten der physischen Dokumentablage. Bei der dateibasierten Ablage verwaltet WAVE die Dokumentdateien innerhalb einer konfigurierten Ablagestruktur. Bei einer DMS-Anbindung wird die dauerhafte Archivierung an ein Dokumentenmanagementsystem übergeben. Die fachliche Zuordnung in WAVE bleibt in beiden Fällen erhalten.
| Merkmal | Dateibasierte Ablage | DMS-Anbindung |
|---|---|---|
| Dauerhafte Dateiablage | Die Datei wird in der von WAVE konfigurierten Verzeichnisstruktur abgelegt. | Das DMS übernimmt die eigentliche Archivierung des Dokuments. |
| Fachliche Zuordnung | WAVE verwaltet den Bezug zum Vorgang oder Objekt. | WAVE verwaltet ebenfalls den fachlichen Bezug; das DMS ergänzt die externe Archivierung. |
| Abruf | WAVE ermittelt den Ablagepfad aus der konfigurierten Struktur. | WAVE fordert das Dokument bei Bedarf aus dem DMS an und kann es über einen Cachebereich bereitstellen. |
| Löschen | Bei endgültigem Löschen kann auch die physische Datei entfernt werden. | Die Löschanforderung wird für die DMS-Verarbeitung gekennzeichnet; die Archivverwaltung erfolgt über die DMS-Integration. |
| Versionen / Abruf | Die Ablage basiert primär auf der von WAVE verwalteten Datei- und Verzeichnisstruktur. | Beim Abruf kann WAVE die aktuelle DMS-Version ermitteln und eine vorhandene Cache-Datei verwenden oder die benötigte Fassung aus dem DMS abrufen. |
Für Anwender entscheidend: DMS und dateibasierte Ablage unterscheiden sich vor allem darin, wo und wie die Datei dauerhaft gespeichert und abgerufen wird. Die fachliche Dokumentenverwaltung in WAVE – Dokumenttyp, Beschreibung, Datum und insbesondere die Zuordnung zum jeweiligen Kontext – bleibt grundsätzlich erhalten.
Dateibasierte Ablage im Detail
Ohne DMS wird die hochgeladene Datei aus dem temporären Upload-Bereich in die konfigurierte Dokumentablage verschoben. Der Zielbereich kann anhand fachlicher Merkmale wie Anwendungsbereich, Dokumenttyp, Sektor und gegebenenfalls weiterer Untergliederungen strukturiert werden. WAVE speichert die zugehörigen Dokumentinformationen und ermittelt daraus den Abrufpfad.
Da die Datei selbst Bestandteil dieser Ablage ist, muss die Dokumentablage in die betriebliche Datensicherung einbezogen werden. Ein vorhandener Dokumentdatensatz allein ersetzt die zugehörige Datei nicht.
DMS-Anbindung im Detail
Im DMS-Betrieb dient WAVE weiterhin als fachlicher Einstiegspunkt. Beim Speichern werden Dokument und Metadaten für die Archivierung verarbeitet. Beim späteren Öffnen muss der Anwender den Ablageort im DMS nicht kennen: WAVE ermittelt das zugehörige Dokument und fordert bei Bedarf die aktuelle Fassung aus dem DMS an. Für die Anzeige kann eine zwischengespeicherte Datei verwendet werden.
Das DMS ersetzt damit nicht die fachliche Zuordnung in WAVE, sondern übernimmt die Aufgabe der Dokumentablage und Archivierung.
Dokumentenvorschau, Öffnen und Herunterladen
In der Dokumentenliste können Sie gespeicherte Dokumente direkt ansehen oder in ihrer ursprünglichen Dateiform öffnen. Welche Möglichkeiten zur Verfügung stehen, hängt vom Dateiformat ab. Die Dokumentenliste unterstützt außerdem die gleichzeitige Auswahl mehrerer Dokumente und bietet unterschiedliche Darstellungsformen.
Dokumente in der Liste erkennen und auswählen
In der Listenansicht stehen unter anderem die Spalten Vorschau, Datum, Dateiname, Dokumententyp, Beschreibung und Aktenzeichen zur Verfügung. Wählen Sie ein Dokument aus, um die verfügbaren Aktionen aufzurufen. Je nach Darstellung können Sie zwischen Liste und Symbole wechseln. Die Symbolansicht zeigt Dokumente mit den verfügbaren Vorschaubildern an.
Dokumentenvorschau anzeigen
- Öffnen Sie die gewünschte Dokumentenliste.
- Markieren Sie das Dokument, das Sie ansehen möchten.
- Wählen Sie Vorschau im Menü oder nutzen Sie die entsprechende Vorschaufunktion in der Liste.
- Das Dokument wird im Vorschaubereich angezeigt, sofern sein Dateiformat unterstützt wird und die Datei geladen werden kann.
Die Vorschau wird in einem eigenen Bereich innerhalb von WAVE angezeigt. Bei einer einzelnen Auswahl kann die Vorschau beim Wechsel der markierten Zeile auf das neu ausgewählte Dokument umschalten. Sie können den Vorschaubereich anschließend wieder schließen.
Unterstützte Dateiformate
| Dateiformat | Vorschau in WAVE | Öffnen |
|---|---|---|
| Ja, im PDF-Vorschaubereich | Im Browser | |
| JPG, PNG, TIFF | Ja, als Bild; TIFF wird für die Vorschau in ein darstellbares Bildformat umgesetzt | Im Browser |
| XML | Als browserfähig eingestuft; keine Bild-/PDF-Vorschau im Vorschauwidget | Im Browser |
| Word (DOCX), Excel (XLSX), ZIP, CSV, E-Mail-Dateien | Keine integrierte Bild-/PDF-Vorschau | Über die Öffnen-Funktion; Verhalten abhängig von Browser und System |
PDF-Dokumente werden in einem PDF-Anzeigefeld dargestellt. Bei Bilddateien wird die Bildvorschau verwendet. Die tatsächliche Anzeige setzt voraus, dass die Dokumentdaten erfolgreich geladen werden können.
Mehrere Dokumente in der Vorschau
Markieren Sie mehrere Dokumente und rufen Sie die Vorschau auf, sofern die Funktion für die Auswahl verfügbar ist. Der Vorschaubereich stellt ein Dokumentmenü bereit, in dem die ausgewählten Dateien mit ihrem Dateinamen aufgeführt werden. Über dieses Menü wechseln Sie zwischen den Dokumenten, ohne die Vorschau jedes Mal neu öffnen zu müssen. Im Titel des Vorschaubereichs erscheint neben dem aktuellen Dateinamen auch die Anzahl der ausgewählten Dokumente.
Es kann jeweils nur ein Dokument gleichzeitig angezeigt werden. Bei einem Wechsel lädt WAVE die Vorschau der neu gewählten Datei. Für nicht unterstützte Formate steht keine integrierte Bild- oder PDF-Darstellung zur Verfügung.
Dokument öffnen oder herunterladen
Wenn Sie eine Datei außerhalb des WAVE-Vorschaubereichs öffnen möchten, verwenden Sie den Dateinamen beziehungsweise die verfügbare Öffnen-Funktion. Bei browserfähigen Formaten wird das Dokument in der Regel in einem neuen Browserfenster oder einer neuen Registerkarte geöffnet. Andere Dateiformate werden an die Öffnen- oder Download-Funktion des Browsers übergeben.
Im Vorschaubereich gibt es ebenfalls eine Funktion zum Öffnen der aktuell angezeigten Datei. Sie verwendet die bereits geladenen Dokumentdaten. Ob der Browser die Datei unmittelbar anzeigt oder zum Speichern anbietet, hängt von den Browsereinstellungen, dem Dateityp und gegebenenfalls den installierten Anwendungen ab.
Besonderheiten und Einschränkungen
- Gelöschte Dokumente: Für als gelöscht gekennzeichnete Dokumente ist die Vorschauaktion in der Liste gesperrt.
- Fehlgeschlagener Ladevorgang: Kann WAVE die Dokumentdaten nicht laden, steht keine Vorschau zur Verfügung. Prüfen Sie in diesem Fall die Verfügbarkeit des Dokuments und versuchen Sie gegebenenfalls die Öffnen-Funktion.
- Dokumentenablage: Die Datei kann aus der WAVE-Dokumentenablage oder – bei entsprechender Konfiguration – über ein Dokumentenmanagementsystem bereitgestellt werden. Der Bedienablauf bleibt grundsätzlich gleich.
- Mehrfachauswahl: Die Mehrfachvorschau ermöglicht das Durchsehen mehrerer ausgewählter Dateien. Sie ist nicht mit einem gemeinsamen Downloadarchiv gleichzusetzen.
Löschen und gelöschte Dokumente
Wie ein gelöschtes Dokument behandelt wird, hängt von der Systemkonfiguration ab. WAVE kann Dokumente zunächst als gelöscht kennzeichnen. Solche Dokumente sind anschließend schreibgeschützt und werden in der normalen Dokumentenansicht nicht mehr angezeigt. Sofern die entsprechende Funktion verfügbar ist, können gelöschte Dokumente gezielt ein- und wieder ausgeblendet werden.
Alternativ kann das System so eingerichtet sein, dass Dokumente endgültig gelöscht werden. Bei einer dateibasierten Ablage umfasst dies auch die zugehörige Datei. Bei einer DMS-Anbindung wird die Löschung über den dafür vorgesehenen DMS-Prozess behandelt.
Achtung: Ob ein Dokument nur als gelöscht gekennzeichnet oder tatsächlich endgültig entfernt wird, ist eine Systemkonfiguration. „Löschen“ muss deshalb nicht in jeder WAVE-Installation dieselbe technische Auswirkung auf die gespeicherte Datei haben.
Zusammenspiel mit anderen WAVE-Funktionen
Die Dokumentenverwaltung ist kein isoliertes Archivmodul, sondern Bestandteil zahlreicher Geschäftsprozesse. Dokumente können manuell hochgeladen, durch WAVE automatisch erzeugt oder aus anderen Vorgängen ausgewählt werden. Rechnungen, Schreiben, Berichte, Fotos und andere Belege stehen dadurch unmittelbar beim fachlich zugehörigen Datensatz zur Verfügung.
Bei bestimmten Dokumentarten werden zusätzliche fachliche Beziehungen automatisch hergestellt. Ein Dokument aus einem Arbeitszettel kann beispielsweise auch dem zugrunde liegenden Auftrag und dem betreffenden technischen Objekt zugeordnet werden. Dadurch ist dieselbe Unterlage an den Stellen auffindbar, an denen sie fachlich benötigt wird, ohne sie mehrfach hochladen zu müssen.
Zusammenfassung
Die WAVE-Dokumentenverwaltung verbindet Dateien mit den fachlichen Daten der Anwendung. Entscheidend ist dabei der Kontext: WAVE zeigt Dokumente passend zum aktuell bearbeiteten Kunden, Vorgang, Beleg oder technischen Objekt an und übernimmt diesen Bezug beim Hinzufügen neuer Dokumente.
Ob die eigentliche Datei in einer von WAVE verwalteten Verzeichnisstruktur oder in einem externen DMS archiviert wird, ist für die fachliche Nutzung weitgehend transparent. Die dateibasierte Ablage verwaltet die Datei unmittelbar in der WAVE-Ablagestruktur; bei einer DMS-Anbindung übernimmt das Dokumentenmanagementsystem die Archivierung und WAVE sorgt für Zuordnung und Abruf. Vorschau, Dokumentauswahl, Versand, PDF-Seitenextraktion und die konfigurierbare Behandlung gelöschter Dokumente ergänzen die Dokumentenverwaltung zu einem modulübergreifenden Bestandteil der täglichen Arbeit mit WAVE.
